b、應圍繞主題，準備好宣傳輔助材料，包括文字、照片、實物、摸型等材料，以便在會上分發、展示或播放，以增強發言效果。
4.選擇會議地點和舉辦時間。
a、舉行新聞發布會要選擇一個方便的地點，但不宜在辦公室舉行。會場要具備必要的照明設備、視聽設備和通訊設備等。會場要安靜，不受電話幹擾，要有舒適的座椅。
b、選擇會議的時機，應盡量避免（節）假日、重大社會活動和其他重大新聞發布的日子：時間安排要考慮到媒介的截稿時間、會議程序安排緊湊，避免冷場或混亂局麵。
c、會議時間一般應控製在一小時以內，對無關或過長的提問應予以製止，會議應有正式結尾。5.選擇邀請記者的範圍。邀請的記者覆蓋麵要廣，都要照顧到，對所有記者要一視同仁。
6.組織參觀和宴請的準備。
a、發布會前後，可配合主題組織記者進行參觀活動，請記者做進一步的深人采訪，有關參觀活動事宜應在會前就安排好，並派專人接待介紹情況。
b、會後可邀請當地記者共進工作餐，利用非正式交談，相互溝通，融洽與新聞界的關係，解決有關發布會沒有解決的間題。
7.製定會議費用預算。應根據所舉行新聞發布會的規格和規模製定費用預算、並留有餘地，以備急用、
第二條新聞發布會的召開
1.會議主持人要充分發揮主持和組織作用。
主持人言談牙莊重，有涵養、有幽默感，要尊重別人的發言和提問，同時，要控製好會場氣氛，把握主題範圍，維持會議秩序，掌握會議時間。
2.所發布的消息必須準確無誤，如有錯誤應及時予以更正。
3.應安排足夠的接待員，設立簽到處，並派專人引導記者前往會場。會議組織人員應配戴胸卡，與會記者應發給寫有姓名和新聞機構名稱的襟牌，會議桌與餐桌要分清主次，排好順序、避免混亂或不愉快的情況出現
第三條新聞發布會後的工作
1.整理出新聞發布會的記錄材料，總結經驗和不足，並作為資料保存。
2.收集到會記者在新聞媒介上所作的報道，進行歸類分析，總結經驗得失。
3.收集與會者的反應，了解記者及所屬媒介對公司的所發稿中的內容及傾向性等。
4.條對於因故末能參加發布會的新聞機構，可提供有關背景資料、會議記錄材料與圖片、報道提綱等。
三、展覽會操作流程
第一條確定展覽會的主題和目的。展覽會的主題和目的決定著在展覽會中使用的溝通方法和接待形式等，故展覽會籌備應確定總編，構思總設計，使各部分有機銜接。
第二條確定參展單位、參展項目和展覽會的類型。采用廣告或發出邀請的形式來吸引參加展出的單位。廣告和邀請信應寫清楚展覽會的宗旨、展覽會頂目類型、估計參觀者的人數和類型、展覽會的要求及費用預算等，給潛在參展單位提供決策所需的資料。
第三條明確參觀者類型。根據參觀者對展出項目的了解程度，分別提供較為專業化的和普及性的資料。
第四條選擇展覽的時間地點。選擇展覽地點要考慮到參觀者方便、環境適宜、輔助設施易配置等因素。
第五條培訓展覽會的工作人員。必須對展覽會的工作人員即講解員、接待員和服務員等進行良好的公共關係培訓，並就展覽內容進行必要的專業知識培訓。
第六條準備展覽會的輔助設施和相關服務。
第七條成立專門對外發布新聞的機構，負責和新聞界進行聯係。要製定新聞發布的計劃，充分發掘展覽會中有新聞價值的東西，寫成稿件予以發表，擴大展覽會的影響。
第八條準備展覽會所需的各種輔助宣傳資料。
第九條確定展覽會的費用預算。具體列出展覽會的各項費用，進行核算，有計劃地分配各項資金。
第十條應設計展覽會的標誌，準備展覽會的紀念品，未宣傳提供方便的工具。
第十一條搞好展覽會效果的評估。
1.在展廳內放置公眾留言簿、主動征求意見。