第八章會議管理
企業免不了要開各種各樣的會議．以保證管理工作的高質高效。
本章旨在介紹開展或籌集會議所應掌握的各項環節，主要包括會議要求、會議目標、會議製度、會議日程(會議地點、時間、人數)、會議記錄及會後安排等一係列工作流程。
會議管理概述
一、什麼是會議
簡單地說，會議就是麵對麵地交換意見。具體來說，會議就是企業中的有關人員，就某個議題，在指定的時間、指定的地點進行麵對麵討論，並形成某種結論。
(一)召開會議應遵循的行為準則
在召開會議時，需要遵循以下一些行為準則：
(1)圍繞所討論的主題；
(2)按時到會和休會；
(3)每次隻讓一個人發言；
(4)每個人都有義務參加；
(5)坦率、誠實、誠懇；
(6)不要使用挖苦、嘲諷言辭；
(7)會議的總體氣氛是積極向上的；
(8)提出建設性批評；
(9)集中注意力，不要影響會議；
(10)既做到理解他人，還要做到被人理解；
(11)集體的決定一經做出，就要堅決執行。
(二)組織會議要考慮的問題
組織會議時，需要考慮以下問題：
(1)議事日程；
(2)合適的地點；
(3)確定與會者並通知他們；
(4)任命主席；
(5)向與會者宣傳其各自所需的信息；
(6)會議將如何進行。二、會議的標準
目前，會議成為企業正常運行的必要手段，是企業議事決策的主要方式。開會的目的在於集思廣益，溝通意見，糾正偏差，統一意誌，提高行動能力，進而促進問題的解決。
一般來說，會議的標準如下：
(1)有明確的目的，或當會議可能達到期望的結果時才舉行會議；
(2)開會前應做好充分準備，包括準備議事日程、向與會人員分發資料，以有意義的方式參加會議；
(3)把握參與的活躍性；
(4)要把握會議的進度，當會議已經達到它的目的時，或當進一步的討論已沒有任何價值時，促使會議作出一個明確的結論。
三、會議的類型
一般來說，會議的類型主要包括：
(一)啟動會議
啟動會議非常重要，在每一個新階段或者開始某一個任務時，都有必要召開啟動會議。啟動會議的目的，在於明確目標和交付物、組織結構與責任分工。在啟動會議上，還可以介紹企業管理的流程和協作規則等等。
(二)進展情況會議
它一般結合企業計劃而召開，即根據其基準計劃來分析當前的狀態，這種會議可以定期召開。進展情況會議可劃分為以下幾個層次：
(1)小組會議，對應於各小組的工作計劃；
(2)部門會議，對應於各部門的工作計劃；
(3)企業級會議，對應於裏程碑計劃。
(三)指導委員會會議
這種會議往往與決策有關，召開會議時要根據會議內容確定吸收哪個層麵的人參加，以及其做出決策與否。
技術性會議 這種會議主要處理技術性問題。通用的會議管理原則主要包括：
(1)事先對需要召開哪些會議做出規劃，寫明會議的具體內容，這樣有助於提高會議的效率；
(2)如果沒有必要開會，那麼就選擇不開；
(3)要結合會議的具體情況，保證參會人員的有效性和必要性。四、年度會議計劃表五、會議組織的工作流程 會議組織的工作流程，如圖8—1所示。
六、會議的規則
會議的基本規則有助於會議的順利舉行。在會議一開始，就應宣布這些規則，在進入正題之前最好強調一下規則的重要性。會議規則可參考如
(1)開誠布公；
(2)尋找運用信息的方法；
(3)不要搞人身攻擊或貶低他人(包括使用形體語言)；
(4)不可誇誇其談；
(5)休息結束時準時返回會場，如果需要去休息室或取飲料可直接離席；
(6)會上提到的內容均需保密，不得外傳；
(7)可以在任何時候提問；
(8)積極參與；
(9)把私事置之門外。七、與會人員的要求
通常，與會人員要注意以下幾點要求：
(一)遵守時間
遵守出席會議的時間，是與會人員最基本的會議禮節之一。隻要承諾出席會議，不論職位高低，是否預備發言，都應準時到會。遲到者會令人反感，答應出席卻無故不到者更會招致非議。
不得“走神” 會議一旦開始，就該全神貫注地聆聽會議主席和其他各位發言人的講話。不要在別人發言時看報紙、打手機甚至昏昏欲睡。不能無故早退，這通常被理解為一種“無聲的抗議”，從而引起誤會。如果在會議進行時需要短暫離開會場，行走時應注意不要影響其他會議代表；如果時間較長或者提前離會，應向有關人員說明原因，並表示歉意，一般在征得同意後方可離席。
(三)避免“噪音” 為了確保會議的順利進行，每個與會者都要避免製造“噪音”。在會議進行過程中，與會者可鼓掌，但不允許“鼓倒掌”、吹口哨、敲打桌椅、肆意起哄，也不允許任意打斷別人的發言，向其提出挑釁性的質疑，或對其進行人身攻擊。在會場上，不要隨時用手機與會場外保持聯絡。
(四)有秩序地就座 在走上主席台時，要井然有序。如果與會者鼓掌致意，主席台就座者也應微笑著以鼓掌作答。有的會議已在座位上或主席台的長桌上寫明就座者的名字，應按照會議工作人員的引導，準確地入座。
在會議進行時，主席台就座者要注意傾聽發言人的發言，一般不應在發言人發言時閱看其他文件或與主席台上的其他就座者交頭接耳。主席台就座者倘有重要和緊急的事情提前離開會場，應與會議主席打招呼，最好在征得會議主席同意之後再離席。
發言應簡練 就會議發言人或報告人來說，在發言之前，可以麵帶微笑，環顧一下會場四周。如果會場裏掌聲四起，可適時地鼓掌答禮，等掌聲靜落之後，再開始發言。發言或報告一般應使用普通話，並掌握好講話的節奏。如果會場裏交頭接耳之聲不斷，要適當轉換話題，或將發言、報告內容適當壓縮，盡量使時間緊湊有序。
八、會務工作的原則
通常，企業在進行會務工作時，要注意以下幾個原則：
(一)準備充分
在準備會議時，組織者要充分理解會議的指導思想，掌握會議的組織領導情況，弄清楚會議的時間、地點、出席人員、會議內容等。
精簡高效 企業對於必須召開的會議，務：必講究效率，堅持少而精的原則。對於可開可不開的會議，則堅決不開。
(三)厲行葦約 對企業來說，不應鋪張浪費。要緊密圍繞會議的相關內容進行安排，將會議成本降到最低。與會議無關的任何東西都應被排除在外，需厲行節約，不講究排場，不追求形式。
(四)組織嚴密 任何會議都需精心組織會務工作，確定日程安排，且不要輕易改變。嚴格按照日程安排做好各項服務工作，使會議進展順利。
(五)服務周到 會議進展中，對會務的各個細節都要精心安排，確保不出紕漏。如文件起草、會場布置、食宿交通、醫療保健、安全保衛等服務工作，務必隨時跟上。
九、會議的目標
十、每周例會製度
每周例會製度
第一條部門管理人員例會每周舉行一次，由總經理主持，副總經理及各部門經理級人員參加。
第二條會議主要內容包括：
(1)各部門經理彙報一周工作情況，以及需提請總經理或其他部門協調解決的問題；
(2)總經理傳送經理或其上級公司有關文件、董事會有關指示及總經理辦公室精神；
(3)由總經理對本周各部門的工作進行講評，提出下周工作要點，進行布置和安排；
(4)其他需要解決的問題。
第三條參會者在會上要暢所欲言，各抒己見，允許持有不同觀點和保留意見，一旦形成決議，無論個人同意與否，都應認真貫徹執行。
第四條嚴守會議紀律，保守會議秘密，在會議決議未正式公布以前，不得私自泄露會議內容，影響決議實施。
十一、部門會議製度
部門會議製度
第一條 目的
為加強公司對各級會議的管理，提高會議質量，特製定本製度。
第二條製訂與廢除
製訂、修改與廢除本規程的決定權在總裁。
第三條會議成員構成
部門經理會議成員由總裁、副總裁、總裁助理、董事會秘書、部門經理和室主任構成。在總裁認為有必要的情況下，可以要求部門經理以下級別人員參加，聽取他們的意見。
第四條會議召開
部門經理會議分兩種：
(一)臨B寸會議
臨時會議在總裁認為必要的時候召開。
(二)例會
例會每周二上午9時在總裁辦公室召開；如果例會日適逢節假日，或遇不測事件不能如期召開，則改在適宜的日子召開。 第五條會議主持 會議由總裁召集並主持召開，總裁因故不能出席時需指定代理者，由其代理召集並主持會議。其他會議成員可以用書麵或口頭的形式說明理由，申請並獲取會議召集和主持權。在這種情況下，召集和主持權獲得者必須盡早召集會議。 第六條審議事項 審議事項如下：
機構與製度事項
(1)業務組織機構與業務規定、規程的製訂、修改與廢除；
(2)與子公司的業務關係、財產關係和人事關係的決策事項；
(3)各部門在業務上的重要報告、請示與聯絡事項；
(4)總裁認為特別必要的其他事項。
(二)方針與計劃事項
(1)經營計劃與經營方針的實施方案要點和對策；
(2)經營上重要的方針與計劃；
(3)總裁認為特別有必要審議的其他事項。
(三)財務事項
(1)一項10萬元以上固定資產(無形資產)的獲取、處理、租賃、借貸以及重要的改造事項；
(2)一項金額在100萬元以上的長期資金(兩年以上)的借入以及債務保證事項；
(3)一項金額在30萬元以上的短期資金借入以及債務保證事項；
(4)對一方進行20萬元以上的投資事項；
(5)對一方進行20萬元以上的貸款事項；
(6)融資與集資事項；
(7)重要的對外擔保事項；
(8)不良債權的處置事項；
(9)總裁認為有特別必要審議的其他事項。
(四)項目經營事項
(1)重要的項目經營機會與風險事項；
(2)項目決策事項；
(3)項目的實施與監控事項；
(4)大宗交易事項；
(5)一項價值30萬元以上人民幣的索賠事項；
(6)重要交易關係的建立與解除事項；
(7)營銷渠道和策略的選擇事項；
(8)營銷價格的決定、修改事：頃；
(9)總裁認為有特別必要審議的其他事項。
(五)辦公事務事項
(1)重要的人事任免、調動和賞罰事項；
(2)幹部職工的晉升、提薪、獎金、津貼以及考核評價事項；
(3)人事招聘、錄用事項，專家顧問的外聘事項；
(4)一項金額10萬元以上的賠償事項；
(5)一項金額5萬元以上的辦公事務開支事項；