第四章日常事務管理(3 / 3)

第五條各部門需於每季結束前,提出下季度的文具用品使用量統計表,送各部門管理承辦單位彙總統計。

第六條個人使用類文具憑文具領用卡領用,文具領用卡每人一張,統一由管理部門保管。

第七條業務使用類文具憑:艾具領用表領用,文具領用表每辦公室一張,由管理部門保管。

第八條文具管理部門統計每人及每月文具用品使用量及使用金額。

第九條嚴禁員工將公司文具用品取回家裏私用。

第十條文具用品超過額度時,需提出檢查報告說明原因及改善方法。

第十一條正常消耗性文具用品如原子筆、自動鉛筆、筆芯、膠水等再次領用時,需提供舊原子筆或空盒容器等換領,否則不予核發。

十、月度文具領用統計表

十一、辦公設備申購工作流程

十二、辦公用品的采購管理

購置辦公用品時,必須首先決定購買何物和從何處購買的問題。作為辦公用品負責人,必須選擇最適合的辦公用品和最合適的購貨處。

(一)根據相關知識,選擇合適物品

(1)對市場上的辦公用品進行調查,把握其性能、功能及價格;

(2)辦公用品負責人需要經常關注新產品信息,以便尋找符合自身要求的物品;

(3)需要經常接觸辦公用品供應商,並取得商品目錄,或者經常出入展覽會場等;

(4)一旦發現好的辦公用品.,便將其介紹給企業的業務負責人,以促其使用。

(二)提出購買要求,開始進行訂貨

(1)購貨負責人就購貨處的價格及交貨期進行協商:

(2)購貨處的選擇,由提出購買要求的辦公用品負責人決定,或者由購貨部門決定;

(3)同一物品存在多處購貨處時,大多由購貨部門決定購貨處;

(4)辦公用品負責人在製訂購買計劃時,必須決定購入數量與交貨期;

(5)購入數量和交貨期要按照辦公用品的需求計劃和年度預算製定:

(6)易耗品的供給工作,應在上一批物品存貨將盡前購入;

(7)存貨用盡的日期,隻需用現在的存貨量除以每日計劃需要量即可算出;

(8)要向訂貨處提出馬上交貨的要求;

(9)訂貨可通過每日計劃需要量乘以訂貨間隔天數算出。

十三、辦公用品請購單

第三節 印章管理

一、印章的種類

(一)公章

它是按照法定的規格、外形、尺度和樣式刻製,標明一個企業法定全稱的印章,是一個企業的標誌和象征。

(二)專用辜

它是企業專門刻製用於某種特定用途的印章。這種印章隻適用於印章上標明的使用範圍,超過這個範圍就失去了法律效力。如:業務專用章、財務專用章、人事專用章、信訪專用章、醫療專用章、會議專用章、食堂專用章等。

(三)鋼印

它是用金屬材料刻製的上下兩部分凸凹相對,可以直接在文憑證件上壓印出字跡的印章,一般用於需要貼照片的證件。鋼印應蓋在照片與證件的騎縫上,表示證件與照片相吻合。鋼印不能作為文件、介紹信及其票據憑證的有效標誌。

(四)縮印

它是按照公章比例縮小、用於印刷的專用公章,實際上還是一種專用章。縮印隻能用在小型票證如稅務發票及其他專用票券上,不能作為正式印章用於介紹信或證明上。

(五)套印

它是按照正常比例製作的專門用於印製文件的印章。

(六)領導人名室

它是一個企業領導人的印章,包括領導人手書體的名章。它具有行使 職權的標誌和權威作用。有些憑證不但要加蓋公章,而且還要加蓋領導人 的名章才能生效。發布政令、財務預算和決算、銀行支票、合同、協議、 畢業證書等,需要加蓋領導人名章。這種領導人名章與個人私章性質不 同,屬於公務專用章。

刻章管理流程三、印章的管理和使用 (一)印章的管理 1.印章要指定專人負責保管和使用 保管印章的地方(桌、櫃等)要牢固加鎖。使用後要及時收存鎖好,不得將印章隨意放置。 2.一般情況下不得將印章攜出企業外使用 確需在企業外使用的,要由印章管理人員攜帶印章到場監督。 3.印章要注意保養 蓋印時下麵要襯墊有一定彈性的硬橡膠或厚紙等,防止印章與堅硬的物體相碰。印章應及時清洗,確保印跡清晰。

(二)印章的使用 企業應製定印章使用規定,印章管理人員必須嚴格按照規定使用印章:

(1)使用企業的印章,原則上經本企業的領導人審核簽字。使用企業辦公室的印章,要經辦公室負責人審核簽字。為了方便工作,對一些一般性事務的用印,企業領導也可授權辦公室負責人或印章管理人員審簽,但是一定要明確授權範圍,超出範圍的,應請領導審簽後方可用印。

(2)印章管理人員用印前,要認真審核,明確了解用印的內容和目的。確認符合用印的手續後,在用印登記簿上逐項登記,方可用印。

(3)對需留存的材料,應在加蓋印章後,留存一份,立卷歸檔。如:合同、協議、領導人簽批的信件草稿,印發的文件原件及文稿等。

(4)不得在空白憑證上加蓋印章。確因工作需要,由業務部門以領導名義頒發憑證時,需要事先加蓋機關印章或套印然後填發的,經過領導批準可以蓋印,但憑證上要逐頁編號,裝訂成冊,由領用部門辦理領用手續,按規定填發。

(5)經過審查、登記後,即可按要求加蓋印章。一般情況下,印章應加蓋在落款的年、月、日處,“齊年蓋月”(即印章的左邊緣與落款日期的年相齊,月、日蓋在印章的下麵),印跡端正、清晰。

四、印章使用管理流程

五、公章審批表

六、印章使用管理規定

印章使用管理規定

印章的種類

(1)印鑒:公司向主管機關登記的公司印章或指定業務專用的公司印章;

(2)職章:刻有公司董事長或總經理職銜的印章;

(3)部門章:刻有公司部門名稱的印章,其中不對外單位的部門章可加注“對內專用”;

(4)職銜簽字章:刻有總經理、經理職銜及簽名的印章。

第二條印章的使用規定

(1)對公司經營權有重大關聯,涉及政策性問題,對政府行政、稅務、金融等機構以公司名義的行文,蓋公司章;

(2)以公司名義對國家機關團體、公司核發的證明文件,及各類規章典範的核決行文等,由總經理署名,蓋總經理職銜章;

(3)以部門名義於授權範圍內對廠商、客戶及內部規章典範的核決行文,由經理署名,蓋經理職銜簽字章;

(4)各部門於經辦業務的權責範圍內對於公營事業、民間機構、個人的行文以及收發文件,蓋部門章。

第三條印章的監印

(1)總經理職銜章及特定業務專用章由總經理核定監印人員;

(2)總經理職銜簽字章的監印人員為管理部主管;

(3)經理職銜簽字章及部門章由經理指定監印人員。

第四條印章的蓋用

(1)用印前先填寫“用印申請單”,經主管核準後,連同經審核的文件、文稿等交監印人用印;

(2)監印人除於文件、文稿上用印外,並應於“用印申請單”上加蓋使用的印章存檔。 第五條印章的保管 各種印章由監印人負責保管,如有遺失,由監印人負全責。 第六條用印權限 監印人對未經刊行文件不得擅自用印,違者受處罰。 第七條印章廢止 印章遺失時,除立即向上級報備外,應依法公告作廢。 第八條辦法施行 本辦法經總經理核準後施行,修改時亦同。

七、用印登記表

八、印章使用範圍明細表

九、印章台賬登記表

十、印章樣式規定表

第四節 出差管理

一、公司出差管理辦法

公司出差管理辦法

第一條 目的

為使公司員工出差管理有序,特製定本規定。

第二條範圍

因公出差的員工。

第三條形式

(1)當日出差:出差當日可返回者;

(2)遠途出差:出差必須在:外住宿者。

第四條出差的申請

(1)員工出差前應填寫《出差申請表》,並辦理好審批手續;

(2)申請批準後應及時交人事部。

第五條出差申請的批準

出差的審核批準權限如下:

(1)省內的當日出差,由部門經理批準;

(2)省外出差及遠途出差,由部門經理審核,總經理批準;

(3)出差途中生病,或遇意外災害,或因工作實際情況需要延長時間,必須電話請示,並獲批準。 第六條省內差旅費支付 (1)交通費 ①盡量利用公司車輛;

②如暫時無法使用公司車輛,一般情況下乘坐公交巴士,核實車票後,實報實銷;

③緊急情況下可乘坐出租車,但必須事先向部門經理申請並獲批準,核實車票後,實報實銷。

(2)膳食費

標準為每人每天合計人民幣××元。

第七條省外當日出差及遠途出差差旅費支付

(1)交通費

采用實報實銷製度。

(2)膳食費

①總經理級以上員工,實報實銷;

②海外出差員工,實報實銷;

③住宿費(略)。

(3)接待費

經理級以上人員有權支配接待費,接待費標準由總經理確定,標準以內實報實銷。

①按標準報銷的原則是:憑發票報銷,超標自付,欠標不補。

②出差已報銷膳食費的員工,不再支付出差當日夥食補貼。

③若被長期調往異地工作,相應費用標準需由總經理另行決定。

第八條差旅費報銷

員工出差返回後一周內,應填寫《出差旅費報銷單》,並附上《出差申請表》複印件,經批準後交財務部審核辦理。

其他規定

員工出差期間將不予申報加班,但法定假日出差除外。若在出差期間已享受訪問地的假日,其在出差期間的本地假日將被取消。

生效日期 本辦法自即日起執行。

二、出差申請表

出差申請表,如表4—15所示。三、出差差旅費報銷單四、年度出差日數及拜訪次數報告表五、出差用品檢查重點六、出差通知單七、預支差旅費申請單八、月份出差補助統計表