（1）列出你的目標。你為自己和為你所管理的部門設定的目標是什麼？如果你采用MBO方法，這些目標應該已經設定好了。
（2）按照重要性排出目標的次序。並非所有的目標都是同等重要的，給定你的時間限製，你要確保給最重要的目標以最高的優先級。
（3）列出實現你的目標所必須進行的活動。未來實現的目標需要哪些具體的行動？同樣的，如果你采用的是MBO方法，這些行動計劃應該已經製定好了。
（4）對於每一個目標，給實現目標所需進行的各種活動分派優先級。這一步又加上了第二組優先級。這裏，你既需要強調重要性，也需要強調緊急性。如果某項活動是不重要的，你應當將其授權給下級去做，如果某項活動是不緊急的，你通常可以先把它放一放。在這一步上，你應識別出哪些活動是你必須做的；哪些是你應當做的；哪些是當你有空時將要做的；哪些是你應當授權別人去做的。
（5）按照你分派的優先級安排活動的日程。最後一步是製定日計劃，每天早晨或是前一天下班以前，列出5件你認為最重要的必須在當日做的事情。如果列出的事情超過了10件，那該日的工作就會十分累贅和缺乏效率。然後，按重要性和緊急性確定的各項活動的優先順序……
5.一些值得注意的要點
（1）遵循10/90原則。大多數管理者90%的決定是在他們10%的時間裏做出的。管理者們很容易陷在日常事務中，那些有效地利用他們時間的管理者，總是確保最關鍵時間管理隱含著你可以為一項任務安排過多的時間隻要可能，部門經理就應留出一天中工作效率最高的一部分時間，作為整塊的可支配時間會議占去了管理者的大部分時間，而且趨向於越開越長的10%的活動具有最高的優先級。
（2）了解你的生產率周期。每個人都有生產率周期，有些人在上午工作效率最高，有些人是在午後或晚上工作效率最高。凡是了解自己生產率周期並能合理安排工作日程的管理者，可以顯著地提高管理效率。他們在生產率周期效率最高的時候處理最重要的事情，而把例行的和不重要的事情挪到效率低的時候處理。
（3）記住帕金森定律。帕金森定律（Parkinson‘slaw）指出，工作會自動地膨脹占滿所有可用的時間。時間管理隱含著你可以為一項任務安排過多的時間，如果你給自己安排了充裕的時間從事一項活動，你會放慢你的節奏以便用掉所有分配的時間。
（4）把不太重要的事集中起來辦。每天留出一些固定的時候打電話，處理未辦完的事情以及其他零碎的事情。理想的情況是，這段時間安排在效率周期的低穀階段，這樣做可以避免重複……浪費和冗餘，還可以使你在處理重要的事情時免受瑣事打擾。
（5）避免將整塊時間拆散。隻要可能，部門經理就應留出一天中工作效率最高的一部分時間，作為整塊的可支配時間，然後，盡量將自己與外界隔離。在這段時間裏你應當限製別人進入你的工作場所，避免被別人打斷，謝絕電話和來訪者。你每天可以另外留出一段時間，敞開你辦公室的門接待那些沒有事先預約的來訪者，打電話或接電話等等。你能夠在多大程度上將自己隔離開……取決於你的組織文化，你的上司和下屬對你的信任程度，而最重要的是你在組織中的位置……一般來說，在你組織中的地位越高，你就不必在任何緊急情況下都必須到場；相反，大多數領班因故離崗的時間就不能太長。
（6）當心糟糕的會議安排會浪費時間。會議占去了管理者的大部分時間，而且趨向於越開越長……如果由你來主持會議，你應當在會議開始時就宣布會議定的時間，你應當準備一份書麵的會議日程並貼出來。還有一個建議是要求所有參加會議的人站著開會，雖然這有點不近情理，但確實能夠使會議大大縮短。隻要人們坐下來並找到一個舒服的姿勢，他們就失去了使討論緊緊圍繞問題的動機。有些管理者的辦公室沒有為來訪者準備椅子，從而使來訪者意識到他應避免浪費管理者的時間，而管理者通常將那些需要長時間的充分討論的會議移到會議室去開，在那裏有足夠的和舒適的椅子供大家坐。
(本章完)