第一（節）會議管理製度
一、會議管理辦法
第一條總則
1.為使公司的會議管理規範化和有序，提高會議形式的行政決策效率，特製定本辦法。
2.公司會議製度本著精減、有效、（節）儉原則運行。
第二條會議種類
(一)公司設立四級例會製度
1.公司常務會議；
2.總經理辦公會議（碰頭會）；
3.部門工作會議；
4.全體員工會議。
(二)公司設立其他的會議製度
1.計劃調度會；
2.投資決策（審議）會議；
3.工作彙報會；
4.鑒定、評審、論證會；
5.新聞發布會；
6.研討會；
7.工作午餐會。
(三)公司會議分為常設會議、定期會議和臨時不定期會議。可針對不同會議製定細則管理。
第三條會議管理體製
1.公司行政部統一管理會議製度，所有會議均須在行政部審批或登記備案。
2.行政部須在年度計劃中提出全年會議工作計劃和費用預算以及壓縮會議開支的指標，在上級批準後遵照執行。
3.公司嚴格控製未預見的臨時性會議，對此類會議須按一會一報原則審批。
4.會務工作主要由行政部承辦；其他部門主辦的會議，行政部應予協助。
5.公司財務部應加強對會議開支預算方案的審核，減少不合理費用，並確保合理經費及時到位。
6.除其他部門主辦的會議資料各自存檔外，會議資料由行政部整理、立卷、存檔。
第四條會議程序
(一)會前準備
對定期的常規會議，在會前應明確該次會議主題和臨時出席或列度人員。
對不定期的重要會議，承辦人應提出會議企劃報告，該報告包括：
1.會議名稱；
2.會議主旨和目標；
3.會議議項；
4.會議時間；
5.會議地點；
6.會議議程；
7.會議主持人；
8.出席人員（名單）；
9.會議財務（支出收入）預算；
10.接待工作說明；
11.現有籌備情況及進展；
12.（可能）存在的問題、解決方案及要求；
13.籌劃備時間進度表。
該報告批準後方執行。
（二）通過口頭或書麵形式提出會議申請。口頭僅適用於例會召開的確認。
（三）會議通知。根據會議要項擬訂會議通知，並提前張貼或發送。對重要會議須發幾輪通知的，應做好每輪工作。
出席會議的重要或主要人員，應通過電話等方式確認是否能如期出席，並作出相應安排。
（四）會議承辦人及時準備會議場所、會議文件或資料。必要時要進行會場布置、設備調試。對重點發言對象須確保其發言。
（五）在會議進行中要做好記錄。記錄方式為要是速記筆錄，必要時可錄音、錄像，妥善保存記錄材料。
第六條本規定由行政部製定，經審批後自頒布之日起執行。
二、會議室管理製度
第一條會議室是公司舉行會議，接待來客的場所，為加強管理，特製定本規定。
第二條會議室使用細則
1.會議室由行政部負責管理。
2.會議室隻限本公司相關職能部門使用，外單位借用會議室須經行政部經理批準，並到辦公室辦理借用手續。各部門無權將會議室借給外單位使用。
3.公司各部門使用會議室須經辦公室同意後，辦理相關手續，領取會議室鑰匙。
4.使用會議室的部門，必須愛護會議室的設施，保持會議室清潔。用後應及時清洗水杯和煙缸，打掃衛生，檢查安全，鎖好門、關好窗，將鑰匙交還辦公室。