第六章 精力有限，效率無限
--工作宜簡不宜繁
你是不是每天都很忙，卻老是忙而無功？是不是感覺付出很多，得到的卻隻是老板的責罵？是不是沒有一刻空閑，到總結時卻說不出所完成的成果？如果你已身心疲憊，但是一無所獲，那麼，你可能不是工作不努力，而是沒有掌握提高工作效率的正確方法，在無意中浪費了你的生命。
一次隻做一件事
一次隻做一件事，就是專心致誌，全神貫注，不受任何內心欲望和外界誘惑的幹擾，對既定的方向和目標不離不棄，執著如一、不懈的努力。
有兩個學生拜奕秋為師學習下棋。其中一個學生每次聽課都全神貫注，一心一意地聽奕秋講解棋道；而另一個學生上課時總是心不在焉，三心二意，極易被外界事物紛擾亂了心神。一次上課時，有一群天鵝從他們頭上飛過，那位專心的學生連頭都沒有抬一下，渾然不覺。而心不在焉的學生雖然看著好像也在那裏聽，但心裏卻想著拿了箭去射天鵝。若幹年後，那位專心致誌的學生也成了一名出色的棋手，而另一位呢，卻一事無成。
一個人的精力是有限的，把精力分散在好幾件事情上，是不切實際的考慮，不是明智的選擇。想成大事者絕不能把精力同時集中於幾件事上，隻能關注其中之一。
在世事喧騰、紅塵滾滾中靜下心來，專注於某一事業，不受其他欲望誘惑的擺布，這是一件非常艱難的事，意味著有可能放棄很多機會，意味著遭遇困難不能退縮，但是隻有這樣才能成就於某一天地。每次隻專注於一個目標。在別人三心二意、四處出擊的時候，專注會帶來更多的成功機會。如果我們集中精力專注於一項工作，就能把這項工作做得很好。
一次隻做一件事，即是集中精神，把一件事情做好，並且完成的話，你會發現自己會工作得更快，更有效率。
世界上，最緊張的地方可能要數隻有10平方米的紐約中央車站問詢處。每一天，那裏都是人潮洶湧，匆匆的旅客都爭著詢問自己的問題，都希望能夠立即得到答案。對於問詢處的服務人員來說，工作的緊張與壓力可想而知。可櫃台後麵的那位服務人員看起來一點也不緊張。他身材瘦小，戴著眼鏡，一副文弱的樣子，顯得那麼輕鬆自如、鎮定自若。
在他麵前的旅客，是一個矮胖的婦人，頭上紮著一條絲巾，已被汗水濕透，充滿了焦慮與不安。問詢處的先生傾斜著上半身，以便能傾聽她的聲音。"是的，你要問什麼?"他問。
這時，有位穿著入時，一手提著皮箱，頭上戴著昂貴的帽子的男子，試圖插話進來。但是，這位服務人員卻旁若無人，隻是繼續和這位婦人說話:"你要去哪裏？""春田。"
"是俄亥俄州的春田嗎？""不，是馬薩諸塞州的春田。"
他根本不需要行車時刻表，就說:"那班車是在10分鍾之內，在第15號月台出車。你不用跑，時間還多得很。"
女人轉身離開，這位先生立即將注意力轉移到下一位客人--戴著帽子的那位身上。但是，沒多久，那位太太又回頭來問："你剛才說是15號月台？"這一次，這位服務人員集中精神在下一位旅客身上，不再管這位頭上紮絲巾的太太了。
有人請教那位服務人員："能否告訴我，你是如何做到並保持冷靜的呢?"
那個人這樣回答："我並沒有和公眾打交道，我隻是單純處理一位旅客的問題。忙完一位，才換下一位，在一整天之中，我一次隻服務一位旅客。"
一次隻做一件事，是每個員工獲取成功不可或缺的品質。當你能夠一心一意去做好每一件事時，成功就會隱約向你招手。
某公司的一位老板去拜訪拿破侖·希爾。當看到希爾的辦公桌十分幹淨整潔，他很是驚訝。他問希爾："希爾先生，你沒處理的信件放到哪兒了呢？"
希爾頗為自豪地說："我的信件都處理完了。"
"那你今天沒做的事情又推給誰了呢？"這位老板緊追著問。
"我所有的事情都處理完了。"希爾微笑著回答。看到這位老板困惑的神態，希爾解釋說："原因很簡單。我知道我所需要處理的事情很多，但我的精力有限，一次隻能處理一件事情，於是我就按照所要處理的事情的重要性，列一個順序表，然後就一件一件地處理。結果，全做完了。"說到這兒，希爾雙手一攤，聳了聳肩膀。
"噢，我明白了。謝謝你，希爾先生。"
幾周以後，這位老板請希爾參觀自己寬敞的辦公室。他對希爾說："希爾先生，感謝你教給了我處理事務的方法。過去，在我這寬大的辦公室裏，我要處理的文件、信件，堆得和小山一樣，一張桌子不夠，就用三張桌子。自從用了你的辦法以後，情況好多了。瞧，再也沒有沒處理完的事情了。"
這位老板就這樣找到了高效率做事的辦法。幾年以後，他的公司規模越來越大，而他處理工作遊刃有餘。
每次隻做一件事情，對提高效率至關重要。做好一件事情，需要凝聚心神、心無旁騖，這樣一個人才可能最大限度地發揮潛能。而頻繁地從一項工作轉換到另一項工作則是浪費時間和精力的做法。基於這個道理，人們在工作中應該避免不必要的工作轉換，要盡可能把一件事情做好、做透、做到位，然後再考慮下一件事。同時，當一個人了結了一件事情時，往往會有一種解脫感和滿足感，甚至會有一種成就感，這是一種很好的心理狀態，也是保證下一件事做好的必要前提。
一個優秀的員工必須懂得，在每一段時間專心處理每一件事情。在工作的時候，永遠要培養的是一種叫做專心專注的狀態。隻有養成專心專注於每一件事情的習慣，工作效率才會提高。
第一次就把事情做對
"第一次就把事情做對"，是著名管理學家克勞士比"零缺陷"理論的精髓，被稱為是最便宜的管理之道。它不僅是一個簡單量化的工作標準，也是一個人實現事業成功的一種工作法則。
所謂"第一次就把事情做對"，就是第一次把正確的事情做正確。"做正確的事"是戰略，"正確地做事"是執行，"第一次"則是效率--這就是"第一次就把事情做對"的完整含義。
"第一次就把事情做對"。這個概念也許令人疑惑：怎麼可能第一次就把事情做對呢？人又不是神仙，怎麼可能不犯錯呢？不是允許合理的誤差嗎？不是允許一定比例的廢品嗎？
但是從豐田公司的全麵質量管理和準時化生產中來看，人們會驚奇地發現，原來，第一次就把事情做對不僅是可能的，而且是一定要做到的。想想看，整條流水線上，每一個零配件生產出來之後馬上就被送去組裝，因為沒有庫存，任何一個環節出了質量問題，都會導致全線停產，所以必須百分之百地"第一次"就把事情做對。
第一次就把事情做對，是對員工的期待，它時時刻刻警醒員工要盡最大的可能，在接手每一份工作時，抱著"一次就做對"的信念。
小張在一家公司做內勤工作，負責公司裏的一些雜務事情。有一次，公司的複印機出了問題，總是卡紙，老板讓他找人修理一下。經過修理人員的檢查，發現原來是搓紙輪老化造成的。修理人員更換新的搓紙輪後，複印機可以正常運轉了，但修理人員發現複印機的定影器也有點問題，問小張是否需要更換一個新的。
小張認為既然複印機現在已經修好了，也就沒必要再動別的零件，再說自己下午還有別的事要辦呢，哪有時間陪他們修這個。他心想，等有了問題再說吧！於是，就打發修理人員快走。修理人員走時，對他說："現在不換，過一兩個月後你還是得換！"
一個月後，當老板複印一份重要文件的時候，發現複印機居然徹底不工作了。他大發雷霆，叫來小張："你是怎麼辦事的！上個月才修了一次，現在就不能用了！上次修的時候你徹底檢查了嗎？"
小張想起了上次修理人員的提醒，覺得理虧，馬上打電話讓修理人員過來，可對方說太遠，而且連續幾天的工作都安排滿了，如果他著急的話，隻能他自己把機器拖過去才行。小張隻得灰頭土臉地找出租車，找人搬機器......
工作中，你是否也和故事中的小張一樣，因第一次沒把事情做對，你要忙著改錯或是補救，使工作越忙越亂，輕則浪費大量的時間和精力，重則返工或報廢，給公司造成經濟或形象損失。想想這些，你就能理解"第一次就把事情做對"這句話的分量。
第一次就把事情做對、做好、做到位，是一個觀念，也是一個良好的工作習慣。它會節省我們很多的人力、物力、財力，使我們少走很多不必要的彎路。
如何才能做到第一次就把事情做對？這就首先要知道什麼是"對"的？怎樣做才能達到"對"的標準。
一個工程施工中，師傅正在緊張地工作著，徒弟在旁邊學習。這時，師傅對徒弟說："去，給我拿一個扳手來。"還沒等師傅說完，徒弟一溜煙就去了工具間。
師傅等啊，等。過了很久，徒弟氣喘籲籲地回來了，拿著一個大號的扳手，說："扳手真不好找啊！"
師傅一看，不對。生氣地說："誰讓你拿這麼大的扳手？"徒弟很委屈，心想：我又不知道你要扳手幹什麼，這難道不是一把扳手嗎？害得我白白跑一趟。"再去拿把小的來！我要固定這個螺絲釘！"師傅一邊說，一邊把小小的螺絲釘遞給徒弟看。徒弟隻得再跑一趟。
想想，我們的工作中是否也經常出現這樣的情景？要想把事情做對，就要讓別人知道什麼是對的，如何去做才是對的。在我們給出做某事的標準之前，我們沒有理由讓別人按照自己頭腦中所謂的"對"的標準去做。
"第一次就把事情做對"是追求精益求精的一種工作態度，許多員工做事不精益求精，隻求差不多。盡管從表現上看來，他們也很努力、很敬業，但結果卻總是無法令人滿意。
第一次就把事情做對，需要有責任心。工作就意味著責任，沒有責任感的員工不可能成為一名優秀的員工。那些對工作負責任的員工，他們願意花時間去研究工作中出現的問題，也願意付出更多的努力和辛勞。
第一次就把事情做對，貴在堅持。在工作中，不僅要第一次把事情做對，而且要堅持每一次都把事情做對，長此以往，效能將實現成倍增長。
第一次就把事情做對！雖然在第一次要花比較多的時間，雖然在一開始會需要投入較多的心力，在一開始會看不出什麼成果和效率（無法看出顯著的成效），但在第一次就養成的好習慣是無人可取代的。
在工作中，我們隻要對設定"第一次就把事情做對"的政策和要求，就會對從事的工作有充分的預防，把錯誤消滅在過程開始之前，養成"第一次就把事情做對"的工作習慣，就可以充分發揮組織的效率和效能以及自己的潛能。
做事不能一心二用
有這樣一個小故事：
有一位老師在講台上諄諄勉勵學生做事要專心，將來才會有成就。
為了具體說明專心的重要，老師叫一名學生上台，雙手各持一支粉筆，命其在黑板上同時用右手畫方，左手畫圓，結果學生畫得一團糟。
老師說："這兩種圖形都畫得不像，那是因為分心的緣故。追逐兩隻兔子，不如追逐一隻兔子。一個人同時有兩個目標的話，到頭來一事無成。"
這個小故事告訴我們，一個人的精力畢竟是有限的，不能一心二用。在工作中，我們要想幹好一件工作，就必須全身心的投入，決不能心猿意馬。沒有事情是簡單的，任何一件事完成起來都要花費相當的精力，人心無法一分為二，隻有專心是解決問題最好最快的途徑。
在亞特蘭大第二屆的薛塔胡奇10公裏長跑競賽上，當年的讚助者為健怡可口可樂公司。為了促銷產品，健怡可口可樂的商標顯著地展示在比賽申請表格、各種媒體，T恤和比賽號碼上。
比賽當天早上，大會的榮譽總裁迪克·比格斯站在台上說："我們很高興有這麼多參賽者，同時特別感謝我們的讚助商健怡百事可樂。"站在比格斯背後的可口可樂代表噓他："是健怡可口可樂，白癡！"超過1000位的參賽者也盡情嘩然，當時比格斯真是十分羞愧與懊悔。他說："我知道是可口可樂，但是當時我失了神。就是要命的那一天，我學到了專心比事實更重要。"
做事貴在專注。無論做什麼事我們都需要專注。心不在焉常常會給我們帶來不愉快的體驗與煩惱，這是任何人都不想去體驗的。
一次隻專心地做一件事，全身心地投入並積極地希望它成功，這樣我們就不會感到精疲力竭。不要讓我們的思維轉到別的事情、別的需要或別的想法上去，專心於我們正在做著的事。
一家公司在招聘員工時，特別注重考察應聘者的專心致誌的工作作風。通常在最後一關時，都由董事長親自考核。現任經理要職的約翰遜在回憶當時應聘時的情景時說："那是我一生中最重要的一個轉折點，一個人如果沒有專注工作的精神，那麼他就無法抓住成功的機會。"
那天麵試時，公司董事長找出一篇文章給約翰遜說："請你把這篇文章一字不漏地讀一遍，最好能一刻不停地讀完。"說完，董事長就走出了辦公室。
約翰遜想：不就讀一遍文章嗎？這太簡單了。他深呼吸一口氣，開始認真地讀起來。過了一會兒，一位漂亮的金發女郎走過來，"先生，休息一會吧，請用茶。"她把茶杯放在桌幾上，衝著約翰遜微笑著。約翰遜好像沒有聽見也沒有看見似的，還在不停地讀。
又過了一會兒，一隻可愛的小貓伏在了他的腳邊，用舌頭舔他的腳踝，他隻是本能地移動了一下他的腳，絲毫沒有影響他的閱讀，他似乎也不知道有隻小貓在他腳下。
那位漂亮的金發女郎又飄然而至，要他幫她抱起小貓。約翰遜還在大聲地讀，根本沒有理會金發女郎的話。
終於讀完了，約翰遜鬆了一口氣。這時董事長走了進來問："你注意到那位美麗的小姐和她的小貓了嗎？"
"沒有，先生。"
董事長又說道："那位小姐可是我的秘書，她請求了你幾次，你都沒有理她。"