（2）同一小類〔或細類)的案件以裝訂於同一檔夾為原則。
（3）每一檔夾封麵內首頁應設“目次表”，案件歸檔時依序編號、登錄、並以每一案一個“目次”編號為原則。
（4）檔號的表示方式為：A1A2--B1B2C1C2D1--E1E2，其中A1A2為經辦部門代號，B1B2為大類號，C1C2為小類號，D1為檔檔案卷次，E1E2為檔案目次。
（三）檔案名稱及編號
（1）檔案各級分類應賦予統一名稱，其名稱應簡明扼要，以充分表示檔案內容性質為原則，並且要有一定範疇，不能籠統含糊。
（2）各級分類、卷次及目次的編號，均以十進阿拉伯數字表示。
（3）檔案分類各級名稱經確定後、應編製“檔案分類編號表”，將所有分類各級名稱及其代表數字編號、用一定順序依次排列、以便在閱。
（四）文件整理歸檔
1.中文豎寫文件以右方裝訂為原則，中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。
2.右方裝訂文件及其附件均應對準右上角，左方裝汀則對準左上角，理齊釘牢、
3.文件如有皺折、破損、參差不齊等情形，應先補整、裁切、折疊，使其整齊劃一。
4.案卷排列。立卷按永久、長期、短期分別組卷，卷內文件把正文、底稿、附件請示和批複放在一起，編製案卷目錄和案內目錄，並複印出四至五份。
5.整理案卷，使之厚度適宜，控製在1cm至2cm之間，材料過窄應加襯邊；材料過寬應折疊整齊；字跡難辨認的，應附抄件；以每一案卷端正書寫標題。
6.對所有公司檔案係統排列，確定保管期限，編製檔案目錄（卡片），按一定次序排列和存放。
第五條檔案的保管：
1.永久保存。(1)公司章程〔2)股東名冊(3)組織規程及辦事細則(4)董事會及股東會記錄（5)財務報表（6）政府機關核準文件(7)不動產所有權及其他債權憑證(8)工程設計圖（9）其他需要永久保存的文書。
2.10年保存。(1〕預算、決算書類(2)會計憑證（3)事業計劃資料（4）其他經核定須保存10年的文書。
3.5年保存。(1)期滿或解除的合約（2）其他經核定需要保存5年的文書。
4.1年保存。結案後無長期保存必要者。
5.各種規章由規章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。
6.防止檔案的損壞，延長檔案的壽命，維護檔案的安全；
7.公司設立專門地點或專用庫房或專用文件庫保存檔案；
8.做好檔案室的防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強光等工作，門窗應結實牢固。
9.每年對檔案進行一次清理，清除不必要保存的材料；對破損和褪色的材料進行修補和複製。
第六條檔案借閱程序
1.各部門經辦人員因業務需要需調閱檔案時，應填寫“調卷單”，經其部門主管核準後向檔案管理人員調閱。
2.檔案管理人員接到“調卷單”，經核查後，取出該檔案，並在“調卷單”上填注借出日期後，將檔案交給調卷人員。
3.在檔案室當場借閱者，免填“調卷單”。
4.檔案歸還時，經檔案管理人員核查無誤後，檔案即歸檔。調卷單由檔案管理人員留存備查。
5.“調卷單”以一單一案為原則，借閱時間最長以一周為限，特殊情形應延長調閱期限時，應按調閱程序重新辦理。