第十七章 Excel常用技巧12例
一、用Excel計算多列數據的運算結果時，你可以在旁邊的一列顯示出它的每步計算經過，用來跟蹤銀行帳戶的餘額變動情況絕對簡單直觀。
如圖一所示，假設C2包含最初的帳戶餘額，A3是收入，B3是支出，在C3單元輸入公式=SUM(C2,A3-B3)可得到該步計算的結果。以後輸入其他交易數據時，隻要按住C3的填充柄向下拖。
圖一
二、如果同一工作簿內包含多個相似的工作表，無需分別為這些工作表輸入相同的文字信息。先按住Shift鍵，點擊工作表的名字選中所有工作表，然後在第一個工作表中填寫所有工作表相同的內容，其餘工作表中也會自動出現這些內容。
三、如果每次啟動Excel的時候都要打開特定的工作簿，把工作簿保存到XLStart文件夾可自動打開它。XLStart通常在Program Files\Microsoft Office\Office或Office10下。但訪問XLStart文件夾不是很方便，特別是許多人為了方便備份和訪問，習慣於把所有常用文檔保存在"我的文檔"裏麵。好在Excel允許用戶指定另一個文件夾保存自動打開的文件。選擇菜單"工具/選項"，填寫"常規"選項卡中的"啟動時打開此項中的所有文件"，如圖二。此外，最近使用過的文件可從"文件"菜單的最後找到，Excel默認記錄4個最近使用的文件，最多可記錄9個（也在"選項"對話框中設置），但"打開文件"對話框的"曆史"選項沒有這個限製。
圖二
四、要選中一大塊有內容的單元不是一件輕鬆的事情，可能會漏選，也可能因為某個單元的內容超出邊界而多選了空白的單元。你可以先選中一小塊包含內容的單元，然後按Ctrl+Shift+8，Excel自動把選中區域擴展到周圍所有非空單元。
五、Excel能夠跟蹤最近常用的命令，即菜單上隻直接顯示出常用命令，把其餘的命令"折疊"起來。除非你依次點擊各個想要直接顯示的菜單，否則，顯示哪些菜單、折疊哪些菜單是無法手工控製的。對於熟練用戶來說，從長長的菜單列表中尋找某個菜單並不是難事，反而打開折疊的菜單顯得比較麻煩。如果要讓所有菜單全部顯示出來，右擊任意工具欄並選擇"自定義"，如圖三，在"選項"選項卡下麵選中"始終顯示整個菜單"。
圖三
六、對於有規律的數據，如日期、時間、星期等，無需全部手工輸入。先輸入前麵2、3項（隻要能夠確定數據的規律即可），然後用自動填充功能輸入其餘部分：選中手工輸入的單元，把光標移到角上的小方塊上，鼠標指針變成黑十字狀的填充柄，拖動填充柄經過填充區域即可，如圖四。
圖四
七、Excel有著強大的列表管理能力，可以按照排序列的字母或數字值排序且不打亂其他相關列的次序。選中列表包含的所有列，選擇菜單"數據/排序"，排序列最多可以有三個，允許分別指定升序或降序。有時，排序標準既不是數值，也不是字母值，而是"甲，乙，丙，丁，......"之類的序列，這時需要點擊"排序"對話框的"選項"按鈕，指定自定義排序標準。對於Excel沒有預定義的排序標準，例如要按照"總經理，副總經理，計算中心，......"的次序排序，點擊Excel菜單"工具/選項"，如圖五，選擇"自定義序列"選項卡，輸入自定義序列後，再點擊"添加"按鈕。自定義排序標準之後，再按照通常的方式進行排序，如圖六。