但是，我們應該如何創造有相同參與機會的環境呢？這裏再強調一次，提問是你最好的方法。你可以指出，有些人還沒有發言的機會。比如說：“我們已經有好幾個人對這個問題提出了很多寶貴的意見，但是有的人還沒有機會發言，請問哪位也願意貢獻出一些意見呢？”這種情況，最好用開放式提問。因為如果你用“是”與“不是”提問，所得到的答案，根本沒有商量的餘地。
如果你問的是引導問題，一定要確知參與人能夠回答。在這種情況下，最好不要問不愛說話的參與人，否則反而會使問題更加複雜。最好的創造參與機會的方法是詢問個人的感觸與意見，並且事先聲明，你想要聽到所有參與人的看法。先從愛說話的參與人問起，再問比較不愛說話的參與人。
處理爭端和解決衝突也是主持人的難題之一。但是，若處理得當，此種溝通行動反而很有價值。事實上，會議需要有不同的意見和衝突，以便充分顯示各種看法和解決方案。如果每個參與人的看法都一致，就根本沒有討論的必要。當不同的看法和意見被提出時，每個參與人都有責任去聽、去了解和去解釋。隻是在經曆這個過程之時，處理問題依據客觀事實，而不可涉及人身攻擊，更不可使用“莫明其妙”、“愚笨”、“沒知識”、“太幼稚”等毀譽性的字眼。
在討論各種看法時，最好不要用“意見不同”這個詞。當你說“很顯然，你們兩人，對這個人事問題的看法和意見不同”這句話時，你並沒有解釋問題，反而加深了兩人的敵對性。你應該指出兩人意見相同之處，而不是相異之處。
同時，你可以從一致看法或共同觀點，來創造出新的、更大的、全體的和諧。也就是強調理性的概念，避開感情，以免受性格或偏見的影響。
更棘手的一種情況是，當你發現自己與某人或整個群體處於衝突或意見不合的狀態。如果你是有權簽發他們工資，或具有製裁權力的領導人，遇到這種局麵，一定會感到別扭。下麵提供給你一些建議，告訴你如何去應付不讚成你意見的人。
最好的處理方法之一，就是聽他說，仔細地、客觀地聽。由於你自己有不同的看法，可能會使你不想聽；但是如果你肯聽，你就可以了解他的想法。當你聽的時候，不要試圖尋找對方的錯誤，應該注意你和他的想法有哪些相同的地方。你可能會發現，你們相同的地方比想像的多，在你回答之前，先清楚地重述對方的觀點，並確定你的重述會使他感到滿意。這種做法可解決很多意見不合，而無須再作進一步的討論，因為我們所聽到的和對方旨意之間常有很大的差距。
你在回答的時候，態度要盡量和善，請注意你的非語言信息。比如說，你的麵部表情，可能會透露出你的惱怒或不愉快。要以客觀而且成熟的態度來討論你們的差異，明白表示你的立場，並以證據和理由支持你的論點。靠職位、權力壓人或損毀他人的地位及自尊心，並不能使自己的意見變成真理，而且這種做法將使你的損失多於收獲。最重要的在陳述與支持自己的看法前，要從對方的立場來考慮他的看法。
掌握上述方法後，你在主持會議時就會更加輕鬆順手。
促進對方思考
如果把會議搞成一言堂，主持人在上麵唱獨角戲，就失去了集思廣益、各抒己見的本意，也不利於充分發揚民主。領導的水平並不體現在以個人權威將自己的意圖強加於人，雖然要有“唯我獨尊”的威儀，但在方法上要注意靈活多變。在會議上要善於提問，積極引導，促進對方思考使會場呈現出一種生動活潑、毫不拘謹的局麵，才有可能從各種不同角度、不同側麵發現問題、提出問題、分析問題、解決問題。
與活躍的討論形成鮮明對照的是無人發言或一部分人毫無反應的現象。無人發言可能是人們對某個問題還似明非明，難於發表看法。你不妨以這樣的話語加以點撥： “這個問題正麵一時看不清，假如反過來看呢？從它究竟有多少弊端的角度看，是否應下決心解決呢？”