（4） 單擊"許可(A)"下拉列表框右端的下拉箭頭，然後在下拉列表中選擇"自定義"選項；
（5） 在"公式(F)"編輯框中，輸入計算結果為邏輯值（TRUE或FALSE）的公式；當公式的結果為FALSE時，輸入到單元格中的數值無效，反之有效；公式要以等號"＝"開始；
（6） 如果希望有效數據單元格中允許出現空值，或者在設置上下限時使用的單元格引用或公式引用了基於初始值為空值的單元格，確認選中了"忽略空值(B)"複選框；如果要強化對空白單元格的限製條件，將其視作零值，清除"忽略空值(B)"複選框；如圖12-38所示。
圖12-38 使用公式為單元格設置有效數據範圍的設置
（7） 單擊"確定"按鈕。
* 注意
在計算公式之前，Excel使用輸入到單元格中的數據重新計算工作表。數據有效性公式隻能計算包含限製條件的工作表上的數據。如果要在公式中使用其它工作表或工作簿上的數據，在活動工作表的某個單元格中輸入對所需外部數據的引用，或者在活動工作表上為外部數據定義一個名稱。這樣公式就能通過同一工作表上的單元格或名稱引用外部數據了。例如，如果公式所使用的數據位於工作簿"Book1.xls"的第一個工作表的單元格A1中，可以在活動工作表上定義名稱"Boys"為 "="Book1.xls"Sheet1!$A$1"，並在指定數據的上下限時輸入名稱"Boys"。用作限製條件的公式中不能使用數組常量。數據限製公式的運算結果必須是數字。
第二十章 標識單元格錯誤數值
當審核工作表中的錯誤輸入時，Excel將按照設置有效數據的限製範圍對工作表中的數值進行判斷，並標記所有數值在限製範圍之外的單元格。這裏所說的數值包括在單元格中鍵入的數值、公式計算得出的數值、和由宏添加到單元格中的數值。
一般來說，對於已經輸入了數據的單元格或者單元格區域，如果再設置有效數據範圍，則之前輸入的數據可能超出數據範圍之外。對於這些錯誤數據，可以利用"審核"工具欄中的"循環無效數據"按鈕將其標記出來，再對其進行處理。
標識單元格中的錯誤數值的具體步驟如下：
（1） 如果"審核"工具欄沒有顯示在屏幕上，單擊"工具(T)"菜單，在彈出的下拉菜單中選擇"審核"選項，然後在彈出的子菜單選中"顯示審核工具欄"選項；
（2） 單擊"審核"工具欄中的"循環無效數據"按鈕，如圖12-39所示。
圖12-39 "審核"工具欄
完成以上的步驟以後，如果工作表中有錯誤數據，這些數據將被紅色的橢圓圈住。如圖12-40所示。
圖12-40 圈住的錯誤數據
如果要取消數據的標識，可以單擊"審核"工具欄中的"清楚無效數據標識圈"按鈕。如果隻要刪除其中某個單元格錯誤標識，在單元格中輸入正確的數據。
* 注意
如果工作表上包含錯誤數據的單元格多於255個，Excel隻能標記其中的 255 個單元格。如果要標記更多的單元格，先更正一些錯誤數據，然後再單擊"循環無效數據"按鈕。
如果使用的是手動計算選項，並且設置的限製範圍涉及對輸入數據的計算，那麼當標記錯誤輸入時，可能會看到要求重新計算工作表的信息。如果要避免這種情況，單擊"工具(T)"菜單，在彈出的下拉菜單中選擇"選項(O)..."選項，在彈出的"選項"對話框中單擊"重新計算"選項卡標簽，在"重新計算"選項卡的"計算"單選框中選擇"自動重算(A)"選項。
第二十一章 輸入提示和出錯提示
在檢查有效數據時，既可以在輸入數據前顯示錄入提示，也可以在數據輸入後顯示出錯提示，還可以兩種信息都顯示。如果"Office助手"正在工作，Excel將通過"Office助手"來顯示信息。
* 注意
當工作簿是共享工作薄時，不能指定或修改顯示的提示信息，在工作簿被共享之前指定的信息在共享之後仍能繼續發揮作用。
1. 顯示輸入提示信息
為單元格設置輸入提示信息的步驟如下：
（1） 選定需要顯示輸入提示信息的單元格或者單元格區域；
（2） 單擊"數據(D)"菜單，在彈出的下拉菜單中選擇"有效數據(L)..."選項，將彈出"有效數據"對話框；
（3） 如果所選單元格或者單元格區域未設置有效數據的範圍，單擊"設置"選項卡標簽，在"設置"選項卡中進行設置；
（4） 單擊"有效數據"對話框中"輸入信息"選項卡標簽，出現"輸入信息"選項卡，如圖12-41所示；
圖12-41 "輸入信息"選項卡
（5） 確認選中了"選定單元格時顯示輸入信息(S)"複選框；
（6） 如果要在信息中顯示黑體的標題，請在"標題(T)"編輯框中鍵入所需的文本；
（7） 在"輸入信息(I)"編輯框中鍵入信息的文本，最多不超過255個字符，按Enter鍵將開始新的一行。
（8） 單擊"確定"按鈕。
對於設置了輸入提示信息的單元格或者單元格區域，當選擇該單元格或者單元格區域時，工作表中就會自動出現輸入信息，如圖12-42所示。
圖12-42 設置了輸入信息的單元格
2. 出錯提示信息
當用戶輸入的數據無效時，可以顯示的出錯提示信息有兩種：一種是提示信息，讓用戶選擇是保留已經輸入的數據還是取消操作；另一種是警告信息，詢問用戶是確認輸入有效並繼續其他操作，還是取消操作，還是返回並更正數據。
（1） 選定需要顯示出錯提示信息的單元格或者單元格區域；
（2） 單擊"數據(D)"菜單，在彈出的下拉菜單中選擇"有效數據(L)..."選項，將彈出"有效數據"對話框；
（3） 如果所選單元格或者單元格區域未設置有效數據的範圍，單擊"設置"選項卡標簽，在"設置"選項卡中進行設置；
（4） 單擊"有效數據"對話框中"錯誤警告"選項卡標簽，出現"錯誤警告"選項卡，如圖12-43所示；
圖12-43 "錯誤警告"選項卡
（5） 確認選中了"輸入無效數據時，顯示警告信息(S)"複選框；
（6） 單擊"圖案樣式(Y)"下拉列表框右端的下拉箭頭，在彈出的下拉列表中選擇所需的信息類型；
●如果選擇"警告"選項，將在輸入值無效顯示出含有文本"繼續嗎？"的警告信息，它有"是(Y)"、"否(N)"和"取消"三個按鈕，其中"否(N)"是默認按鈕。
●如果選擇"信息"選項，將在輸入值無效時顯示提示信息。它有"確定"和"取消"兩個按鈕，其中"確定"是默認按鈕。
●對於這兩種類型的信息，單擊"確定"或者"是(Y)"按鈕將無效的數據輸入到單元格中。單擊"否(N)"按鈕將返回到輸入了無效數據的單元格中，並保持編輯狀態。單擊"取消"按鈕將取消無效的輸入，並保持單元格原來的數值。
●如果選擇"中止"選項，將在輸入值無效時顯示提示信息。它有"重試(R)"按鈕和"取消"按鈕，其中"重試(R)"按鈕是默認按鈕。
●對於這種類型的信息，單擊"重試(R)"按鈕將返回到輸入了無效數據的單元格中，並保持編輯狀態。單擊"取消"按鈕將取消無效的輸入，並保持單元格原來的數值。
（7） 如果希望信息中包含標題，或者當"Office助手"被打開時，在"Office助手"的提示信息中出現標題，在"標題(T)"編輯框中鍵入所需的文本；
（8） 如果希望在信息中顯示特定的文本，在"錯誤信息(E)"編輯框中鍵入所需的文本，最多不超過225個字符，按Enter鍵將開始新的一行。如果沒有在"錯誤信息(E)"編輯框中輸入任何文本，則Excel顯示如下信息："輸入值非法。其他用戶已經限定了可以輸入該單元格的數值。"；
（9） 單擊"確定"按鈕。
* 注意
隻有當數據被鍵入單元格後，才會顯示出錯信息；而在單元格中的公式對錯誤數據進行計算，或者宏在單元格中輸入錯誤數據時，並不會顯示出錯信息。
對於設置了出錯提示信息的單元格或者單元格區域，當對該單元格或者單元格區域輸入無效的數據時，工作表中就會自動出現輸入信息，如圖12-44所示。
圖12-44 設置了出錯提示信息的單元格
第二十二章 複製有效數據範圍和信息
如果想將有效數據範圍和信息擴展到其他單元格或者單元格區域，可以用選擇性粘貼的方法。具體步驟如下：
（1） 單擊具有待複製的有效數據範圍和信息的單元格；
（2） 單擊"常用"工具欄中的"複製"按鈕；
（3） 選定希望與步驟（1）中的單元格具有相同有效數據範圍和信息的單元格；
（4） 單擊"編輯(E)"菜單，在彈出的菜單中選擇"選擇性粘貼(S)..."選項，將彈出"選擇性粘貼"對話框，如圖12-45所示；
圖12-45 "選擇性粘貼"對話框
（5） 在"選擇性粘貼"對話框中，單擊"粘貼"單選框中的"有效數據(N)"選項；
（6） 單擊"確定"按鈕。
* 注意
如果接受有效數據範圍和信息的目標單元格中包含不符合限製範圍的數據，已有的數據並不會被改變。
當使用"選擇性粘貼"對話框中的"全部(A)"或"邊框除外(X)"選項，或者單擊"粘貼"按鈕來複製單元格內容時，Excel也將同時複製有效數據範圍和信息。
第二十三章 查找有效數據範圍或信息
如果要對工作表中具有輸入信息或者有效數據的單元格或者單元格區域進行某些修改，我們不可能一個單元格一個單元格地去查找。使用定位的方法可以很容易地找到這些單元格。
以下是查找具有有效數據範圍或信息的單元格或者單元格區域的步驟：
（1） 單擊任意一個具有有效數據範圍和信息的單元格；
（2） 單擊"編輯(E)"菜單，在彈出的菜單中選擇"定位(G)..."選項，將彈出"定位"對話框，如圖12-46所示；
（3） 單擊"定位"對話框中的"定位條件(S)..."按鈕，將出現"定位條件"對話框，如圖12-47所示；
圖12-46 "定位"對話框
圖12-47 "定位條件"對話框
（4） 在"定位條件"對話框中"選擇"單選框中的"有效數據(V)"選項，此時"有效數據"選項下麵的兩個選項變成有效；如果要查找工作表上每個具有有效數據範圍或信息的單元格，選擇"全部(L)"選項；如果隻要查找具有與步驟1中單擊選定的單元格相同的有效數據範圍和信息的單元格，單擊"相同(E)"選項；
（5） 單擊"確定"按鈕。
第二十四章 修改對有效數據範圍的顯示信息
對於定義了有效數據範圍的單元格或者單元格區域，以及其相關的顯示信息，可以根據需要進行修改。步驟如下：
（1） 如果工作簿是共享工作薄的，取消其共享狀態，有關取消共享工作簿的方法，可以參看12.2節；
（2） 單擊希望修改其有效數據範圍或相關提示信息的單元格；
（3） 單擊"數據(D)"菜單，在彈出的下拉菜單中選擇"有效數據(L)..."選項，將彈出"有效數據"對話框；
（4） 在每個選項卡上，選定或修改所需的選項；
（5） 如果希望所做的修改同樣也應用於工作表上其它具有相同限製範圍和信息的單元格，選定"設置"選項卡上的"用同樣設置將變化應用到其他單元格"；如果希望所做的修改隻適用於當前選定的單元格，應清除該複選框；
（6） 單擊"確定"按鈕，完成修改。
* 注意
當正在向具有限製範圍和信息的單元格輸入數據時，不能對限製範圍和信息進行修改。
如果取消對具有有效數據範圍和信息的單元格的鎖定，然後將工作表的內容保護起來，此後仍可以輸入數據並顯示輸入信息和錯誤信息，但不能通過"有效數據"對話框對有效數據範圍和信息進行修改。
第二十五章 刪除有效數據範圍和信息
如果不再需要單元格中的有效範圍和信息，可以將其刪除。以下是刪除單元格或者單元格區域的具體步驟：
（1） 選定希望刪除其有效數據範圍和信息的單元格；
（2） 單擊"數據(D)"菜單，在彈出的下拉菜單中選擇"有效數據(L)..."選項，將彈出"有效數據"對話框；
（3） 單擊"全部刪除(C)"按鈕；
（4） 單擊"確定"按鈕。
單擊"全部清除(C)"後，就刪除了"有效數據"對話框的三個選項卡中的所有選定項和選項。如果要撤消"全部清除"造成的影響，單擊"取消"按鈕；如果要在刪除有效數據範圍和信息的同時，也刪除單元格內容和格式，選定單元格，單擊"編輯(E)"菜單，在彈出的菜單中選擇"清除(A)"選項，然後在彈出的子菜單中單擊"全部(A)"選項。
第二十六章 防止對有效數據範圍和信息的修改
如果要防止他人對有效數據範圍和信息的修改，可以用保護工作表的方法對其進行保護，但是首先應該取消對單元格取消鎖定。具體步驟如下：
（1） 取消對設置了有效數據範圍及信息的單元格，以及希望輸入數據的單元格的鎖定。（取消單元格鎖定的方法是：選定單元格，單擊"格式(O)"菜單，在彈出的菜單中選擇"單元格(E)..."選項，然後在彈出的"單元格格式"對話框中單擊"保護"選項卡標簽，在"保護"選項卡中清除"鎖定"複選框，如圖12-48所示）；
圖12-48 "單元格"對話框的"保護"選項卡
圖12-49 "保護工作表"對話框
（2） 單擊"工具(T)"菜單，在彈出的菜單中指向"保護(P)"選項，在彈出的子菜單中單擊"保護工作表(P)..."選項，將出現"保護工作表"對話框，如圖12-49所示；
（3） 確認選中了"內容(C)"複選框；設置其他的選項；
（4） 單擊"確定"按鈕，如果設置了密碼，再輸入一遍確認。
完成這些步驟之後，"數據(D)"菜單中的"有效數據(L)"選項將不再可用，也就防止了他人對有效數據範圍和信息的修改。
要撤消保護，單擊"工具(T)"菜單，在彈出的菜單中指向"保護(P)"選項，在彈出的子菜單中單擊"撤消保護工作表(P)..."選項；如果設置了密碼，要輸入密碼才能取消保護。
第二十七章 小 結
通過本章的學習，應該學會以下的內容。
（1） 掌握使用模擬運算表的方法，學會運用假設對問題進行更加具體的預測分析，並且將分析的結果顯示在工作表中，為以後的查找或者比較提供方便。
（2） 能夠利用方案管理器為不同的方案進行創建以及各種編輯操作，學會創建方案總結報告。
（3） 對於工作表中有待確定變量的問題，能夠利用單變量求解直接計算出所需的結果。
（4） 了解為單元格指定有效數據的範圍的方法，能夠為設定了有效數據範圍的單元格或者單元格區域設置輸入提示和錯誤提示，並標識這些單元格中的錯誤數值。學會對單元格或者單元格區域的有效數據的範圍和信息進行各種編輯、保護和刪除操作。