(三)短交應補足者，請購部門應依照實收數量，進行整理付款。
(四)超交應經主管核示始得依照實收數量進行整理付款，否則僅依訂貨數付款。
第十四條境外采購作業處理流程：詢價、比價、議價
(一)外購部門依“請購單(外購)“的需求日及急緩件加以整理，並依據供應廠商資料，並參考市場行情及過去詢價記錄，以電話或傳真方式進行詢價作業，但因特殊情況(獨家製造或代理等原因)應於“請購單(外購)“注明外，原則上應向三家以上供應廠商詢價、比價或經分析後議價。
(二)請購的材料規範較複雜時，外購部門應附上各廠商所報材料的重要規範並簽注意見後，會請購部門確認。
第十五條呈核及核決
(一)比價、議價完成後，外購部門應填製“請購單(外購)”，擬訂“訂購廠商““預定裝船日期“等，連同廠商報價資料，送請購部門依采購核決權限核決。
(二)核決權限
1.采購金額以CIF美元總價折合在×××元(含)以下者由經理核決。
2.采購金額以CIF美元總價折合超過×××元以上者由總經理核決。
(三)采購案件經核決後，如發生采購數量、金額的變更時，請購部門應依更改後的采購金額所需的核決權限重新呈核；但若更改後的核決權限低於原核決權限時仍應由原核決主管核決。
第十六條訂購與合同
(一)“請購單(外購)“經核決送回外購部門後，即向廠商訂購並辦理各項手續。
(二)需與供應廠商簽訂長期合同者，外購部門應以簽呈及擬妥的長期合同書，依采購核決權限呈核後辦理。
第十七條進度控製及異常處理
(一)外購部門應以“請購單(外購)“及“采購控製表“控製外購作業進度。
(二)外購部門於每一作業進度延遲時，應主動開立“進度異常及反應單“記明異常原因及處理對策，據此修訂進度並通知請購部門。
(三)外購部門於外購案件“裝船日期“有延誤時，應主動與供應廠商聯係催交，並開立“進度異常反應單“記明異常原因及處理對策，通知請購部門，並依請購部門意見處理。
第十八條進口簽證前(“請購單(外購)“核準後)的專案申請
(一)專案進口機器設備的申請 專案進口機器設備時，外購部門應準備全部文件申請核發“輸入許可證”，申請函中並應請求“國貿局“在“輸入許可證“加蓋“國內尚無產製“的戳記及核準章，以便進口單位憑以向海關申請專案進口及分期繳稅。
(二)進口度量衡器及管理物品時，外購部門應於申請“輸入許可證“之前準備“報價單“及其他有關資料送進口單位向政府機關申請核準進口。
第十九條進口簽證 外購材料訂購後，外購部門應即檢具“請購單(外購)“及有關申請文件，以“申請外彙處理單“(需在一星期內辦妥結彙時，加填“緊急外購案件聯絡單“)送進口單位辦理簽證。進口單位應依預定日期向“國貿局“辦理簽證，並於“輸入許可證“核準時通知外購部門。
第二十條進口保險
(一)FOB、FAS、C＆F條件的進口案件，進口單位應依“請購單(外購)“外購部門指示的保險範圍辦理進口保險。
(二)進口單位應將承保公司指定的公證行在“請購單(外購)“上標示，以便貨品進口必須公證時，進口單位憑以聯絡該指定的公證行辦理公證。
第二十一條進口船務