正式溝通，是指依據企業組織正式規定的程序和渠道而進行的溝通。它主要包括以下幾個方麵：
(1)企業決策層正式發布的計劃、命令與指示以及正式召集的會議；
(2)企業組織正式製定的規章、製度、條例等；
(3)企業上級因工作需要而與下級進行正式的談話和接觸；
(4)下級通過正式途徑向上級傳遞的報告、請示、建議等。
正式溝通是企業行政溝通的主要形式，具有一定的穩定性。因此，重要的信息通常采用這種形式。但是這種溝通的缺點是速度緩慢、嚴肅刻板，缺乏必要的靈活性。 2．非正式溝通 非正式溝通，是指正式溝通渠道以外的溝通活動，它以企業員工的交往為基礎，通過各種各樣的人際交往而產生。非正式溝通的形式多種多樣，其員工也不是固定不變的。一般來說，它主要包括以下幾個方麵：
(1)企業成員之間的私人交往和個人友誼；
(2)非正式的聚會和談心；
(3)社會上或企業內的小道消息和傳聞。
三、行政溝通的渠道
四、電話備忘錄的樣式
五、內文的樣式
六、聯絡書的樣式
七、簽呈的樣式
第三節 行政溝通管理
一、行政溝通的工作流程
二、行政溝通前的準備工作
三、編製行政溝通計劃
編製行政溝通計劃，就是記錄並分析企業相關利益者所需要的信息和溝通需求，即確定誰需要信息、需要什麼信息、何時需要信息以及信息分發的方法，並以此形成文件，作為溝通計劃。
企業溝通管理貫穿於企業全過程，是為了更好地實現企業目標而服務。企業溝通計劃包括對企業全過程的溝通工作、溝通方式和溝通渠道等各方麵的計劃與管理。企業溝通計劃在企業的早期階段就應該完成，但是為了提高溝通的有效性，企業溝通計劃應該根據企業的實施情況和溝通計劃的適用情況，進行定期檢查，並：在必要時加以修改。
(一)編製行政溝通計劃的方法
編製溝通計劃的方法，主要是對企業相關利益者的分析。該方法主要是對各利益相關者基於自身利益需要而對企業信息的需求進行分析。
利益相關者主要包括企業的業主、客戶、企業經理、原料設備供應商和分包商等同企業有直接關係的人員。在挖掘這些利益相關者的信息需求時，要考慮他們所需信息的來源渠道以及能夠使這些信息順暢地傳遞出去的辦法，同時應該注意傳遞信息的充分必要性，要盡量避免不必要的信息傳遞，以免浪費資源，延誤時間。
(二)編製行政溝通計劃的結渠
編製行政溝通計劃的結果即是一份溝通管理計劃。它主要包括以下內容：
(1)詳細說明信息的收集渠道，即采用何種方法從何處收集信息；
(2)詳細說明信息分發渠道，即以企業的組織結構圖為基礎說明信息將以何種形式傳遞給不同的人員；
(3)信息分發形式，即說明信息的格式、內容、詳略程度、特殊符號規定和圖表說明等情況；
(4)生產進度計劃表，即以具體時間為標準說明企業將在何時在何人之間進行何種溝通；
(5)更新和細化企業管理計劃的方法和程序。
(三)行政溝通計戈U的主要工作四、行政溝通管理計劃表
五、有效溝通的基本步驟
溝通是一門藝術，掌握了這門藝術，就等於掌握了企業成功的航向。溝通不隻是簡單地傳遞信息，有效的溝通能使團隊隊員積極地投入到企業工作中，既能傳遞信息又能傳達激勵。
成功的企業管理者總是知道在何種情況下采取何種方法進行溝通最為有效。有效溝通的基本步驟，如圖9—3所示。
行政雙向溝通的工作流程
七、如何改善企業行政溝通
為了增強企業行政溝通的效果，提高企業經營管理的效率，使企業獲得最大效能，應當不斷改善溝通方式，促進信息迅速傳遞。為了改善行政溝通，企業應在以下幾個方麵下足功夫：
(1)鼓勵企業成員共同參與，創造良好的溝通氣氛；
(2)溝通符號應明確易懂；
(3)溝通信息要準確真實；
(4)溝通渠道應暢通無阻；
(5)溝通要迅速及時；
(6)溝通內容必須有一定的彈性；
(7)溝通應當重視信息反饋；
(8)重視使用非正式溝通；
(9)溝通技術的現代化。