“工作分析”的流程
對於一個運行穩定的企業來講，最常用的工作分析方法是問卷調查法和麵談法。下麵我們就結合這兩種方法具體講一下進行工作分析的步驟。一般來講，工作分析可以分為五大階段：計劃階段、設計階段、信息收集階段、信息分析階段和結果表達階段。
一、計劃階段
計劃階段是工作分析的第一階段。在計劃階段中，應該明確工作分析的目的和意義、方法和步驟；確定工作分析的方法；限定工作分析的範圍，並選擇具有代表性的職務作為樣本；明確工作分析的步驟，製定詳細的工作分析實施時間表；編寫“工作分析計劃”，並請有關人員進行工作分析方麵的宣傳。在職務計劃書得到批準後，即可組建工作分析小組，進入工作分析的設計階段。
為了提高企業人力資源管理工作的有效性和可靠性，為了有效的在下季度實施企業招聘計劃，同時為了能夠圓滿完成今年的薪酬政策、激勵政策和培訓政策的調整工作，使人力資源管理職務適應企業的發展趨勢，特計劃在××××年3月份對企業某些部門重新進行工作分析，具體計劃如下：
(一)進行工作分析的職務
1、行政部行政文員
2、市場部銷售經理
3、企業發展部公共關係經理
(二)工作分析樣本
出於職務經驗、職務完整性及其他相關因素的考慮，計劃選取各部門以下員職務為工作分析樣本：
1、行政部行政文員張芳
2、市場部銷售經理王雨
3、企業發展部公共關係經理程震
(三)工作分析方法的選擇
由於各樣本的職務性質不同，特采用不同的工作分析方法：
1、行政部行政文員：問卷調查法、觀察法、參與法相結合
2、市場部銷售經理：問卷調查法、麵談法相結合
3、企業發展部公共關係經理：問卷調查法、麵談法、職務表演法相結合
(四)工作分析的步驟及時間安排
3月10日：召集相關人員進行座談，宣傳並解釋工作分析的目的、意義、作用及注意事項
3月11至3月12日：工作分析小組成員分別進行工作分析設計
3月13日：小組成員對工作分析設計方案進行醒悟討論和修改
3月14日至3月15日：小組成員分別具體實施工作分析方案，收集職務信息
3月16日：小組成員分別進行職務信息分析
3月17日：小組成員分別編寫職務描述和職務資格要求初稿
3月18日：小組成員對信息分析和編寫的文件初稿進行相互討論
3月19日：將職務描述和職務資格要求與相關部門經理進行討論
3月20日：召集相關人員進行座談，對職務描述和職務資格要求進行最終定稿
(五)工作分析小組構成
組長：張大鵬(常務副總經理)
副組長：王建(人力資源部經理)
成員：趙校慶(人力資源部招聘專員)
劉需才(人力資源部薪酬專員)
人力資源部
2000年2月25日
二、設計階段
在設計階段要具體設計出具體的工作分析實施內容。
1、問卷調查法
問卷調查法的設計階段需要編寫一份比較詳細的“工作分析調查表”。該“工作分析調查表”能夠比較全麵地反映出該職務的工作內容、工作職責、職務任職資格等內容。
一、基本信息姓名：填寫日期：年月日職務名稱：職務編號：所屬部門：部門經理姓名：二、調查信息1、請準確、簡潔地列舉你的主要工作內容(若多於8條可以附紙填寫，下同)：(1)
(3)
(5)
(7)(2)
(4)
(6)
(8)2、請認真、詳盡地描述你的日常性工作(如果有工作日誌，請附後)：
3、請詳盡地列舉你有決策權的工作項目?
(1)
(3)
(5)
(7)(2)
(4)
(6)
(8)4、請詳盡地列舉你沒有決策權的工作項目?(1)
(3)
(5)
(7)(2)
(4)
(6)
(8)5、請簡明地描述你的上級是如何監督你的工作的?6、請簡明地描述你的哪些工作是不被上級監督的?7、請詳細地描述你在工作中需要接觸到哪些職務的其他員工?並且講明接觸的原因。 8、請簡明地列舉你編寫的需要作為檔案留存的文件名稱和內容提要。(1)
(3)
(5)
(7)(2)
(4)
(6)
(8)9、請列舉工作中需要用到的主要辦公設備和用品：10、請描述你在人事和財物方麵的權限範圍：11、你認為勝任這個職務需要幾年的相關工作經驗?
不需要1年2年3年4年5年及以上不好估計12、你認為勝任這個職務需要什麼樣的文化程度?初中高中大專本科碩士及以上不好估計13、你認為一位沒有相關工作經驗的大專學曆的人員，需要多長時間的培訓可以勝任工作?不需要培訓3天以內15天以內1個月以內3個月以內半年以內半年以上不好估計14、你認為什麼樣的性格、能力的人能更好的勝任該職務?15、你認為什麼樣的心理素質的人員能更好的勝任該職務?16、你認為什麼樣的知識範圍能夠更好的勝任該任務?17、請描述該職務的工作環境，你認為什麼樣的工作環境更合適工作?18、請列舉你直接領導的下屬的職務、姓名和工作內容：19、你對該職務的評價：20、你認為如何才能剛好的完成工作?21、請將該表沒有列出，但你認為有必要的內容寫在下麵：注意事項：
1、填寫人應保證以上填寫的內容真實、客觀，並且沒有故意的隱瞞；
2、該問卷內容作為工作分析的重要依據，如果填寫人在過候發現有遺漏、錯誤，或其他需要說明的情況，請立即與人力資源部工作分析小組聯係。
填寫人簽字：
工作分析負責人簽字：2、麵談法
麵談法的設計工作需要形成一個有效和完整的“麵談提綱”，麵談提綱的內容和“工作分析調查表”的內容基本相同。下麵列舉了一些工作分析麵談時的關鍵問題，工作分析人員可以根據具體情況，有選擇地使用：
(1)請問你的姓名、職務名稱、職務編號是什麼?
(2)請問你在哪個部門工作?請問你的部門經理是誰?你的直接上級是誰?
(3)請問你主要做哪些職務?可以舉一些實例。
(4)請你盡可能詳細地講講你昨天一天的工作內容。
(5)請問你對哪些事情有決策權?哪些事情沒有決策權?
(6)請講講你在工作中需要接觸到哪些人?
(7)請問你需要哪些設備和工具來開展你的職務?其中哪些是常用的?哪些隻是偶爾使用?你對目前的設備狀況滿意嗎?
(8)請問你在人事審批權和財務審批權方麵有哪些職責?可以舉些實例。
(9)請問你做好這項職務需要什麼樣的文化水平?需要哪些知識?需要什麼樣的心理素質?
(10)如果對一個大專學曆層次的新員工進行培訓，你認為需要培訓多長時間才能正式上崗?
(11)你覺得目前的工作環境如何?是否還需要更好地環境?你希望哪些方麵得到改善?
(12)你覺得該工作的價值和意義有多大?
(13)你認為怎麼樣才能更好的完成工作?
(14)你還有什麼要補充的?
(15)你確保你回答的內容都是真實的嗎?
三、信息收集階段
1、問卷調查法步驟
(1)事先需征得樣本員工直接上級的同意，盡量獲取直接上級的支持；
(2)為樣本員工提供安靜的場所和充裕的時間；
(3)向樣本員工講解工作分析的意義，並說明填寫問卷調查表的注意事項；
(4)鼓勵樣本員工真實客觀地填寫問卷調查表，不要對表中填寫的任何內容產生顧慮；
(5)工作分析人員隨時解答樣本員工填寫問卷時提出的問題；
(6)樣本員工填寫完畢後，工作分析人員要認真地進行檢查，查看是否有漏填、誤填地現象；
(7)如果對問卷填寫有疑問，工作分析人員應該立即向樣本員工進行提問；
(8)問卷填寫準確無誤後，完成信息收集職務，向樣本員工致謝。
2、麵談法步驟
(1)事先需征得樣本員工直接上級的同意，盡量獲取直接上級的支持；
(2)在無人打擾的環境中進行麵談；
(3)向樣本員工講解工作分析的意義，並介紹麵談的大體內容；
(4)為了消除樣本員工的緊張情緒，工作分析人員可以以輕鬆地話題開始；
(5)鼓勵樣本員工真實、客觀地回答問題，不必對麵談的內容產生顧及；
(6)工作分析人員按照麵談提綱的順序，由淺至深地進行提問；
(7)營造輕鬆的氣氛，使樣本員工暢所欲言；
(8)注意把握麵談的內容，防止樣本員工跑題；
(9)在不影響樣本員工談話的前提下，進行談話記錄；