5.任何部門和個人未經辦公室同意不得將會議室的各種設施拿出會議室或轉作他用。
6．會議室內的衛生每周至少要清潔一次，遇有會議時，要一次一清潔；
7．每次會議之前，管理人員應進行電源核查、配備飲用水、水果（必要時）等工作；
8．會議室管理人員要嚴格室內物品的管理和維護（含花木等），做到會散、人走、電源關、門上鎖；
9．與會人員要愛護會議室內的公用財務，損壞賠償，不許將室內物品移作他用。
第三條本規定由行政部製定，經審批後自頒布之日起執行。
第二（節）會議操作流程
確立會議議題
（領導提出、行政部門收集、和部門提出、董事會要求）
↓
安排會議議程
（議題順序、發言順序、準備有關文件）
↓
提前發出會議通知
（時間、地點、出席人、議題、議程、編組）
↓
會務準備
會場布置、座次安排、會場簽到、會議證件、會場設備（音響、錄像等）
↓
做會議記錄和攝像、錄音
↓
撰寫會議紀要、決議
↓
上級閱改、簽批
↓
印發有關部門、人員、並歸檔
第三（節）會議管理文書及適用表格
表1：年度會議計劃表
會議名稱
舉辦次數
舉辦日期
舉辦時間
目的
參加者
司儀
主席
事務負責人
議事記錄
黑板記錄員
出席者參考資料
會場分發的資料
會前分發的資料
表2：會議室使用申請表
會議名稱日期時間地點人數備注
申請使用單位：管理單位：
單位名稱填表人主管管理人主任副經理
表3：會議用品及設備申請表
會議名稱
召集單位
負責人
設備名稱單位數量規格備注
一般設備桌子
椅子
黑板
黑板架
講台
茶杯
煙灰缸
文具筆
紙張
電器設備攝影機
投影儀
幻燈機
錄音機
麥克風
放映機
插座
其他設備
表4：會議程序表
[]會議程序
時間：
地點：
出席人數：缺席人數：
會議第一項
會議第二項
會議第三項
會議第四項
會議第五項
會議第六項
召集會議單位主持人主任副經理
表5：會議記錄表
年月日會議編號：
時間地點主持人記錄人
會議名稱
參加者
缺席者
主要議題
對策措施
期限
負責人
落實情況
其他事項
審核：
表6：會議通知
先生：
謹定於年月日時分召開會議，請準時參加為荷。
隨本通知送提案書1份，若有提案請填寫後於開會前提交。
此致
召集人：
提案書：提案人：
提案內容：