無批示的文件按類別歸檔。
上級主管部門要求回收的文件須在指定時間交回，並辦理相應手續。
3.發文工作製度
以企業名義上報下發的文件，企業高級管理層發出的信函均屬於發文範圍。
將須發出的文件在發文登記本上登記，注明時間、發往單位、內容提要及份數。
檢查文件是否加蓋了公章，負責人是否已經簽字。
文件經領導簽發後，須在兩天內發出。
急件用“航空”發出，重要文件須掛號發出。
底稿、正式文稿、批件歸檔，年終統一立卷。
六、印章管理製度
1.企業印章的使用應該由總經理室負責進行統一管理。
2.印章刻製。企業刻製新印章須報主管部門批準；內部各部門刻製新印章，要寫出書麵報告，並附上新印章的名稱、式樣、規格，報總經理批準後，方可到有關部門刻製。使用新印章，應確定好時間，並提前向有關單位發出正式啟用新印章的通知。
3.印章使用管理。印章使用要求是：嚴格手續、認真審閱、詳細登記、蓋章正規。
使用印章要履行審批手續，以企業名義對外行文、簽署合同、協議書等須有主管高層領導簽字方可蓋印，介紹信、各類報表、信件須經申請部門經理填寫請印單並由辦公室主任審核後方可蓋印；員工因私開具各種證明，加蓋企業印章，必須書麵提出申請並附上有關材料，經部門經理審批後報總經理辦公室批準。
蓋印時要注意印跡清晰、位置合乎要求。
印章使用完畢要做好印章使用記錄，要在印鑒使用登汜表上記錄使用項目、內容、時間、經辦人等。
4.印章保管。企業印章（包括行政印章、總經理印章等）由總經理辦公室專人保管。各部門印章也要指定專人專管。所有印章均應保管於保險櫃內，以保證安全。未經主管領導批準，印章保管人不得委托他人代管，也不能擅自把印章帶出辦公室使用。
5.印章停用。印章因故停用要按規定進行清理，同時將所有停用印章交到辦公室統一保管，並辦好移交手續，經報總經理批準後，將停用印章存檔或銷毀。
七、介紹信使用管理製度
1.介紹信使用管理統一由總經理室負責。
2.介紹信種類有：
信箋介紹信：在空白信箋上書寫有關內容。
存根介紹信：主要是介紹某人到別處辦事的憑證。存根要歸檔，保存5年。
證明信：以零售企業名義證明某人身份、經曆的專用書信。
3.開具介紹信要嚴格履行審批手續。重要事宜由部門領導簽署意見後，報主管高層領導審批；一般事宜須由部門或個人提出申請，由部門領導審閱同意後，由辦公室主任審批。
4.介紹信寫好後，應按有關規定加蓋公章，並做好登記。介紹信上字跡要清晰，公章清晰並蓋在指定位置。
5.嚴禁開出空白介紹信，如特殊情況需要，須經企業高層主管領導批準。
八、員工保密紀律製度
1.保密工作是指對可能發生的泄密和竊取活動采取的係列防範措施。
2.保密工作原則：積極防範，突出重點，嚴肅紀律。
3.全體員工應做到：不該看的不看、不該問的不問、不該說的不說。
4.文件和資料保密
擬稿
文稿的擬定者應準確定出文稿的密級。
印製
文件統一由行政管理部印製。
複印
複印秘密文件和資料，由主管批準。
遞送
攜帶秘密文件外出，由兩人同行，並包裝密封。
保管
秘密文件由行政管理部統一保管，個人不得保存。如需借閱，由主管批準，並於當天收回。
歸檔
沒有解密的文件和資料存檔時要在扉頁上注明原定密級，並按有關規定執行。
銷毀
按檔案管理的有關規定執行。
5.對外披露信息，按公司規定執行，按下列程序辦理：由部門經理、主管、法律事務處會簽。
6.保密內容按以下三級劃分：
（1）絕密級
集團領導的電傳、傳真、書信。
非公開的規章製度、計劃、報表及重要文件。
集團領導個人情況。
正在研究的經營計劃與具體方案。
（2）機密級
集團電傳、傳真、合同。
生產工藝及指導生產的技術性文件和資料。
員工檔案。
組織狀況，人員編製。
人員任免。
（3）秘密級
集團的經營數據、策劃方案及有損於集團利益的其他事項。
九、憑證管理規定
憑證包括介紹信、工作證、發票等票證。憑證管理，有兩層意思：
1.未蓋公章或專用章的空白憑證，雖然還不具備生效的條件，但仍應嚴格保管好，不得丟失外流。