第四章日常事務管理
企業免不了有各種各樣的事務，如果處理得好，就會事半功倍，提高工作效率。
本章旨在介紹辦公室的日常事務管理流程，主要包括接待流程、接待禮儀、接待管理細則、辦公用具的管理和分類、印章管理、出差管理等內容。
辦公室接待工作
一、如何做好接待工作
企業總免不了與外界有業務往來，因此接待工作必不可少。作為企業 行政管理人員，應盡可能在工作中承擔眾多的接待工作。做好接待工作， 是企業行政管理的一項基本要求。通常，在接待過程中，行政人員應堅持 以下幾個原則：
(一)誠懇熱情、講究禮儀
熱情、友好的言談舉止，會使來訪者產生一種溫暖、愉快的感覺。對 於來訪者，應平等相待，誠懇熱情，不卑不亢，落落大方。誠懇熱情的態 度是人際交往成功的起點，也是待客之道的首要之選。
(二)細致周到、按章辦事
接待工作的內容往往具體而瑣碎，涉及許多部門和人員。這就要求行 政人員在接待工作中開動腦筋，綜合考慮，把工作做得麵麵俱到，有條不 紊，善始善終，也就是要一環扣一環，一絲不苟地做好每一件事，切忌有頭無尾，缺少章法。
(三)儉省節約
接待工作在某種意義上是一項消費活動，需要人力、物力、財力的投人。 接待人員要厲行節約，精打細算，勤儉務實，不搞形式主義，不擺闊氣，不 講排場，自覺抵製奢侈鋪張的不正之風，盡可能少花錢、多辦事。
(四)保守秘密
行政人員在重要的接待工作中，往往參與接觸一些重要會議、秘密電 文資料等，所以要特別注意保密工作。在迎來送往的過程中，尤其要注意 言談舉止，把握內外有別的分寸，嚴守單位秘密。二、接待申請及報告表三、接待工作流程
接待工作具體流程，如圖4—1所示。四、外事接待 (一)發出外事邀請 外事工作事先要有充分準備，發出外事邀請要本著實事求是、講求效益的原則。邀請時，先由單位具體人員向上級領導提出書麵請求，就邀請的目的、意圖、必要性、可行性等做出詳細說明。等待批複後，向對方發出正式邀請。
正式的邀請信必須是書麵的。邀請信中應明確寫清邀請時間、邀請人數、交流內容、來訪目的及來訪安排。等到對方接受邀請後，可以再具體約定出訪時間和出訪細節。邀請時應給對方以充分的準備時間，便於其辦理各種手續。在邀請前，還應對來訪的經費開支作出計劃，力求心中有數。 (二)外事邀請籌備工作 (1)接待外商對，可根據實際情況製定接待方針、接待規格；
(2)擬定接待計劃時，應先了解來訪企業的名稱、人數、職務、來訪目的、到達時間、陪同人員姓名、職務、會見人名單等情況；
(3)提前根據來訪人數預定住房、車輛、飛機、船舶、車票等，製定宴請、會談、技術交流、參觀考察等活動的時間，準備各種會議資料(包括翻譯打印)，落實參觀單位及參觀景點；
(4)通知陪同人員，告知接待計劃、外賓狀況、各項接待活動的時間和地點，準備有紀念意義的紀念品。 (三)迎接工作禮儀 (1)外事接待工作主要包括禮賓禮儀、參觀遊覽、生活保衛等工作； (2)禮賓禮儀工作主要包括迎接、會見、宴請、歡送時的禮節； (3)迎送時要掌握交通工具的具體時間，通知接待人員提前到達20分鍾迎接；
(4)外賓到達後，迎接人員應與外賓握手表示歡迎，主動介紹自己的姓名、職務；
(5)乘車時，先請客人從右側上車，陪同人員從左側上車；
(6)需要懸掛雙方國旗的，外國國旗應掛在右側，本國國旗則掛在左側：
(7)當客人到達住宿地點時，應先辦理入住手續，然後陪同客人進入並檢查房間，將資料及日程安排交給外賓；如果人數較多，可以在休息安頓完畢後，與代表團團長商談日程安排。 (四)會見工作禮儀 (1)會見時，除列入接見計劃的人員外，如外賓提出拜見某人的要求，應及時報批上級，待批準後再約定會見具體事宜；
(2)車輛在會見前落實，確保準時到達，接待人員應提前在大廳門口迎候，引導外賓到達會見地點；
(3)會見的座位安排通常為半圓形：根據國際慣例，主賓坐於主見人的右側，其他外賓依級別、身份均坐於右側，主人依次坐於左側，翻譯和記錄員坐於主見人和主賓的後排左右兩側；
(4)會見要做好專門的會議記錄，填寫情況彙報表；對於客人提出的問題，應負責解決，做好後續工作；會見結束後，主見人、陪同人員應和賓客一起合影留念，然後在門口與外賓握手告別。 (五)宴請工作禮儀 宴會通常有正式宴會、便宴、工作進餐、冷餐招待會酒會、茶會等形式。正式宴會開始前，要有祝酒辭，時間可視情況而定。
外賓到達宴會指定場所時，參加宴會的主要接待人員應在宴會廳門口迎接，表示歡迎。宴會時間可在一個半小時左右結束。如果宴會結束後需要會談，可以在休息室進行。
外賓的席位應安排在正、副主人席位的兩旁，先右後左，外賓中如有夫婦，應注意就近安排。每桌一般至少安排1名翻譯，若一桌客人超過12人，應安排兩名翻譯，擔任正、副主人翻譯。在酒席中，如果有祝酒辭等，事先應該準備翻譯稿。
陪同參加宴會、執行會的主方人員人數應與外賓人數大體相當，對不需要參加宴會的人員，應安排另行就餐。點菜時，應充分考慮外賓的喜好和禁忌，盡量選用有地方特色的食品。宴會結束後，先請客人退席，我方接待人員應在門口與外賓握手送別。
(六)歡送工作禮儀
為外賓選擇參觀遊覽的地點時，要根據來訪的目的，有針對性地進行選擇。在參觀地點的安排上要有主次，比如，安排哪個地點時間多一點，哪個地點時間少一點。一般參觀一個單位安排時間一個小時左右。
向外賓介紹當地情況時，應本著實事求是的原則，不誇大其詞，不誇誇其談，注重實際。主方要事先了解外賓的特殊飲食要求，提前告知接待人員。如發現外賓有任何身體不適，應及時協助外賓就醫、治療。
當外賓準備離開時，應及早預定外賓離開時乘坐的交通工具，按時領取車、船、機票，並認真核對時間、人數，通知外賓做好準備。達到送行地點時，應把為外賓準備的各種票證、行李交付外賓，並檢查清楚，確保無遺漏。送陪人員應提前20分鍾到達指定地點，進行話別活動。
五、接待用餐申請表
六、外事接待管理規定
外事接待管理規定
第一條公司的國內外來賓及公司領導接待工作，除由公司總裁或其他高級管理人員親自接待的以外，其餘由行政管理部配合有關部門負責安排接待工作。
第二條外事接待工作必須按照公司的有關規定和統一部署安排辦理。
第三條外事接待工作的基本原則是：認真負責，熱情周到，不卑不亢，言行得體，嚴守機密。
第四條國內外賓客來訪，接待人員要準確掌握賓客或領導乘坐的交通工具和抵離的時間，提前通知有關單位和人員做好接送準備。
第五條 國內外賓客來訪時，接待者要根據來訪者的目的、規格及興趣、意願等選擇安排參觀企業，確定活動內容，擬訂接待方案，報請公司總裁批準。
第六條有關單位根據批準的接待方案，認真做好政務接洽和業務洽談。洽談中遇有非權限內的事情，要向主管領導請示，來不及逐級請示時可直接請示公司總裁。
第七條安排外賓用餐，除特殊情況外，原則上陪同人員不超過兩名，安排娛樂活動時我方陪同人員數量也應加以控製，堅決杜絕高消費、大吃大喝等現象的發生。
第八條對於本公司附屬外埠單位人員的來訪，按通常規定接待，如對方級別較高或對公司的業務開展具有重要意義，必須將接待方案報集團公司總裁審批。
第九條在接待來賓過程中，要認真做好安全保衛工作。
七、參觀接待管理辦法
參觀接待管理辦法
(一)總則
第一條為了加強對參觀公司事務的管理，確保參觀工作順利進行，給每位參觀者留下美好的印象，提高企業形象，特製定本規定。
第二條所有參觀公司(以下簡稱“參觀”)事務，都由公司行政部
負責管理。
第三條對來訪者，根據其目的和身份分為兩類：一類是“普通來訪者”，另一類是“重要來訪者”。
(1)普通來訪者，是指一般外來參觀訪問人員；
(2)重要來訪者，是指國賓、貴賓以及本公司的重要人物，必須對此全力以赴，予以認真、周到和熱情的接待。
(二)申請受理
第四條行政部受理參觀申請的來源包括：
(1)委托本公司內部人員與行政部聯係，轉達參觀申請；
(2)行政部直接受理來自公司外部的參觀申請；
(3)由公司其他部門、科室提出的接待外來參觀的申請。
第五條行政部必須就外部申請參觀事宜，與對方所在單位或機構進行聯係，並明確通知對方是否批準參觀以及具體安排。
第六條如果參觀者提出改變參觀日期與參觀內容，行政部必須對此重新進行審核，並與有關部門聯係，調整部署，安排好接待工作。
(三)重要來訪
第七條行政部經理必須製定相應的接待方針與方式，作出具體部署與安排。
第八條行政部經理必須召集廣告宣傳科、總務科、攝影科以及其他相關部門，就接待工作做出具體安排，確保重要來訪的接待工作順利進行。行政部宣傳並負責處理參觀過程中的一切事務。
(四)普通來訪
第九條原則上參觀時間安排在接到或受理申請後一周之內，參觀人數不超過30人。
第十條行政部批準參觀後，填寫“參觀公司傳票”，把有關參觀事宜用書麵形式通知負責接待的部門。如有必要拍照的話，通知攝影科以及其他相關部門與科室。
負責接待的部門經理除特殊情況外，必須依據事先確定下來的向導和人員，負責實施參觀計劃。
八、參觀申請登記表
十、接待費用管理規定
接待費用管理規定
第一條公司有關客戶、供應商、融資方以及其他外部關係者的交際費、接待費和招待費(以下簡稱“接待費”)開支，均按本規定執行。
第二條有關接待費的申請、批準、記賬、結算等，一律按本規定的手續辦理。凡不按本規定辦理者，任何對外接待與交際的開支費用，公司一概不予負責。
第三條無論總裁、董事，還是業務人員，一律按本規定執行，不得擅自或任意動用接待和交際費用開支。但是，本規定允許業務接待人員委托代理人辦理必要的手續。
第四條本規定所指接待費，包括以下所列各項費用開支項目(其中，典禮費與捐贈開支另有製度性規定)：