展覽會禮儀，通常是指商界單位在組織、參加展覽會時，所應當遵循的規範與慣例。在一般情況下，展覽會主要涉及展覽會的分類、展覽會的組織與展覽會的參加等三個方麵的大問題。
嚴格地講，展覽會是一個覆蓋麵甚廣的基本概念。細而言之，它其實又分為許許多多不盡相同的具體類型。要開好一次展覽會，自然首先必須確定其具體類型，然後再進行相應的定位；否則，很可能就會出現不少漏洞。按照商界目前所通行的會務禮儀規範，劃分展覽會不同類型的主要標準，共有六條。
（1）展覽會的目的。依照這一標準，展覽會可被分作宣傳型展覽會和銷售型展覽會等兩種類型。顧名思義，宣傳型展覽會顯然意在向外界宣傳、介紹參展單位的成就、實力、曆史與理念，所以它又叫做陳列會。而銷售型展覽會則主要是為了展示參展單位的產品、技術和專利，來招徠顧客、促進其生產與銷售。通常，人們又將銷售型展覽會直截了當地稱為展銷會或交易會。
（2）展覽品的種類。在一次展覽會上，展覽品具體種類的多少，往往會直接導致展覽會的性質有所不同。根據展覽品具體種類的不同，可以將展覽會區分為單一型展覽會與綜合型展覽會。單一型展覽會，往往隻展示某一大的門類的產品、技術或專利，隻不過其具體的品牌、型號、功能有所不同而已，如化妝品、汽車等。因此，人們經常會以其具體展示的某一門類的產品、技術或專利的名稱，來對單一型展覽會進行直接的冠名，比如，可稱之為“化妝品展覽會”、“汽車展覽會”等。綜合型展覽會，亦稱混合型展覽會。它是一種包羅萬象的，同時展示多種門類的產品、技術或專利的大型展覽會。與前者相比，後者所側重的主要是參展單位的綜合實力。
（3）展覽會的規模。根據具體規模的大小，展覽會又有大型展覽會、小型展覽會與微型展覽會之分。大型展覽會，通常由社會上的專門機構出麵承辦，其參展的單位多、參展的品種廣，因而規模較大。舉辦此類展覽會，因其檔次高、影響大，參展單位必須經過審報、審核、批準等一係列程序，有時，還需支付一定的費用。小型展覽會，一般都由某一單位自行舉辦，其規模相對較小。在小型展覽會上，展示的展品主要是代表著主辦單位最新成就的各種產品、技術和專利。微型展覽會，則是小型展覽會的進一步微縮，它提取了小型展覽會的精華之處，一般不在社會上進行商業性展示，而隻是將其安排陳列於本單位的展覽室或榮譽室之內，主要用來教育本單位的員工和供來賓參觀之用。
（4）參展者的區域。根據參展單位所在的地理區域的不同，可將展覽會劃分為國際性展覽會、洲際性展覽會、全國性展覽會、全省性展覽會，往往被人們稱為博覽會。
（5）展覽會的場地。舉辦展覽會，免不了要占用一定麵積的場地。若以所占場地的不同而論，展覽會有著室內展覽會與露天展覽會之別。前者大都被安排在專門的展覽館或是賓館和本單位的展覽廳、展覽室之內。它大都設計考究、布置精美、陳列有序、安全防盜、不易受損，並且可以不受時間與天氣的製約，顯得隆重而有檔次。但是，其所需費用往往偏高。在展示價值高昂、製作精美、忌曬忌雨、易於失盜的展品時，室內展覽會自然是其首選。後者則安排在室外露天之處。它可以提供較大的場地、花費較小，而且不必為設計、布置費用過多，展示大型展品或需要以自然界為其背景的展品時，此種選擇最佳。通常，展示花卉、農產品、工程機械、大型設備時，大都這麼做。不過，它受天氣等自然條件影響較大，並且極易使展品丟失或受損。
（6）展覽會的時間。舉辦展覽會所用的具體時間的長短，亦稱為展期。根據展期的不同，可以把展覽會分作長期展覽會、定期展覽會和臨時展覽會。長期展覽會，大都常年舉行，其展覽場所固定，展品變動不大。定期展覽會，展期一般固定為每隔一段時間之後，在某一特定的時間之內舉行，如每三年舉行一次，或者每年春季舉行一次，等等。其展覽主題大都固定不變，但允許變動展覽場所，或展品內容有所變動。一般來看，定期展覽會往往呈現出連續性、係列性的特征。臨時展覽會，則隨時可根據需要與可能舉辦。它所選擇的展覽場所、展品內容及展覽主題，往往不盡相同，但其展期大都不長。
第九節 展覽會的組織
一般的展覽會，既可以由參展單位自行組織，也可以由社會上的專門機構出麵組織。不論組織者由誰來擔任，都必須認真做好具體的工作，力求使展覽會取得完美的效果。
根據慣例，展覽會的組織者需要重點進行的具體工作，主要包括參展單位的確定、展覽內容的宣傳、展示位置的分配、安全保衛的事項、輔助服務的項目等。
第一，參展單位的確定，一旦決定舉辦展覽會，由什麼單位來參加的問題，通常都是非常重要的。在具體考慮參展單位的時候，必須注意兩廂情願，不得勉強。按照商務禮儀的要求，主辦單位事先應以適當的方式，對擬參展的單位發出正式的邀請或召集。
邀請或召集參展單位的主要方式為：刊登廣告、寄發邀請函、召開新聞發布會等。不管是采用何種方式，均須同時將展覽會的宗旨、展出的主要題目、參展單位的範圍與條件、舉辦展覽會的時間與地點、報名參展的具體時間與地點、谘詢有關問題的聯絡方法、主辦單位擬提供的輔助服務項目、參展單位所應負擔的基本費用等，一並如實地告之參展單位，以便對方據此加以定奪。
對於報名參展的單位，主辦單位應根據展覽會的主題與具體條件進行必要的審核。切勿良莠不分，來者不拒。
當參展單位的正式名單確定之後，主辦單位應及時地以專函形式進行通知，使被批準的參展單位有所準備。
第二，展覽內容的宣傳。為了引起社會各界對展覽會的重視，並且盡量地擴大其影響，主辦單位有必要對其進行大力宣傳。宣傳的重點，應當是展覽的內容，即展覽會的展示陳列之物。因為隻有它，才能真正地吸引各界人士的注意和興趣。
對展覽會，尤其是對展覽內容所進行的宣傳，主要可以采用下述幾種方式。其一，舉辦新聞發布會；其二，邀請新聞界人士到場進行參觀采訪；其三，發表有關展覽會的新聞稿；其四，公開刊發廣告；其五，張貼有關展覽會的宣傳畫；其六，在展覽會現場散發宣傳性材料和紀念品；其七，在舉辦地懸掛彩旗、彩帶或橫幅；其八，利用升空的彩色氣球和飛艇進行宣傳。以上八種方式，可以隻擇其一，亦可多種並用。在具體進行選擇時，一定要量力行事，並且要嚴守法紀，注意安全。
為了搞好宣傳工作，在舉辦大型展覽會時，主辦單位應專門成立對外進行宣傳的組織機構。其正式名稱，可以叫新聞組，也可以叫宣傳辦公室。
第三，展示位置的分配。對展覽會的組織者來講，展覽現場的規劃與布置，通常是其重要職責之一。在布置展覽現場時，基本的要求是展示陳列的各種展品要圍繞既定的主題，進行互為襯托的合理組合與搭配，要在整體上顯得井然有序、渾然一體。
所有參展單位都希望自己能夠在展覽會上擁有理想的位置。展品在展覽會上進行展示陳列的具體位置，稱之為展位。大凡理想的展位，除了收費合理外，應當麵積適當，客流較多，處於展覽會上較為醒目之處，設施齊備，采光、水電供給良好。
在一般情況下，展覽會的組織者要想盡一切辦法充分滿足參展單位關於展位的合理要求。假如參展單位較多，並且對於較為理想的展位競爭較為激烈的話，則展覽會的組織者可依照展覽會的慣例，采用下列方法之一對展位進行合理的分配。
方法一：對展位進行競拍，由組織者根據展位的不同，而製定的不同的收費標準，然後組織一場拍賣會，由參展者在會上自由進行角逐，由出價高者擁有自己中意的展位。
方法二：對展位進行投標，即由參展單位依照組織者所公告的招標標準和具體條件，自行報價，並據此填具標單，而由組織者按照“就高不就低”的常規，將展位分配給報價高者。
方法三：對展位進行抽簽，即將展位編號，然後將號碼寫在紙簽之上，而由參展單位的代表在公證人員的監督之下每人各取一個，以此來確定其各自的具體展位。
方法四：按“先來後到”分配。所謂按照“先來後到”進行分配，即以參展單位正式報告的先後為序，誰先報名，誰便有權優先選擇自己所看中的展位。
不管采用上述何種方法，組織者均須事先將其廣而告之，以便參展單位早做準備，盡量選到稱心如意的展位。
第四，安全保衛的事項。無論展覽會舉辦地的社會治安環境如何，組織者對於有關的安全保衛事項均應認真對待，免得由於事前考慮不周而麻煩叢生，或是“大意失荊州”。
在舉辦展覽會前，必須依法履行常規的報批手續。此外，組織者還須主動將展覽會的舉辦詳情向當地公安部門進行通報，求得其理解、支持與配合。
舉辦規模較大的展覽會時，最好從合法的保安公司聘請一定數量的保安人員，將展覽會的保安工作全權交予對方負責。
為了預防天災人禍等不測事件的發生，應向聲譽良好的保險公司進行數額合理的投保，以便利用社會力量為自己分憂。
在展覽會入口處或展覽會的門券上，應將參觀的具體注意事項正式成文列出，使觀眾心中有數，以減少糾葛。
展覽會組織單位的工作人員，均應自覺樹立良好的防損、防盜、防火、防水等安全意識，為展覽會的順利進行竭盡一己之力。
按照常規，有關安全保衛的事項，必要時最好由有關各方正式簽訂合約或協議，並且經過公證。這樣一來，萬一出了事情，大家就好“親兄弟，明算賬”了。
第五，輔助的服務項目。主辦單位作為展覽會的組織者，有義務為參展單位提供一切必要的輔助性服務項目；否則，不但會影響自己的聲譽，而且還會授人以柄。
由展覽會的組織者為參展單位提供的各項輔助性服務項目，最好有言在先，並且對有關費用的支付進行詳盡的說明。
具體而言，為參展單位所提供的輔助性服務項目，通常主要包括下述各項：其一，展品的運輸與安裝；其二，車、船、機票的訂購；其三，與海關、商檢、防疫部門的協調；其四，跨國參展時有關證件、證明的辦理；其五，電話、傳真、電腦、複印機等現代化的通信聯絡設備；其六，舉行洽談會、發布會等商務會議或休息之時所使用的適當場所；其七，餐飲以及有關展覽時使用的零配件的提供；其八，供參展單位選用的禮儀、講解、推銷人員等。
第十節 參展單位須注意的禮儀
參展單位在正式參加展覽會時，必須要求自己的全部人員齊心協力、同心同德，為大獲全勝而努力奮鬥。在整體形象、待人禮貌、解說技巧等三個主要方麵，參展單位尤其要予以特別的重視。以下分別對其作簡要的介紹。
第一，要努力維護整體形象。在參與展覽時，參展單位的整體形象直接映入觀眾的眼裏，因而對自己參展的成敗影響極大。參展單位的整體形象，主要由展示之物的形象與工作人員的形象兩部分構成。對於二者要給予同等的重視，不可偏廢其一。
展示之物的形象，主要由展品的外觀、展品的質量、展品的陳列、展位的布置、發放的資料等構成。用以進行展覽的展品，外觀上要力求完美無缺，質量上要優中選秀，陳列上要既整齊美觀又講究主次，布置上要兼顧主題的突出與觀眾的注意力，而用以在展覽會上向觀眾直接散發的有關資料，則要印刷精美、圖文並茂、資訊豐富，並且注有參展單位的主要聯絡方法，如公關部門與銷售部門的電話、電報、電傳、傳真以及電子郵箱的號碼，等等。
工作人員的形象，則主要是指在展覽會上直接代表參展單位露麵的人員的穿著打扮問題。在一般情況下，要求在展位上工作的人員應當統一著裝。最佳的選擇，是身著本單位的製服，或者是穿深色的西裝、套裙。在大型的展覽會上，參展單位若安排專人迎送賓客時，則最好請其身著色彩鮮豔的單色旗袍，並身披寫有參展單位或其主打展品名稱的大紅色綬帶。為了說明各自的身份，全體工作人員皆應在左胸佩戴標明本人單位、職務、姓名的胸卡，唯有禮儀小姐可以例外。按照慣例，工作人員不應佩戴首飾，但男士應當剃須，女士則最好化淡妝。
第二，要時時注意待人禮貌。在展覽會上，不管是宣傳型展覽會還是銷售型展覽會，參展單位的工作人員都必須真正意識到觀眾是自己的上帝，為其熱情而竭誠地服務則是自己的天職。為此，全體工作人員都要將禮貌待人放在心上，並且落實在行動上。
展覽一旦正式開始，全體參展單位的工作人員即應各就各位，站立迎賓。不允許遲到、早退、無故脫崗、東轉西逛，更不允許在觀眾到來之時坐臥不起，怠慢對方。
當觀眾走近自己的展位時，不管對方是否向自己打招呼，工作人員都要麵含微笑，主動向對方說：“你好！歡迎光臨！”隨後，還應麵向對方，稍許欠身，伸出右手，掌心向上，指尖直指展台，並告知對方：“請您參觀”。
當觀眾在本單位的展位上進行參觀時，工作人員可隨行於其後，以備對方向自己進行谘詢，也可以請其自便，不加幹擾。假如，觀眾較多，尤其是在接待組團而來的觀眾時，工作人員亦可在左前方引導對方進行參觀。對於觀眾所提出的問題，工作人員要認真作出回答。不允許置之不理，或以不禮貌的言行對待對方。
當觀眾離去時，工作人員應當真誠地向對方欠身施禮，並道以“謝謝光臨”，或是“再見”。
在任何情況下，工作人員均不得對觀眾惡語相加，或譏諷嘲弄。對於極個別不守展覽會規則而亂摸亂動、亂拿展品的觀眾，仍須以禮相勸，必要時可請保安人員協助，但不許可對對方擅自動粗，進行打罵、扣留或者非法搜身。
第三，要善於運用解說技巧。解說技巧，此處主要是指參展單位的工作人員在向觀眾介紹或說明展品時，所應當掌握的基本方法和技能。具體而論，在宣傳型展覽會與銷售型展覽會上，其解說技巧既有共性可循，又有各自的不同之處。
在宣傳型展覽會與銷售性展覽會上，解說技巧的共性在於：要善於因人而異，使解說具有針對性。與此同時，要突出自己展品的特色。在實事求是的前提下，要注意對其揚長避短，強調“人無我有”之處。在必要時，還可邀請觀眾親自動手操作，或由工作人員對其進行現場示範。此外，還可安排觀眾觀看與展品相關的影視片，並向其提供說明材料與單位名片。通常，說明材料與單位名片應常備於展台之上，由觀眾自取。
進而言之，宣傳型展覽會與銷售型展覽會的解說技巧，又有一些不同之處。在宣傳型展覽會上，解說的重點應當放在推廣參展單位的形象之上。要善於使解說圍繞著參展單位與公眾的雙向溝通而進行，時時刻刻都應大力宣傳本單位的成就和理念，以便使公眾對參展單位給予認可。
而在銷售型展覽會上，解說的重點則必須放在主要展品的介紹與推銷之上。按照國外的常規說法，解說時一定要注意“FABE”並重。其中，“F”指展品特征，“A”指展品優點，“B”指客戶利益，“E”則指可資證據。要求工作人員在銷售型展覽會上向觀眾進行解說之時，注意“FABE”並重，就是要求其解說應當以客戶利益為重，要在提供有利證據的前提之下，著重強調自己所介紹、推銷的展品的主要特征與主要優點，以爭取使客戶覺得言之有理，樂於接受。不過，爭搶、尾隨觀眾兜售展品，弄虛作假，或是強行向觀眾推介展品，則不可取。
有禮貌不一定顯得有智慧，無禮貌卻常常顯得很愚蠢。
——蘭道