第八章 職業習慣，高效率地開展工作 科學有效地利用時間
每個人從事各種工作都要在一定時間內進行，這就有一個辦事效率的問題。作為秘書，如果能學會把時間據為己有，善於科學有效地利用自己的時間，會使工作變得更加精彩。
一位成功的職業秘書在談到自己的工作訣竅時說： “我每天都會提前20分鍾出門，合理掌控自己的時間。”實際工作中，每個人都精力充沛，業務能力大體相當，但是利用時間的差異導致了工作績效的不同。一些人之所以會成功，是因為他在24小時中做了與他人不一樣的事情。
“時間就是金錢，”已經成為人們普遍接受的觀點，然而我們還要懂得， “管好時間勝過管好金錢。”隻有把握好自己的時間，我們才能真正實踐“時間就是金錢”的座右銘，獲得相應的回報。
提到浪費時間，人們首先想到的是工作中的拖延。但事實並不僅限於此，它還表現為人們在工作中的無所作為。比如，在現代繁忙緊張的環境中，許多人不清楚自己的工作目標到底是什麼，也沒有事先設定優先順序和製定詳細的工作計劃，這都是浪費時間的表現。要知道，隨著時間的流逝，我們已經失去了采取行動的良好時機，而機遇的喪失是一種戰略失誤，是更大的損失。
“兵貴神速，”商業世界裏瞬息之間會實現巨額財富的轉移。當我們的工作處於高效運作的時候，時間觀念就成為檢驗一個人能否擔當重任的試金石。珍惜時間，善於有效利用自己的時間，才能有所作為；否則任何豪言壯語都是無稽之談，是水中月、鏡中花。因此，養成科學有效利用時間的習慣，是現代秘書在工作上取得進展的根本保證。
做一個職業人士，不僅要善於抓住點點滴滴的時間進行工作的時候，還應該懂得把時間進行合理的規劃。我們可以從以下幾個方麵駕馭時間，提高工作效率：
(1)善於集中時間
千萬不要平均分配時間，應該把你有限的時間集中到處理最重要的事情上，不可以每一樣工作都去做，要機智而勇敢地拒絕不必要的事和次要的事。
一件事情發生了，開始就要問：“這件事情值不值得去做?”千萬不能碰到什麼事都做，更不可以因為反正我沒閑著，沒有偷懶，就心安理得。
(2)要善於把握時間
每一個機會都是引起事情轉折的關鍵時刻，有效地抓住時機可以牽一發而動全局，用最小的代價取得最大的成功，促使事物的轉變，推動事情向前發展。
如果沒有抓住時機，常常會使已經快到手的結果付諸東流，導致“一招不慎，全局皆輸”的嚴重後果。因此，取得成功的人必須要審時度勢，捕捉時機，把握“關節”，做到恰到“火候”，贏得機會。
(3)要善於協調兩種時間
對於一個取得成功的人來說，存在著兩種時間：一種是可以由自己控製的時間，我們叫做“自由時間”；另外一種是屬於對他人他事的反應時間，不由自己支配，叫做“應對時間”。
這兩種時間都是客觀存在的，都是必要的。沒有“自由時間”，完完全全處於被動、應付狀態，不會自己支配時間，就不是一名成功的時間管理者。
可是，要想絕對控製自己的時間在客觀上也是不可能的。想把“應對時間”變為“自由時間”，實際上也就侵犯了別人的時間，這是因為每一個人的完全自由必然會造成他人的不自由。
(4)要善於利用零散時間
時間不可能集中，常常出現許多零碎的時間。要珍惜並且充分利用大大小小的零散時間，把零散時間用來去做零碎的工作，從而最大限度地提高工作效率。
(5)善於運用會議時間
召開會議是為了溝通信息、討論問題、安排工作、協調意見、做出決定。很好地運用會議的時間，就會提高工作效率，節約大家的時間；運用得不好，則會降低工作效率，浪費大家的時間。
時間對每一個人都是均等的，成功與否，關鍵就在於你怎麼利用每天的24小時。會用的，時間就會為你服務；不會用的，你就為時間服務。