(2)直接控製可以及時采取糾正措施並使其更加有效。它鼓勵用自我控製的方法進行控製。由於在對人員評價過程中會暴露出工作中存在的缺點,因此,會促使管理人員更加努力地擔負起職責並自覺地糾正錯誤。
(3)由於提高了管理人員的素質,減少了偏差的發生,可以減輕損失、節約開支。
(4)直接控製可以獲得較好的心理效果。管理者的素質提高後,其自信心和威信也會得到提高,下級也會更加支持他們的工作,這有利於整體目標的順利實現。
直接控製隱含了這樣一個前提條件,即合格的管理者可以不犯錯誤或少犯錯誤。但事實上管理者及其下屬在工作中所犯的錯誤的性質與錯誤的數量並不是等同的。
2.間接控製
間接控製是基於這樣一些事實為依據的:即人們常常會犯錯誤,或常常沒有覺察到那些將要出現的問題,因而未能及時采取適當的糾正或預防措施。因此,間接控製著眼於發現工作中出現的偏差,分析其產生的原因,並追究管理者個人的責任,使之改進未來的工作。
在實際工作中,管理人員往往是根據計劃和標準、對比或考核實際的結果,研究造成偏差的原因和責任,然後才去糾正。實際上,在工作中產生偏差的原因是很多的。比如,有時是製定的標準不正確,可對標準做合理的修訂;或者存在未知的不可控製的因素,如未來社會的發展狀況、自然災害等,因此而造成的失誤是難免的;但還有一種原因,就是管理人員缺乏知識、經驗和判斷力等,在這種情況下可運用間接控製來糾正。同時,間接控製還可以幫助管理人員總結並吸取經驗教訓,豐富他們的知識、經驗和判斷力,提高其管理水平。
但是間接控製也存在許多缺點。最明顯的是,間接控製是在出現了偏差或造成損失之後才采取的措施,因此其花費的代價比較大。另外,間接控製是建立在以下五個假設的基礎之上的。
(1)工作績效是可以計量的。
(2)人們對工作有責任感。
(3)追查偏差原因所需要的時間是有保證的。
(4)出現的偏差可以及時發現。
(5)有關部門和人員將會采取糾正措施。
然而這些假設在實際當中有時卻不能成立。如工作績效的大小和責任感的高低有時是難以精確計量或準確評價的,而且兩者之間可能關係不大或根本無關;有時管理人員可能不願意花費時間去調查分析偏差的原因;有的偏差並不能預先估計或及時發現;有時發現了偏差並查明了原因,可管理者有時候或推卸責任或固執己見,而不去及時采取措施等。因此,間接控製尚存在一些局限性,還不是普遍有效的控製方法。
直接控製的控製重點放在對管理者的選擇與培養上,間接控製的控製重點放在對管理者管理活動的結果的監督與調整上。在現代管理活動中,控製既是一輪管理循環的終點,是保證計劃得以實現和組織按既定的路線發展的管理職能,又是新一輪管理循環的起點。
第二節控製過程與原則
一、控製過程
管理者實施控製的過程主要包括確立標準、衡量績效、糾正偏差三大階段。
(1)製定控製標準。控製的第一步是確立明確、科學的標準,以便確定控製的目標和依據。
(2)對照標準衡量工作績效。標準製定後,管理者就要對照標準,對受控係統的實際情況進行監測。
(3)采取糾正行動。根據偏差分析的結果進行決策,製定糾正偏差的措施並付諸實施,以保證實際與目標一致。
(一)製定標準
1.控製標準
控製標準是指反映或衡量係統預期穩定狀態的水平或尺度。決定這種標準最主要的依據是計劃。標準是界定或標識係統預期狀態屬性或特征的指標,大致包括以下幾種。
(1)實物標準,也是非貨幣標準。
(2)成本標準,指的是以貨幣衡量的消耗標準。如直接成本、間接成本、原材料成本等。
(3)資本標準,指的是組織的活動中占用的自己或他人的資本的標準。如投資收益率、負債率等。
(4)收益標準,指的是組織活動的預期結果。可以是利潤,也可以是其他的標準。
(5)時間標準,指的是活動完成的期限。
(6)計劃標準,指為進行控製製定的可變動預算方案。
(7)無形標準,不能以實物衡量的標準。如在綜合評價組織業績時,通常使用的“良好”、“一般”等標準。
(8)指標標準,可以是定量指標,也可以是定性指標。
2.選擇控製的重點
組織必須在影響成效的眾多因素中選擇若幹關鍵環節作為重點控製對象。通用電氣公司在分析影響和反映組織經營績效的眾多因素的基礎上,選擇了對組織經營成敗起決定作用的八個方麵。這八個關鍵績效領域(key performance areas)具體如下。
(1)獲利能力。通過提供某種商品或服務取得一定的利潤,這是任何組織從事經營的直接動因之一,也是衡量組織經營成敗的綜合標誌,通常可用於銷售額或資金占用量相比較的利潤率來表示。它們反映了組織對某段時期內投資應獲利潤的要求。利潤率實現情況與計劃的偏離,可能反映了生產成本的變動或資源利用效率的變化,從而為組織采取改進方法指出了方向。
(2)市場地位。市場地位是指對組織產品在市場上占有份額的要求。這是反映組織相對於其他廠家的經營實力和競爭能力的一個重要標誌。如果組織占領的市場份額下降,那麼意味著由於價格、質量或服務等某個方麵的原因,組織產品相對於競爭產品來說其吸引力降低了,因此應該采取相應的措施。