第四章 創業必備七項溝通能力(3 / 3)

1. 有效溝通的實現必須要以人為中心,以平等、民主為基礎

傳播學上講,有效溝通的核心要素是態度、思維方式和表達力,這其中溝通時的態度首當其衝。創業者如果沒有一種以人為中心的態度,沒有一種平等、民主的溝通理念,那麼這樣的溝通容易引起團隊成員的心理反感,不能將自己內心的想法和盤托出,這種溝通將注定是無效的。

2. 充分利用非正式溝通的方式

溝通有正式溝通和非正式溝通之分,前者意指組織係統內,按照一定的組織原則進行的信息傳遞和交流,如定期召開的例會,上下級文件的傳遞等;後者是指正式溝通之外的信息傳遞和交流,不受組織監督,自由選擇溝通渠道,例如團隊成員私下交換看法,朋友聚會等。決策時利用的情報大部分是由非正式溝通傳遞的,這種溝通往往能更靈活迅速地適應事態的變化,省略許多繁瑣的程序,並且常常能提供大量的通過正式溝通渠道難以獲得的信息,真實地反映團隊成員的想法。因此,這種動機往往能夠對管理決策起重要作用。

3. 拓寬向上溝通渠道

向上溝通渠道主要是指團隊成員和基層人員通過一定的渠道與創業者所進行的信息傳遞和交流,它通常有兩種形式:一是層層傳遞,即依據一定的組織原則和組織程序逐級向上反映;二是越級反映,指的是減少中間層次,讓團隊成員或基層人員和創業者直接對話。

在創業初期,並不需要繁瑣的組織程序來限製向上溝通的頻率和廣度,恰恰相反,可以充分利用現代傳播手段,如電郵、博客、微博等方式,建立創業者和團隊成員或基層人員直接溝通的多種渠道,以最大程度地聽取更廣泛的意見。

4. 增強團隊成員對創業者的信任度

有效的溝通是建立在團隊成員對創業者的信任基礎之上,團隊成員對創業者是否信任,程度如何,對於能否實現有效溝通有很重要的作用。信息在組織中的傳播是通過獨特的“信任”和“不信任”的“過濾器”進行的,這種過濾器能起到這樣的作用:如果沒有信任,完全真實的信息可能變成不可接受的,而不真實的信息倒可能變成可接受的。一般來說隻有受到團隊成員高度信任的領導者發出的信息,才可能完全為團隊成員所接受,這就要求創業者具有高度的事業心和真誠的品格。具備了這些,創業者就會贏得團隊成員的信任,就有了有效溝通的基礎。

六、水來土掩——突發事件的溝通

創業項目的生存和發展,是一條曲折的拋物線。最近幾年,我們經常能夠看到一個個企業在麵臨突發事件危機時刻的驚心動魄,著實叫人震撼,也讓創業者為自己的創業項目捏了把汗。因此,及早鍛煉創業者麵對突發事件或危機時刻的溝通能力,可以說是未雨綢繆。

現代社會已經進入到了一個“風險社會”,創業者所選擇的創業項目不知道會遭遇怎樣的突發事件或危機。概括起來,當前企業經營可能遇到的突發事件或危機有以下幾種類型:

產品危機:產品或服務的質量或性能有問題及缺陷,導致一些突發事件發生。對於創業者而言,自己代理或加盟的企業如果發生了這種危機,無疑對處於起步階段的創業活動是一種嚴重打擊。

管理危機:由於投資、購並、體製、債務、供應或人事行政等管理方麵的原因導致危機發生。這種危機對於創業者而言往往以謠言或小道消息的方式在顧客或客戶群中傳播,造成的惡劣影響不可忽視。

媒體危機:因媒體曝光,或媒體報道失實,使企業美譽度遭受嚴重考驗,從而發生危機,這是當前企業經營中經常遭遇的突發事件,也是創業項目值得警惕的危機。

法律或政策危機:遭遇政策調整或法律上的障礙,從而導致危機發生。

不可抗力危機:自然災害或社會因素等突發事件導致的不可抗力危機,通常都由自然災害、戰爭、恐怖活動、宏觀政策調整或外交鬥爭導致。

針對上述突發事件或危機類型,創業者首先要秉持的是一種冷靜應對的態度,把握好幾個處理原則,盡全力與外界進行實事求是的溝通和通氣,以爭取將突發事件或危機造成的影響控製在最小程度內。麵對危機時必須謹記的幾個處理原則有:積極主動原則、公眾利益至上原則、真實性原則、人道主義原則、快速反應原則、全麵性原則、維護信譽原則。在具體的溝通應對方麵可以采取以下幾個措施:

1. 對危機進行評估,確保每一個團隊成員口徑統一

沒有充分認識危機造成的影響就倉促做出回應,是典型的“先打後問”的情況,這對維護創業項目的信譽是極為不利的。因此在突發事件來臨時,應在第一時間對危機進行評估,摸清造成的實際影響究竟如何,然後主動向新聞界提供真實、準確的消息,並且在事件未完全明了之前,不輕易表示讚成或反對的意見等。

2. 正心誠意,勇於擔當,及時彌補危機造成的後果

對於已經造成傷害事實的突發事件,創業者除了摸清情況和影響之外,還應該及時冷靜地了解受害者的意見,確認有關賠償損失的要求,實事求是地勇於承擔責任,最大程度地給受害者以安慰和同情,向受害者及其家屬公布補償標準及方法,並盡快實施。這對於處於初創期的創業項目來說可能是一筆不小的開支,但是隻要宣傳得當,與媒體的溝通順暢,其對創業項目的形象和信譽將是一次實實在在的提升。

3. 謠言止於公開,溝通需要坦誠

在創業初期,競爭激烈,萬事開頭難,免不了出現競爭對手惡意中傷,或造謠誣陷的情況。如果你在創業時真的遇到了這種情況,千萬不要氣急敗壞地指責對方,而是要冷靜下來,重視媒體的作用,針對謠言涉及的信息設計一些宣傳環節進行開誠布公地溝通,並且可以多方借力,通過權威認證來澄清自己創業項目的健康運行。比如有人質疑你項目的衛生狀況不達標,不能讓顧客放心食用,你大可以改造一下廚房結構,透明的廚房讓一切謠言自動煙消雲散。

七、溝通——無時無刻無處不在

所謂溝通,是人與人之間的思想和信息的交換,是將信息由一個人傳達給另一個人,逐漸廣泛傳播的過程。著名組織管理學家巴納德認為:“溝通是把一個組織中的成員聯係在一起,以實現共同目標的手段。”溝通聯係你我,溝通使你我更接近。

現代社會,企業與企業之間,部門與部門之間,上下級之間,以及其他各個方麵之間,特別需要彼此進行溝通,互相理解,互通信息,創業項目更是如此。然而,在現實生活中,人與人之間卻常常橫隔著一道道無形的“牆”,阻礙彼此之間的溝通,盡管現代化的通訊設備和技術已經非常神奇,但有時卻無法穿透這種看不見的“牆”。仔細分析起來,我們會隨時看到這種“牆”的存在。因此,對於創業者而言,要時刻準備著與他人、與外界進行溝通和交流,因為溝通無時無刻無處不在。

溝通有助於改進團隊成員以及創業者作出的決策。任何決策都會涉及到幹什麼、怎麼幹、何時幹等問題。正如前文所述,每當遇到這些急需解決的問題,創業者就需要從廣泛的團隊內部的溝通中獲取大量的信息情報,然後進行決策,或建議有關成員作出決策,以迅速解決問題。團隊成員或基層人員也可以主動與創業者進行溝通,提出自己的建議,供創業者作出決策時參考,或經過溝通,取得創業者的認可,自行決策。團隊內部的溝通為各個部門和成員進行決策提供了信息,增強了判斷能力。

溝通促使團隊成員更加協調有效地工作。創業項目中各個部門和各個職務是相互依存的,依存性越大,對協調的需要越高,而協調隻有通過溝通才能實現。沒有適當的溝通,創業者對團隊成員的了解也不會充分,成員就可能對分配給他們的任務和要求他們完成的工作有錯誤的理解,使工作任務不能正確圓滿地完成,導致創業項目在效益方麵的損失。

溝通有利於創業者激勵團隊成員,建立良好的人際關係和組織氛圍,提高員工的士氣。這可以使創業者了解團隊成員的需要,關心團隊成員的疾苦,在決策中就會考慮成員的要求,以提高他們的工作熱情。人一般都會要求對自己的工作能力有一個恰當的評價。如果創業者的表揚、認可或者滿意能夠通過各種渠道及時傳遞給成員,就會形成某種工作激勵。同時,項目內部良好的人際關係更離不開溝通,思想上和感情上的溝通可以增進彼此的了解,消除誤解、隔閡和猜忌。即使不能達到完全理解,至少也可取得諒解,使創業團隊有和諧的組織氛圍,所謂“大家心往一處想,勁往一處使”就是有效溝通的結果。

總之,溝通無止境,需要不斷地改進和完善。根據創業項目所處的階段不同,溝通的側重點也會隨之發生變化,正式溝通越來越多的時候,也不能忽視非正式溝通的作用;根據創業團隊的擴充和人手的增加,向上溝通的渠道不僅不能阻塞,反而應該想方設法地擴大,從而聽取最廣泛的意見,集思廣益;根據創業項目外部環境的不斷變化,創業者還要隨時準備應對突發事件或危機的溝通,努力將自己的創業之夢延續下去,直到成功的那一天。