您也可以使用更改跟蹤來標識和收回錯誤的更改或您不想保留的更改。例如，雇員 Roger 可能在星期二（收到付款的日期）從過期應收帳款工作簿中刪除了某些條目，而不是將條目標記為已收到並等待接收支票以清除銀行帳款。作為 Roger 的管理員，您可以使用更改跟蹤來恢複已刪除的條目。顯示"曆史記錄"工作表，對其進行篩選以查找由該雇員在收到費用當日所做的全部更改，並尋找刪除的內容：
找到已刪除的數據後，您便可以將其從"舊值"列複製回您的工作表。關於顯示和使用"曆史記錄"工作表的詳細信息，請參閱 Excel 2002 應答向導關於"更改曆史記錄"的部分。
處理斷開連接的用戶
任何用戶都可以隨時斷開其他用戶與共享工作簿的連接。用戶也可能會因為服務器或網絡訪問問題而斷開連接。斷開連接的用戶無法將正在進行的更改保存到共享工作簿中。但是，如果打開了更改跟蹤，用戶可以使用新名稱保存工作簿，然後將更改合並到原始共享工作簿中。如果用戶要在脫機狀態下使用共享工作簿的副本進行處理，則可以使用同樣的方法將更改合並到原始工作簿中。
監視進度
您可以檢查當前誰正在編輯共享工作簿，並使用自動更新來保持更改監視。對於正在使用的共享工作簿，如果顯示"共享工作簿"對話框（"工具"菜單的"共享工作簿"命令），"編輯"選項卡中將列出當前打開該工作簿的所有用戶。請使用"高級"選項卡的"更新"區域來獲取定期更新（可根據需要選擇更新頻率）。請記住，您將隻能看到用戶已保存的更改；Excel 不會顯示用戶尚未保存的更改。
使工作簿脫機以進行維護
有時，您可能需要取消工作簿的共享，以便重新設計工作簿結構，對設置進行更改並使用隻有在工作簿未共享時才可用的命令，或者更改保護設置以為新用戶授權。當您停止共享工作簿時，也就斷開了當前正在使用工作簿的所有用戶的連接，同時永久性地放棄了更改曆史記錄。由於更改曆史記錄已被刪除，斷開連接的用戶將無法把他們的更改合並到工作簿，即使您重新共享工作簿。
由於這些後果，您可以計劃和安排維護以避免為用戶帶來不便。在停止共享工作簿之前，您應當確保所有用戶已合並更改並已關閉工作簿，並且複製或打印更改曆史紀錄（如果您正在跟蹤更改）。有關詳細信息，請參閱 Excel 2002 應答向導關於"停止共享"的部分。
如果您的項目超出了共享工作簿的大小怎麼辦？
如果您一直連續保存更改曆史記錄，您的共享工作簿將變得非常龐大，從而降低加載速度。出現下列情況時，請考慮將工作簿轉換為 Microsoft Access 數據庫：工作簿過大導致無法有效使用、查找信息和進行維護；對於工作簿的許多用戶來說，管理用戶訪問變得十分耗時；或者，您或用戶必須不停地解決衝突。對於那些變得過於龐大和複雜以至於難以進行維護的工作表，Access 是一個很好的選擇，因為 Access 為您提供了真正的多用戶功能和安全功能，以及可以幫助您維護數據準確性和完整性的選項。Access 允許您組織大量的數據以進行有效的存儲和檢索。