注重細節
與人電話交流需要注意很多細節。注重細節，不僅可以幫助你與對方消除差異，讓你從電話中獲得最多信息，提供有效的提示與思路，也能讓你更好地表達自己，讓他人更好地理解你的做法。
先列出一份電話清單
“缺乏準備”是許多人在溝通中的通病。不要以為你的溝通對象是傻子或者瞎子，會對你的“無準備”毫無察覺或者毫不介意。無論采用什麼樣的方式與人溝通，如果你“缺乏準備”，對方一定能夠感覺到，打電話也是如此。一位領導者說，在他擔任公司要職期間，每當有人未經考慮就貿然給他打電話的時候，他輕而易舉地就可以判斷出來。通常，這些人都是對自己談得過多，而對別人知之甚少，提出的問題也沒有針對性。
有鑒於此，為了讓自己在電話中有效溝通，準備工作很重要。在打電話之前，務必提前羅列一個電話清單，想好談話要點。
鑒於以下理由，你需要一份電話清單：
（1）審查到底有沒有必要打電話？
（2）確定到底什麼時候打？
（3）明晰到底要打給誰？
（4）理清打電話的要點是什麼？
（5）確定預打電話的輕重緩急程度是什麼？
想要完成一份完整、可行的電話清單，可參照下麵的步驟去做：
1考慮撥打這個電話的必要性
首先，想想打這個電話是否目的明確；
其次，想想打這個電話預期的效果是否符合我們的利益；
最後，想想打這個電話對方是否可以理解、接受。
2確定撥打時間
在確定打電話時間時，要照顧到以下幾個方麵：
（1）對方接電話是否方便？
（2）要討論的事情是否時機成熟？
（3）我有沒有空？
3確定撥打對象
這一步是為了確定打電話的對象。有時這個問題很簡單很明確，有時卻會很複雜、很艱難。如果打電話對象難以確定，你可思考一下幾個問題：
（1）你將要討論的事情，與誰關係最為密切？
（2）誰最有權限處理你將要討論的問題？
（3）誰最有能力解決你的問題？
（4）如果你要找的人碰巧不在，誰還可以接電話？
4羅列內容要點
打電話之前，在電話清單上列出電話要點很有必要，這樣有助於更好地把握打電話的過程。
給別人打電話時，如果想到什麼就講什麼，往往會丟三落四，忘卻了主要事項還毫無覺察，等對方掛斷了電話才恍然大悟。因此，應事先把要點逐條逐項地整理記錄下來，然後再撥電話，邊講邊看記錄，隨時檢查是否有遺漏。
5分析輕重緩急
要點也許不止一個，因此需要確定先說什麼，後說什麼。順序不言而喻，就是重要並且緊急的先說，不重要不緊急的後說。對於那些重要的、緊急的，說的時候尤其要注意措辭，讓別人明白你所交代的事情的緊急性與重要性。
鈴響兩遍再接
有的人一聽到電話鈴響，就抓起聽筒接聽電話。其實，電話響兩聲，對打電話的人來說，是完全可以接受的等待時間，也是你能調整到最佳狀態的時間。為什麼？很多時候，麵對不同的事情，都需要一個小小的停頓和轉折，在你不知道來電話人是誰、來電話內容是什麼之前，你可以利用這短短的兩聲鈴響時間，平息你的情緒，平靜地麵對任何人。
電話鈴聲響太長也不行。若讓對方久等會讓對方不愉快，以致對你或公司產生不良印象。如果電話鈴響了五聲才拿起話筒，應該先向對方道歉。
讓對方“聽”出好形象
有這樣一個故事。夏目誌郎是日本著名的人際溝通訓練師。有一天晚上11點多了，他正準備休息，突然想起有一個電話沒有打給客戶。他馬上起身，準備打電話給那位客戶。