要在短時間內，從一大堆任務中理出頭緒，找到工作的切入點，關鍵是要挨個分析它們的重要性和緊急程度。
對於大多數人來說，特別重要的事情包括：未來的發展方向、人生價值、身邊的人、自身的健康、個人目標和事業上的成功。緊急則涵蓋時間的壓力、外界對我們提出的立即處理的要求、精神上的高度緊張以及對突發問題的迅速解決。
從重要性和緊急程度兩個緯度出發，我們可以把所有任務歸為四類。
1.既重要又緊急的任務
不但重要性很高，而且必須在一定的時間期限內完成。一旦發現自己手中有此類任務，必須親自對其進行認真仔細的處理。這些亟待解決的重點問題時常給我們造成巨大的精神壓力，但原因大多出在我們自己身上——這些重要問題之所以變得緊急，往往是因為我們沒有在問題剛開始顯現的時候就及時予以處理。
2.重要但不緊急的任務
雖然沒有明確的最後期限，但卻具有全局性的重大意義。因此，還是需要積極對待，盡快處理。千萬不能采取拖延戰術。即使外界沒有對你提出明確的時間要求，也要主動給自己設定一個最後期限，盡量用最多的時間處理。否則這些任務就會逐漸演變成既重要又緊急的任務，讓你再次陷入高壓工作的痛苦。
3.緊急但不重要的任務
你正在埋頭處理重要的工作，突然一個同事找你幫忙，他在準備一份馬上要用的會議資料，請你幫著看看，你覺得反正手頭沒有著急的事情，於是開始助人為樂……盡管大多數人都不願意承認這一點，但被緊急但不重要的任務打斷思路，進而被占用過多的時間，這已成為職場中的普遍現象。
領導突然交辦一項緊急任務、同事向你求助……正常的工作節奏屢次被打斷，等你回頭處理自己的任務時，發現重要但不緊急的任務，已經上升為既重要又緊急的了。最聰明的做法是，盡可能地拒絕接受緊急但不重要的任務，或者嚐試委托他人處理，盡量在此類任務上耗費最少的時間。
4.既不重要又不緊急的任務
你突然接到一個會議的邀請函，但看過日程安排後，發現自己對它一點興趣也沒有，會議的主題跟你的工作也沒有太大關係——毫無疑問，對於這種既不緊急也不重要的任務，扔到一邊置之不理的確沒錯，但你還可以做得更好。
每天看著辦公桌角落裏那些堆積如山的此類任務，雖然無須動手處理，但當它們出現在視線中，會不斷幹擾我們的思維，提醒我們“還沒有處理完這些任務”。要完全無視它們的存在，就要眼不見為淨，果斷地在第一時間把它們扔進垃圾桶。
處理事情的優先原則是：先重要，再緊急；由你自己而不是別人決定你的時間安排。最後，請記住以下幾個原則：
不要掉進所謂的緊急任務的陷阱裏。
隻把自己的時間精力集中在重要的事情上。
勇敢拒絕無關緊要的任務。
每當你想要拖延一項任務的時候，想想這樣做的後果。
必要的時候，請求他人的幫助。
積極嚐試各種解決問題的方式，從中選擇效率最高的一種。
掌控自己的生活，明確告訴自己：“我不可能同時滿足外界的所有要求！”