（四）溝通是增強組織與外部環境之間聯係的橋梁
外部環境是組織存在的前提和基礎，組織必須與外界保持持久的溝通，和顧客、供應商、股東、政府、社會團體等利益相關者進行有效的雙向交流，才能樹立良好的組織形象，得到利益相關者的認知、理解和支持，從而更好地適應環境的變化。
三、溝通的過程
（一）信息的發送
信息發送是溝通過程的起點。信息溝通始於發送者確定了希望傳遞的意念或思想，然後將這些意念或思想編製成符號信息，這個過程稱為“編碼”。信息編碼可以采用文字、數字、圖畫等多種方式，但必須是發送者和接收者都能夠理解的符號編碼。
(二)信息的傳遞
信息發送者需要通過特定媒介渠道將編碼信息傳遞給接收者。信息傳遞可以使用口頭或書麵方式進行傳遞，如麵談、會議、備忘錄和報告等，也可以采用各種設備進行傳遞，如電話、電報、電視、計算機、傳真機等。不同的編碼方式需要選擇不同的傳播渠道。每種傳遞渠道各有利弊，選樣恰當的傳遞渠道會使信息溝通更為有效。
（三）信息的接收
信息接收者通過傳遞渠道接收到編碼信息後，要將其還原為原來信息，這個過程稱為“譯碼”。隻有使用發送者和接收者都能夠理解的符號編碼，才能保證接收者理解信息含義，實現準確而有效的溝通。
（四）噪聲幹擾
信息溝通會受到“噪聲”的幹擾。噪聲泛指妨礙信息溝通的一切因素，包括嘈雜的環境、語義不清、文化差異、不恰當的傳遞渠道、發送者或接收者的主觀成見等，都會構成溝通障礙，不僅會阻止信息的傳遞，也會在傳遞過程中扭曲信息，從而影響溝通的效果。
（五）反饋
反饋環節旨在檢驗信息溝通的效果。在反饋環節，信息發送者可以了解到所發送的信息是否得到了有效的編碼、傳遞、解碼和理解，並在不斷的反饋中，了解接收者對信息理解與接受的程度，最終與接收者達成共識。
四、溝通的類別
（一）按溝通途徑與組織結構的關係劃分
按溝通途徑與組織結構的關係劃分，可分為正式溝通和非正式溝通。
1.正式溝通
正式溝通是指在組織係統內，依據規章製度明文規定的原則進行的信息傳遞與交流。如組織間的公函來往、組織內部的公文抄報、會議傳達、上下級之間的情報交換等。正式溝通的信息發布者代表組織，具有一定的權威性，因此，正式溝通具有嚴肅性、規範性和約束力，溝通信息量大，溝通效果較好。不足之處是信息采用層層傳遞方式，溝通速度一般較慢。
2.非正式溝通
非正式溝通是在正式溝通渠道以外的信息交流和傳達方式。非正式溝通的信息發布者一般不代表組織，溝通的對象、時間、內容等具有隨意性和非正規性的特點，並帶有較強的感情色彩。
（四）溝通是增強組織與外部環境之間聯係的橋梁
外部環境是組織存在的前提和基礎，組織必須與外界保持持久的溝通，和顧客、供應商、股東、政府、社會團體等利益相關者進行有效的雙向交流，才能樹立良好的組織形象，得到利益相關者的認知、理解和支持，從而更好地適應環境的變化。
三、溝通的過程
（一）信息的發送
信息發送是溝通過程的起點。信息溝通始於發送者確定了希望傳遞的意念或思想，然後將這些意念或思想編製成符號信息，這個過程稱為“編碼”。信息編碼可以采用文字、數字、圖畫等多種方式，但必須是發送者和接收者都能夠理解的符號編碼。
(二)信息的傳遞
信息發送者需要通過特定媒介渠道將編碼信息傳遞給接收者。信息傳遞可以使用口頭或書麵方式進行傳遞，如麵談、會議、備忘錄和報告等，也可以采用各種設備進行傳遞，如電話、電報、電視、計算機、傳真機等。不同的編碼方式需要選擇不同的傳播渠道。每種傳遞渠道各有利弊，選樣恰當的傳遞渠道會使信息溝通更為有效。
（三）信息的接收
信息接收者通過傳遞渠道接收到編碼信息後，要將其還原為原來信息，這個過程稱為“譯碼”。隻有使用發送者和接收者都能夠理解的符號編碼，才能保證接收者理解信息含義，實現準確而有效的溝通。
（四）噪聲幹擾
信息溝通會受到“噪聲”的幹擾。噪聲泛指妨礙信息溝通的一切因素，包括嘈雜的環境、語義不清、文化差異、不恰當的傳遞渠道、發送者或接收者的主觀成見等，都會構成溝通障礙，不僅會阻止信息的傳遞，也會在傳遞過程中扭曲信息，從而影響溝通的效果。
（五）反饋
反饋環節旨在檢驗信息溝通的效果。在反饋環節，信息發送者可以了解到所發送的信息是否得到了有效的編碼、傳遞、解碼和理解，並在不斷的反饋中，了解接收者對信息理解與接受的程度，最終與接收者達成共識。
四、溝通的類別
（一）按溝通途徑與組織結構的關係劃分
按溝通途徑與組織結構的關係劃分，可分為正式溝通和非正式溝通。
1.正式溝通
正式溝通是指在組織係統內，依據規章製度明文規定的原則進行的信息傳遞與交流。如組織間的公函來往、組織內部的公文抄報、會議傳達、上下級之間的情報交換等。正式溝通的信息發布者代表組織，具有一定的權威性，因此，正式溝通具有嚴肅性、規範性和約束力，溝通信息量大，溝通效果較好。不足之處是信息采用層層傳遞方式，溝通速度一般較慢。
2.非正式溝通
非正式溝通是在正式溝通渠道以外的信息交流和傳達方式。非正式溝通的信息發布者一般不代表組織，溝通的對象、時間、內容等具有隨意性和非正規性的特點，並帶有較強的感情色彩。