信箋也在傳達訊息
你選取信箋的外觀正式，可隨興，或可居於二者之間。如果早晨在辦公桌上發現一個紫底白圓點的信封，你不會期待它裏麵含有迫切的業務資訊。事實上，如果它摻在一堆看來重要的信件當中，你可能會最後一個打開它。
當你所選擇的信箋、信封與信息相輔相成，收信人一眼就能掌握住信息的梗概。這麼做也是替他人著想。
從你辦公桌信件中的印製品汲取心得；在和公司文具供應商或本地文具店洽商時，特別留意信件的顏色、厚度、設計和大小。反正選擇文具是必行之事，不妨多費點時間和心思揀選出最能令人滿意的紙箋。
親筆繕寫
還記得“高科技，高人氣”這句話嗎？
當電子通信係統、個人電腦和傳真機剛剛闖入職場時，人們早已認出新科技縱使帶來許多新功能，但卻永遠是如此地機械化，如此冰冷，缺乏人氣。一般人都同意人際接觸能激發生命力，是任何高科技都無法取代的。因此，所謂的“高人氣”則要視你從哪個角度觀之。
一封手寫的信件與一通經由高速電子傳遞的信息相比，或許在“高科技”上差了幾分，但在“高人氣”上卻多上幾分。如果你的字體秀麗，那麼你親筆書寫的訊息就更有看頭，易於辨讀，同時又傳達出一份濃厚的人情味。不妨試試親筆書信，給自己的商業通信增添點人情味。
你會說：“唉！我明白你的意思，可是使用打字機或電腦要便捷多了。”不錯，可是仍然有些場合並不是把便捷排到第一優先的位置。
當一名同事或熟人蒙受人生重大損失，或必須應付極為艱巨的挑戰（例如喪失至親、被迫離職、罹患絕症或身受重傷）時，你的關懷、哀悼或支持都應該通過親筆書信流露出來。
筆記本大小的信箋就可助你保持信息簡短扼要，並可迅速一揮而就。
在任何時刻，當你想傳達信息，又還想注入一絲人情味時，請提起筆來完成這項工作。以下幾個場合最適合以親筆書信傳遞信息：
（1）祝賀某人；
（2）向人道謝；
（3）提出非正式邀約；
（3）退回禮物（如鑒於公司政策不便收禮）。
辦公室裏，大夥從店裏買來卡片集體署名的時候，你何不在自己的簽名旁再多加上一兩句話？即使卡片上印好的字句已經十分感人了，你親筆寫下自身的感受，也會為欲傳達的訊息注入一股熱情。
及時回信
晚回信就等於沒回信。對方寄信給你，希望你有所回應，但你卻遲遲不回，那封信有如石沉大海，縱然你後來終於回了，但請考慮前因後果，你會同意：晚回信就等於沒回信。
假如你與一名居住在兩千裏外的大學同學通信，有時你會忘了回她的信，讓她的信默默待在書桌一角積塵納垢，她也許會原諒你。有天，你終於回她的信了，告訴她你最近參加過研討會的心得，是否真的買了你曾提過的那部二手車，或是否換了隱形眼鏡，她還是會很高興獲知你的近況。
當你接受職業工會之邀擔任一項研討會講評人之際，當你的女老板攜伉儷邀請全體同仁去他們的海灘別墅歡度周末之際，當一名同事傳送電子郵件建議你們在星期三下午共同翻閱公司舊檔準備新促銷活動專案之際——你最好及時和適時回複這些訊息，否則就吃不完兜著走了！你的確會遭殃，因為他們會對你氣憤不已。換個了角度，如果你是那名等待回音的人，你會不會氣憤這種人？當然會！
對於一切邀約，應計劃在24小時之內回複。如果無法決定是否能夠接受邀約，譬如在複函之前還必須取得必要資料（例如探詢飛機班次、安排托嬰、老板是否準假等），你或許應該通知對方你在複函之前還需要一點斡旋時間。捫心自問：如果你遲不作答，是否會造成邀約人的不便。如果是如此，那麼就拒絕接受好了。
當你收到一項邀約，其中要求你在特定時限內必須回複的時候，你要尊重對方的請求。忽視對方的要求會嚴重違背了禮儀的規定。
誘人的開場
“敬啟者”縱然中規中矩，合乎禮法，但卻是一種冷冰冰、硬梆梆的稱呼語。在你坐下來寫信的時候，盡可能確認收信人的身份，讓你能真正適度地去“問候”那個收信的目標，而且這樣也才符合了書信開端問候的原旨。
“尊敬的恰普曼先生，親愛的菲利蒲，尊敬的編輯，尊敬的主任，尊敬的主席。”信的頭一段要能寫得讓讀者“上鉤”。如果你培養出這種寫作功力，你的書信永遠不會遭人棄之不讀，你的業務也一定得以進展無礙。
句法和標點符號要力求正確。若為業務性質或較正式的信函，問候的稱呼語之後接續的應該是冒號，而私人信函的稱呼語之後緊接的是逗點。句法正確無誤，能讓閱信人心中留下你知書達禮的印象。如果讀者時時要因你錯字連篇而分神，你的訊息就失去應有的衝擊力。最重要的是，一封寫得胡亂潦草的信免不了帶有輕侮人的意味。“你為什麼要拿這團亂七八糟的東西來浪費我的時間？”