為他人留言傳話
當別人傳遞給你一通電話留言，你希望知道的，是何時與何人打過這通電話給你。當然，如果還能知道何故、何地或何事，對你更有幫助。稱為他人傳達電話留言時，自然應該取得這些資訊。當你確定自己能做到這幾點時，你就展現出良好的商業禮儀。
精確：記下來電者的全名，確定無誤，抄下對方電話號碼，如果可能的話，也問及對方便於回電的時刻。
即時：盡速傳達訊息，告訴同事有人來電。但僅把字條擱在他辦公桌上，別以為他便會立刻留意到它。
在電話訪客方麵，也要讓他安心，告訴他隻要同事有空或回到公司，你一定馬上把留言交給他。提供來電者資訊時，要刻意維持自己的專業姿態。你可以說，你這位同事去參加研討會，要到傍晚才會回到公司。可是你再進一步討論到研討會的主題、地點，甚至主動提供細節，恐怕就欠妥當了。你不認識對方，多說無益，甚而禍從口出，可能會為你的同事帶來困擾。此處，就要運用那四個B字口訣了：禮貌（Bepolite）、友善（Befriendly）、專業（Beprofessional）、謹慎（Becautious）。
順便一提，另外還有一個B字也應該牢牢記住：
要能回應（Beresponsive）：溝通的悲劇在於缺乏回應。此處提到的是一般通訊，你若答應回電或回信，就要履行自己的承諾。卡通插畫家寇爾提醒我們：不回信和不同電就表示其人的教養不夠。
尋呼機與移動電話的幹擾
移動電話與相關科技裝置讓你與資訊時代並駕齊驅，其惠澤實不勝枚舉。如果你擁有並經常使用這類裝置，應對其優點了若指掌。這些都是往正麵去想，當然，往負麵去想，其缺陷亦所在多有。
移動電話與尋呼機能夠：
幹擾到你目前在進行中的談話。
讓旁人分神，因為無可避免地，他們會聽到你的手機談話。
由於期待手機來電，使你無法專心處理眼前的事務，你因而被這些通訊工具綁住，甚或成為它們的奴隸。在禁音場所造成噪音。譬如你參加一項新電腦軟件訓練計劃，在課程中，尋呼機與手機的聲響就構成不受歡迎的噪音。
別堂而皇之地任意使用這些通訊工具，因而觸犯了他人。有必要時，事先作好通訊安排，免得造成他人的困擾。如果你周三要參加的研討會極為重要，公司必然安排有人代班幾小時，你也可以利用午休或喝咖啡時間打電話回公司取得留言。如果發生緊急事故，請公司聯係研討會人員，他們自然會刻不容緩地找到你，轉達信息。換言代之，在新式電子通訊設置可能為你帶來困擾或幹擾的場合，不妨以老式通訊網絡取而代之。能做到這一點的話，則仍奉行商業禮儀不諱，確實做到設身處地，為旁人境遇設想。你不僅能為自己免去一絲尷尬，而且在汲汲營營企業圈的一天裏，你為這個噪雜煩囂的世界恢複了幾許心靈的寧靜。
第十三講其他
你知道如何用法文說“請”和“謝謝”？或是西班牙文？日文？意大利文？葡萄牙文？
如果你在國外做生意，你是否能掌握該國語文，並能利用它來呈現你的彬彬君子之風？
要把上麵這個問題回答得周全，就要換個方式來問。
一名來自遠邦的外國人，在美國和人做生意，英語說寫流利，是不是就一定能呈現無可疵議的商業禮儀？
或許不一定。
在國外進行業務往來，要表現彬彬君子之風，要在禮儀上無懈可擊，所應掌握的不隻是該國的語文和辭句。即使如此，擁有基本語文能力還是一個相當好的著手點；你虛心學習其語文的意願一定會獲得他們的稱賞。縱然英文是通用的商業語言，在某些場合，你對該地的語文有所專長，也會令你信心大增，在推動業務上暢行無阻。
外國語言加減學
你若想尋找某種語文字典或辭典，並期望它能提供應用語言例句，應該不成問題。不過，想囫圇吞棗，短期間硬背下來，可就困難多了。因此，你的語言研習課程必須量身訂造，切合需要。先作沙盤推演，腦中冥想行程，用中文列出一路上可能用到的辭句。比方說，你可能會需要表達：“飯店能否派出說中文的人員來協助我？我想在飯店餐廳設宴款待客人。”
你打通電話需要用到什麼辭句？有位外國同業的妻子不會說英文和中文，你又如何和她寒喧幾句（譬如“我很高興認識你”“你有一個可愛的家”）？
你一旦列好清單，就著手尋找相應辭句，然後花時間背誦下來。
有些商業語言工具書會提供基本西文商業用語表。翻閱這些書籍，可以找到中英對照的字彙。
顯而易見，此類特定資訊頗能應急，尤其已將個人學習範圍縮小，隻鎖定當前特殊需要，依其排定優先順序，因此，語言研習就不致造成心理負擔。
在學習的過程中，也要考慮到別人將如何答複你的問題與評論，根據這些答案也相對建立起一套關鍵辭彙（例如“我也很高興認識你”“對不起，我愛莫能助”“我會找別人來幫助你”等）。