第六卷 使用工作簿
序
在Excel中，一個Excel文件就是一個工作簿，工作簿是計算和存儲數據的文件，一個工作簿由一個或多個工作表組成，用戶可以在一個工作簿中管理各種不同的信息，用戶可以方便地在不同的工作表之間切換，隻需要單擊工作表對應的標簽即可。
本章主要介紹工作簿和工作表的使用，主要包括以下內容：新建工作簿、保存工作簿、打開工作簿、關閉工作簿以及管理工作表等內容。
第一章 新建工作簿
當啟動Excel的時候，會自動打開一個名為"Book1"的新工作簿。默認情況下，Excel為每個新建的工作簿創建三個工作表：Sheet1，Sheet2，Sheet3。用戶可以根據需要創建不同的工作簿。例如，為公司員工的工資建立一個工作簿，為公司的日常開銷建立一個工作簿等。
要新建一個工作簿，執行以下操作：
（1）單擊"文件"菜單，選擇"新建"菜單項並單擊，打開如圖13-1所示的"新建"對話框。
圖13-1 "新建"對話框
（2）如果要新建一個工作簿，選擇"常用"選項卡，如果要創建基於模板的工作簿，選擇"電子方案表格"選項卡，在這裏，選擇"常用"標簽。
（3）單擊"確定"按鈕，打開一個新的工作簿。
* 小技巧
單擊"常用"工具欄上的"新建"按鈕或者按組合鍵Ctrl+N，也可以創建一個工作簿。
創建工作簿時，Excel將以Book1，Book2，Book3......命名工作表。
第二章 保存工作簿
在處理工作簿的過程中，一定要及時保存工作簿，因為一旦遇到斷電或死機等原因，保存在計算機內存中的信息就會丟失，早成很大的損失。但是，當工作簿保存到磁盤後，輸入工作簿的信息就可以保存下來，所以應該養成經常保存文件的習慣。
在Excel 2000中，用戶可以直接保存工作簿，也可以以新的文件名保存工作簿，另外，也可以設置自動保存，下麵分別介紹。
第三章 直接保存新建工作簿
保存工作簿有很多方法，如下：
● 單擊"文件"菜單，選擇"保存"菜單命令。
● 單擊"常用"工具欄的保存按鈕。
● 按組合鍵Ctrl+S。
如果工作簿是一個還沒有命名的新工作簿，按照如下操作來保存：
（1）單擊"文件"菜單，選擇"保存"菜單命令並單擊，打開如圖13-2所示的"另存為"對話框。
圖13-2 "另存為"對話框
（2）單擊"保存位置"下拉式列表框右麵的箭頭，在列表中選擇保存工作簿的驅動器和文件夾。
（3）在"文件名"文本框中鍵入文件的名稱。
（4）設置完成後，單擊"確定"按鈕。
有時候，在保存工作簿的時候可能需要保存到一個新的文件夾中，可以執行以下操作創建一個新的文件夾：
（1）單擊"文件"菜單，選擇"保存"菜單命令並單擊，打開如圖13-2所示的"另存為"對話框。
（2）在"保存位置"下拉式列表框中選擇新建文件夾所在的文件夾。
（3）單擊對話框中的"新建文件夾"按鈕，彈出"新文件夾"對話框。
（4）在文本框中鍵入新文件夾的名稱，單擊"確定"按鈕。
第四章 保存已有工作簿
如果工作簿已經保存過，單擊"常用"工具欄的"保存"按鈕，或單擊"文件"菜單，選擇"保存"並單擊。
也可以單擊"文件"菜單中的"另存為"菜單命令，打開"另存為"對話框，在文件名文本框中鍵入新的文件名，可以製作當前文件的備份。
默認情況下，Excel以Excel 2000的格式保存工作簿，如果希望將工作簿保存為其他格式，在"另存為"對話框中的"保存類型"下拉式列表框中選擇要保存的文件格式，如圖13-3所示。
圖13-3 選擇保存類型
另外，在"另存為"對話框中可以對文檔保存的安全性進行設置，在"另存為"對話框中單擊"工具"按鈕旁邊的箭頭，在彈出的菜單中選擇"常規選項"並單擊，打開如圖13-4所示的"保存選項"對話框。在該對話框中，可以選擇是否生成備份文件、文件共享權限等。
圖13-4 "保存選項"對話框
在"另存為"對話框中，也可以把文件放到收藏夾中，以便以後查找和使用，單擊"收藏夾"圖標，如圖13-5所示，在列表中列出了收藏夾中的文件和文件夾。在"文件名"文本框中鍵入文件名，單擊"保存"按鈕。
圖13-5 添加到收藏夾
第五章 自動保存工作簿
在Excel 2000中，可以設置自動保存功能，以防止突然事故造成數據丟失，自動保存可以在指定的時間間隔後，自動保存活動工作簿。通過"加載宏"選項將"自動保存"加入Excel，然後設置自動保存功能，步驟如下：
（1）單擊"工具"菜單中的"加載宏"菜單命令，打開"加載宏"對話框，如圖13-6所示。
圖13-6 "加載宏"對話框
（2）在"當前加載宏"列表中選擇"自動保存"複選框。
（3）單擊"確定"按鈕。
（4）單擊"工具"菜單中的"自動保存"菜單命令，打開如圖13-7所示的"自動保存"對話框。
圖13-7 "自動保存"對話框
（5）選擇"自動保存時間間隔"複選框，在文本框內鍵入自動保存的時間間隔，單位是秒。
（6）在"保存選項"區域，可以選擇隻保存活動工作簿還是保存所有打開的工作簿，根據需要進行選擇。
（7）如果選擇"保存前提示"複選框，則當自動保存的時候，會彈出一個消息框詢問是否要保存文件。
第六章 保存工作區文件
如果希望將工作簿的大小和窗口位置等信息保存起來，使用"保存工作區"可以達到這個目的，操作如下：
（1）單擊"文件"菜單，單擊菜單下麵的箭頭，使菜單全部顯示出來，然後單擊"保存工作區"菜單命令，打開"保存工作區"對話框。
（2）在"文件名"文本框中鍵入文件名稱，單擊"保存"按鈕。
第七章 設置摘要信息
通過設置，還可以使Excel在保存文件的時候輸入摘要信息，設置的操作步驟如下：
（1）單擊"工具"菜單，選擇"選項"菜單命令並單擊，打開"選項"對話框，如圖13-8所示。
（2）選擇"常規"選項卡，選擇"提示輸入工作簿摘要信息"複選框，單擊"確定"按鈕。
當單擊"另存為"對話框中的"保存"按鈕時，會彈出如圖13-9所示的對話框，在該對話框中輸入相關的摘要信息。
圖13-8 "選項"對話框
圖13-9 輸入摘要信息
第八章 打開工作簿
打開工作簿有多種方法，如下：
● 單擊"文件"菜單，選擇"打開"菜單命令。
● 在"我的電腦"或"資源管理器"中，雙擊要打開的Excel文件，則會啟動Excel，並將選擇的文件打開。
● 單擊"常用"工具欄上的"打開"按鈕。
● 單擊"文件"菜單，在菜單的底部選擇打開的文件。
使用第一種方法和第三種方法打開文件的時候，會打開"打開"對話框，如圖13-10所示，在該對對話框中，選擇要打開的文件所在的驅動器和文件夾，在"文件名"文本框中鍵入要打開的文件的名稱，單擊"打開"按鈕即可。
圖13-10 "打開"對話框
下麵介紹"打開"對話框中各個工具按鈕的作用。
● ：上移或者下移一層，如果返回到Recent目錄，按鈕變成灰色。
● ：向上移動一級，如果返回到桌麵，按鈕變成灰色。
● ：搜索Web，啟動Internet Explorer。
● ：刪除，將選定的文件刪除。
● ：新建文件夾，單擊該按鈕可以新建一個文件夾。
● ：視圖，單擊箭頭，彈出一個菜單，在該菜單中選擇相應的視圖。
● ：工具，單擊箭頭，彈出一個菜單，在菜單中選擇相應的命令對文件進行操作。
第九章 關閉工作簿
關閉工作簿有多種方法，如下：
● 單擊"文件"菜單，選擇"關閉"並單擊。
● 單擊工作簿窗口右上角的關閉按鈕。
● 雙擊窗口左上角的控製菜單。
● 單擊控製菜單，選擇"關閉"並單擊。
● 按組合鍵Ctrl+F4。
如果在關閉工作簿之前沒有保存，會彈出如圖13-11所示的對話框。在該對話框中選擇"是"按鈕，保存工作簿後再關閉；如果選擇"否"按鈕，不保存就關閉工作簿；選擇"取消"按鈕則不關閉工作簿，返回編輯狀態。
圖13-11 確認消息框
第十章 創建工作表
工作表是Excel中的重要概念，工作表由單元格組成，一個或多個工作表組成工作簿，本章主要介紹以下內容：
●單元格和工作表的基本概念
●如何選定單元格區域
●單元格的移動、複製、插入、刪除操作
●工作表的移動、複製、刪除操作
第十一章 單元格
單元格是Excel工作簿的最小組成單位，Excel窗口中的每一個長方格就是一個單元格，如圖14-1所示，Excel將單元格作為最小操作單位，在單元格中可以存放簡單的字符或數據，用戶可以自己調整單元格的高度、長度以及單元格內字符串的大小。
圖14-1 單元格
單元格由它所在的位置來標識，行用數字來標識，依次為1，2，3...，列用字母來標識，依次為A，B，C...。結合列號和行號來表示單元格，比如A2就表示第A列第2行的單元格，A2是單元格的地址，稱為單元格的引用。
第十二章 選擇單元格
在對單元格進行操作之前，首先要選擇單元格。
1. 選擇單個單元格
選擇單個單元格的操作如下：
（1）移動鼠標到要選擇的單元格，鼠標箭頭變成"+"形。
（2）單擊選擇該單元格，其邊框用黑線標識。
2. 選擇連續單元格
選擇連續單元格的操作如下：
（1）移動鼠標到要選擇的單元格區域的第一個單元格，鼠標箭頭變成"+"形。
（2）按住鼠標左鍵，拖動鼠標以選擇全部單元格。選定的單元格以蘭色表示出來，如圖14-2所示。
（3）釋放鼠標左鍵。
圖14-2 選擇連續區域
3. 選擇非聯係單元格
選擇非連續單元格的操作如下：
（1）選擇不連續區域中的任意一個單元格。
（2）按住Ctrl鍵，單擊選擇其它單元格。
（3）重複以上步驟，直至選擇完所有的單元格，如圖14-3所示。
圖14-3 選擇非連續單元格
4. 選擇行
選擇行的操作如下：
（1）單擊行號可以選擇整行。
（2）如果要選擇連續的行，單擊選擇第一行，按住Shift鍵，單擊選擇最後一行即可。
（3）如果要選擇非連續的行，先選擇其中一行，然後按住Ctrl鍵，單擊選擇其他行，如圖14-4所示。
選擇列的方法與選擇行的方法類似，隻是將行換為列。
5. 選擇整個單元格
要選擇整個單元格，可以執行以下操作之一：
●用鼠標單擊行號和列號的交叉區。
●按組合鍵Ctrl+A。
圖14-4 選擇行
第十三章 數據輸入
本節主要介紹如何向單元格中輸入數據，在Excel 2000中，有以下幾種數據類型：
●文本，文本包含任何字母、數字或其組合。
●數字，Excel有一個非常突出的功能就是數值計算和統計，數字可以用逗號、科學計數法表示，如果單元格容納不下一個未經格式化的數字時，用科學計數法表示該數據。
●日期和時間，是一種特殊的數字格式。
●邏輯值，隻有True和False兩種取值。
第十四章 輸入數字
用鼠標單擊要在其中輸入數字的單元格，然後鍵入數字。
* 試一試
在B2單元格輸入"1000"，操作如下：
（1）單擊B2單元格。
（2）鍵入"1000"，按回車鍵。
第十五章 輸入特殊字符
在輸入法狀態窗口中用鼠標右鍵單擊軟鍵盤按鈕，彈出如圖14-5所示的菜單，在該菜單中選擇一種軟鍵盤，如圖14-6所示。
圖14-5 軟鍵盤菜單
這樣，從鍵盤輸入的字符將轉化為軟鍵盤上的對應符號，也可以用鼠標直接單擊軟鍵盤上的對應按鈕以輸入特殊字符。
* 試一試
使用特殊符號軟鍵盤在單元格中鍵入"→"和"←"，操作如下：
（1）單擊選擇要插入特殊符號的單元格。
（2）用鼠標右鍵單擊輸入法狀態窗口中的軟鍵盤按鈕。
（3）在彈出的菜單中選擇"特殊符號"選項。
（4）單擊要插入特殊符號的單元格，比如B2。
（5）按鍵盤上的G鍵，鍵入→。
（6）單擊要插入特殊符號的單元格，比如B3。
（7）按鍵盤上的H鍵，鍵入←。如圖14-7所示。
圖14-6 軟鍵盤
圖14-7 鍵入特殊字符
第十六章 輸入公式
先在單元格中鍵入"="號，然後鍵入公式內容，單元格會將公式計算的結果顯示出來。
* 注意
在鍵入公式的時候，一定要先鍵入"="號。
下麵舉一個例子來說明如何輸入公式，在麵列出了三位同學三個科目的成績，現在統計ID為96001的學生的總成績，操作步驟如下：
（1）雙擊要鍵入公式的單元格E3。
（2）在單元格中鍵入"=sum(B3:D3)"，如圖14-8所示。
（3）按回車鍵，E3單元格將顯示計算的結果。
圖14-8 輸入公式
第十七章 編輯單元格
在Excel 2000中，大部分的操作都是圍繞單元格進行的，本節介紹單元格的基本操作方法，包括以下內容：編輯和清除單元格數據、複製、移動、剪切單元格數據以及在工作表中插入和刪除單元格等。