現在，很多企業都采用信息化辦公係統。內部電子郵件、公告板代替了傳統的麵對麵溝通。
每天上班第一件事，就是查看和處理郵件，刪除討厭的垃圾郵件，回複朋友的郵件，轉發出自己覺得有意思的東西，往往占去一兩個小時。早就對這類占用太多時間的事務感覺不滿，但又不能不打開郵件，害怕錯過什麼重要信息。
所以，上班路上耗費的時間，就是我集中處理郵件的時間。把同一類型的事務放到一起，可以節約更多時間。遇到緊急事務的話，也可以方便地用郵件發送傳真，甚至發送至手機郵箱上。
郵件溝通沒有表情、語氣和姿勢輔助，所以更需要注重技巧，如果使用不當，很容易引發嚴重的誤會。例如前段時間，在網絡上引發軒然大波的“郵件門”事件，就讓電子郵件這個早已不新鮮的工具，再次成為事件中的焦點。
事件源自EMC前大中華區總裁的一封電子郵件。因為工作瑣事，總裁通過內部電子郵件係統給他的高級女秘書發去了一封譴責信。按照常規，女秘書原本隻需要用英文寫一封回信，解釋當天的原委，同時給自己的頂頭上司和人力資源部的高管另外去信說明，坦承自己的錯誤並道歉。但出人意料的是，這位女秘書回複了一封拒不道歉並要求對方尊重的郵件，從而贏得了網絡上“史上最牛女秘書”的稱號。短短一周內，這封郵件在網絡上迅速流傳開。每個接收到轉發的郵件，會再次轉發給數位朋友。從北京、上海到成都、廣州、南京……幾乎全國所有知名外企都在瘋狂轉發。最後，總裁辭職，女秘書再無法找到工作，兩敗俱傷的結果，讓“郵件門”事件告一段落。
誰會料到電子郵件會引發這麼大的風波？看來，電子郵件對我們的影響力，早已比想像中更大。撥出專門的時間，鄭重其事地回複和撰寫郵件吧。遇到重要的郵件，也可以利用這段時間，起草腹稿、構思措辭。進入公司後，就可以立刻投入工作中。不再被這類事務攪得心煩意亂。