2.開櫃(箱)後，如發覺所載的材料與“裝箱單“或“采購單“所記載的內容不同時，通知辦理進口人員及采購部門處理。
3.其發覺所裝載的物料有傾覆、破損、變質、受潮……等異常時，經初步計算損失將超過5000元以上者(含)，收料人員即時通知采購人員聯絡公證處前來公證或通知代理商前來處理，並盡可能維持異狀態以利公證作業，如未超過5000元者，則依實際的數量辦理收料，並於“采購單“上注明損失數量及情況。
4.對於由公證或代理商確認，物料管理收料人員開立“索賠處理單“呈主管核示後，送會計部門及采購部門督促辦理。
第四條材料待驗
進廠待驗的材料，必須於物品的外包裝上貼材料標簽並詳細注明料號、品名規格、數量及入廠日期，且與已檢驗者分開儲存，並規劃“待驗區“以為區分，收料後，收料人員應將每日所收料品彙總填入“進貨日報表“以為入帳清單的依據。
第五條超交處理
交貨數量超過“訂購量“部分應予退回，但屬買賣慣例，以重量或長度計算的材料，其超交量的3%(含)以下，由物料管理部門於收料時，在備欄注明超交數量，經請購部門主管(含科長)同意後，始得收料，並通知采購人員。
第六條短交處理
交貨數量未達訂購數量時，以補足為原則，但經請購部門主管(科長含)同意者，可免補交，短交如需補足時，物料管理部門應通知采購部門聯絡供應商處理。
第七條急用品收料
緊急材料於廠商交貨時，若物料管理部門尚未收到“請購單“時，收料人員應先洽詢采購部門，確認無誤後，始得依收料作業辦理。
第八條材料驗收規範
為利於材料檢驗收料的作業，質量管理部門就材料重要性及特性等，適時召集使用部門及其他有關部門，依所需的材料質量研訂“材料驗收規範”，呈總經理核準後公布實施，以為采購及驗收的依據。
第九條材料檢驗結果的處理
(一)檢驗合格的材料，檢驗人員於外包裝上貼合格標簽，以示區別，物料管理人員再將合格品入庫定位。
(二)不合格驗收標準的材料，檢驗人員於物品包裝貼不合格的標簽，並於“材料檢驗報告表“上注明不良原因，經主管核示處理對策並轉采購部門處理及通知請購單位，再送回物料管理憑此以辦理退貨，如特采時則辦理收料。
第十條退貨作業
對於檢驗不合格的材料退貨時，應開立“材料交運單“並檢附有關的“材料檢驗報告表“呈主管簽認後，憑此異常材料出廠。
第十一條實施修正
本辦法呈總經理核準後實施，修訂時亦同。
第三（節）發料作業管理流程
第一條領料
(1)使用部門領用材料時，由領用經辦人員開立“領料單“經主管核簽後，向倉庫辦理領料。
(2)領用工具類材料(明細由公司自行製定)時，領用保管人應拿“工具保管記錄卡“到倉庫辦理領用保管手續。
(3)進廠材料檢驗中，因急用而需領料時，其“領料單“應經主管核簽，並於單據注明，方可領用。
第二條發料
由生產管理開立的發料單經主管核簽後，轉送倉庫依工令及發料日期備料，並送至現場點交簽收。
第三條材料的轉移
凡經常使用或體積較大須存於使用單位者，由使用單位填製“材料移轉單“向資料庫辦理移轉，並每日下班前依實際用量填製“領料單”，經主管核簽後送材料庫衝轉出帳。
第四條退料
(1)使用單位對於領用的材料，在使用時遇有材料質量異常，用料變更或用餘時，使用單位應注記於“退料單“內，再連同料品繳回倉庫。
(2)材料質量異常欲退料時，應先將退料品及“退料單“送質量管理單位檢驗，並將檢驗結果注記於“退料單“內，再連同料品繳回倉庫。
(3)對於使用單位退回的料品，倉庫人員應依檢驗退回的原因，研判處理對策，如原因係由於供應商所造成者，應立即與采購人員協調供應商處理。
第四（節）成品運輸管理
一、運輸分段負責製
1.貨物由貨源至銷售部倉庫的運輸，由物管部負責。
2.貨物由倉庫至經銷或代理商的運輸，由經銷或代理商負責貨物運輸及運輸途中的貨物損失。特殊情況，另行處理。
二、長途運輸公司的選擇
1.有合法的經營資格取貨、運輸和送貨服務質量良好。
2.門到門運輸服驄所需費用比較合理和低廉。
3.能及時提供運輸車輛以及關於貨物在途運輸情況等的查詢。
4.貨物在運輸中丟失或損壞，能及時處理有關索賠事項。
5.正確填製提單與貨票等運輸憑證。
三、運輸方式的選擇
在保證貨物按時到達的前提下，按照海運、鐵路、公路、空運的順序，優先選用排在前麵的運輸方式。