決定是否限製用戶訪問權
您可以使用 Excel 的保護功能來決定哪些人可以訪問共享工作簿的哪些區域，以及哪些功能可以訪問，但是在共享工作簿之前您必須先設置保護。如果您不保護共享工作簿，則任何人都可以覆蓋其他人所做的更改，並且任何人都可以停止共享工作簿並以獨占模式編輯工作簿，他可以斷開其他用戶與工作簿的連接並刪除所有保存的更改曆史記錄。您也許需要在用戶共享管理任務的項目中省略保護。
共享工作簿是分層應用保護的。首先，您可以應用任何所需的工作表保護，然後保護工作簿，最後保護共享和更改跟蹤。一旦保護工作簿，您就不能更改工作表保護；一旦您保護共享和更改跟蹤，您就不能更改工作簿或工作表保護。
工作表保護使您可以按名稱為每個用戶授予不同的訪問權。您可以隻允許用戶編輯指定的區域，或者隻允許用戶執行某些類型的命令而不能執行其他命令。工作簿保護將影響所有的用戶並決定是否可以插入、刪除、隱藏和取消隱藏工作表。保護共享可以避免工作簿的共享被刪除，還可以避免更改曆史記錄被刪除。
為用戶提供說明
您可以直接在工作表中輸入有關如何使用共享工作簿的信息，以便於用戶查找。您可以使用注釋、文本框或數據有效性驗證等功能，指導用戶應輸入何種數據以及在什麼地方輸入。
以下是一個在注釋中提供說明的示例。
選擇具有足夠空間的可訪問位置
共享工作簿時，您需要將工作簿保存到網絡服務器或授權用戶可以打開的其他位置。不要將共享工作簿保存在 Web 服務器上，因為在那裏用戶不能對工作簿進行編輯（共享工作簿應以 Excel 格式保存，而不是 HTML）。如果您打算跟蹤更改，請確保有足夠的可用空間，以滿足文件隨更改曆史記錄的累積而不斷增長的需要。
計劃保持備份副本
雖然更改跟蹤有助於防止數據丟失，但它並不能取代備份工作簿。請確保創建共享工作簿的副本（如同為常規使用的工作簿創建副本一樣）。
三、管理共享工作簿
要管理共享工作簿，首先應培訓工作組如何在工作簿中協同工作，然後監視和管理與衝突性更改或斷開連接相關的所有問題。
告知用戶有關使用工作簿的信息
使用戶知道他們必須保存工作簿，以便其他人查看他們的更改並且他們也能看到別人的更改。每個用戶均可以自定義共享工作簿的某些部分：可以在設置的時間間隔內自動保存和更新；可以保留自己的篩選和打印設置或使用共享工作簿時建立時的設置；可以顯示或隱藏標識他們自己以及他人的更改的突出顯示。讓用戶參閱 Excel 2002 應答向導關於"編輯共享工作簿"的部分，並閱讀主題為"編輯共享工作簿"的內容。
如果您的公司具有幾個版本的 Excel，請確保計劃使用共享工作簿的所有用戶都裝有 Microsoft Windows 的 Excel 97 或更高版本，或者 Macintosh 的 Excel 98 或更高版本。
處理衝突和不必要的更改
當兩個同時工作的用戶嚐試保存影響同一個單元格的更改時，其中一個用戶將看到"解決衝突"對話框並且必須選擇要在工作簿中保留的更改。您可能需要事先為用戶提供一些有關如何避免這些衝突或如何解決這些衝突的信息。
共享工作簿的所有用戶都享有解決衝突的平等權利。如果您正在跟蹤更改，則可以通過顯示"曆史記錄"工作表檢查衝突的結果。有關查找衝突的選項的信息，請參閱 Excel 2002 應答向導關於"解決衝突"的部分，然後單擊主題"關於解決共享工作簿中的修訂衝突"。