第八卷 保密措施： 第20章 文件管理製度及細則
20 1企業文件管理的意義
各單位要有專人負責文書的管理工作，建立嚴格的管理製度，加強對相關人員的保密紀律教育，做好文件的管理工作。嚴禁將秘密文件帶往公共場所或家中。文件傳遞過程中，必須辦理登記、簽收、注銷等手續，並按照收文簿檢查歸檔，以防遺漏。
工作中形成的文書，包括文件、會議記錄、決議、照片、圖表、錄音帶、錄像帶等有保存價值的資料，都必須由承辦人收集齊全，分類整理，移交文書或相關人員核對整理後，於次年第二季度送交檔案室歸檔，各單位、各經辦人不得越期自行留存應該歸檔的文件。
沒有存檔價值和存查必要的公文，由檔案室鑒別、登記後銷毀。
20 2《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》範本
第一條電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔及電子檔案的保管，要實行全過程管理，由主管部門統一協調，指定專門機構或人員負責，保證管理工作的連續性。
第二條電子文件的形成部門負責電子文件的積累、保管和整理工作，檔案部門要進行指導與監督。
第三條電子文件的管理由檔案部門負責，電子文件的形成部門要提供協助和支持。
第四條應明確規定歸檔時間、歸檔範圍、技術環境、相關軟件、版本、數據類型、格式、被操作數據、檢測數據等，以保證電子檔案的質量。
第五條為保證電子檔案的可利用性，從電子文件形成時，就應有嚴格的管理製度和技術措施，確保其信息的真實性、安全性和完整性。
第六條歸檔電子文件同時存在相應的紙質或其他載體形式的文件時，則應在內容、相關說明及描述上保持一致。
第七條具有保存價值的電子文件，必須適時生成紙質文件等硬拷貝。進行歸檔時，必須將電子文件與相應的紙質文件等硬拷貝一並歸檔。
第八條收集範圍。電子文件的收集範圍，按國家關於文件歸檔的現行相關規定執行。
第九條電子檔案的收集積累要符合下列標準：
（一）記錄了重要文件的主要修改過程，有查考價值的電子文件應被保留。當正式文件是紙質時，如果保管部門已開始進行向計算機全文處理的轉換工作，則與正式文件定稿內容相同的草稿性電子文件原則上應當保留，或者可根據實際條件或需要，確定是否保留。
（二）保存與紙質文件內容相同的電子文件時，要與紙質文件之間，建立準確、可靠的標誌關係。
（三）在“無紙化”計算機辦公或事務係統中產生的電子文件，應采取更嚴格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動。同時必須隨時備份，存儲於能夠脫機保存的載體上，並對有檔案價值的電子文件製作成紙質或縮微膠片拷貝件予以保留。
（四）用文字處理技術形成的電子文件，收集時應注明文件存儲格式和屬性。
（五）用掃描儀等設備獲得的圖像電子文件，如果采用非標準壓縮算法，則應將相關軟件一並收集。
（六）用計算機輔助設計或繪圖等獲得的圖形電子文件，收集時應注意其對設備的依賴性，以及易修改性等問題，不可遺漏相關軟件和各種數據。
（七）用視頻設備獲得的動態圖像文件，收集時應注意收集其壓縮算法和軟件。