4．加強公文檢查催辦工作。文秘人員對有領導批示的公文及本公司發出的文件，要認真督促、催辦，以防積壓或漏辦。各分公司、各部門對上級發出的文件，需要彙報貫徹執行情況的，要及時檢查反饋。
5．領導參加重要會議帶回的文件，在彙報和傳達後，應將會議文件交文秘人員立卷歸檔。
（二）發文處理。一般包括擬稿、審稿、簽發、繕印、校對、用印、封發等程序。
1．草擬公文的要求：
（1）要符合國家的方針、政策、法律、法令和上級的有關規定。如提出新的政策規定，應盡量與原來的有關政策相銜接，並加以說明。
（2）情況要確實，觀點要明確，文字要精練，條理要清楚，層次要分明，標點符號要正確，篇幅要力求簡短。
（3）引用的公文要寫明發文機關、公文編號、標題和發文時間。
（4）草擬公文必須使用統一格式的的公文稿紙，文件字跡要清楚，文麵應保持整潔，凡是文麵淩亂不清的，要重新清稿。
（5）數字的寫法。正式文件中，除文件編號、統計表、計劃表、序號、專用術語和百分比必須用阿拉伯數字書寫外，其他用漢字書寫。
（6）章（節）序數的寫法。一般應按下列順序排列：第一層為：“一”，第二層為“（一）”，
第三層為“1”，第四為“（1）”。
（7）不要濫用簡稱。年月日、人名、地名、文件名稱、事物名稱等，一般不要簡稱。
2．公文審核。公司的文稿在送領導簽發前，應由起草文件部門負責人審核後送辦公室核稿。以工會、社團名義發文的，由董事會和分管領導審核。
審核的重點：
（1）是否需要行文。
（2）是否符合國家的方針、政策、法律、法令；與本單位發過的公文是否銜接。
（3）提出的要求和措施是否明確具體、切實可行。
（4）處理程序是否完備，行文關係、公文格式是否符合規定。
（5）文字敘述是否符合文法和邏輯，標點符號是否正確。
審核時如發現不妥之處，必須進行修改，屬於重要的原則性的問題，應退回原承辦單位修改，改動過大的，要重新抄正。
3．公文簽發。公司行政文件，由分管副總經理簽署意見後，由總經理簽發。工會、社團的一般性文件，由分管領導簽發，重要文件，由最高行政領導簽發。
4．公文擬稿、改稿和簽發，一律用鋼筆，禁止使用鉛筆和圓珠筆。
5．簽發後的公文不得再作任何修改。若確需修改，必須重新送簽。
6．公文簽發後，由文秘室負責打印、蓋章、裝訂、登記、分發。打印文件要美觀大方，符合公文格式。裝訂要整齊牢固，不漏頁、錯頁、粘頁。印章蓋在年、月、日的中上方，上沿不壓正文，下沿略壓年、月、日，如正文末頁無空檔，可另起一空白頁注上日期蓋章，並在該頁的左上方標明“此頁無正文”字樣。
7．公文校對以原稿為準，非承辦人不得擅自改動原文。校對未發現的差錯，由校對人員負責；校對後，打字員沒有改正的，由打字員負責。
二、文件的管理
（一）各單位要有專人負責文書的處理管理工作，建立嚴格的管理製度，加強對相關人員的保密紀律教育，做好文件的管理工作。嚴禁將秘密文件帶往公共場所或家中。文件傳遞過程中，必須辦理登記、簽收、注銷等手續，並按照收文薄檢查歸檔，以防遺漏。
（二）各單位工作中形成的文書，包括文件、會議記錄、決議、照片、圖表、錄
音帶、錄像帶等有保存價值的資料，都必須由承辦人收集齊全，分類整理，移交文書或有關
人員核對整理後，於次年第二季度送交檔案室歸檔，各單位、各經辦人不得越期自行留存應