會。將這次經驗當作一項教訓,如此而已。
13.我把辦公室用具從我們店鋪搬到一名女性顧客車上時,她順手給了我小費。我是這家文具店的業主和營運者,我不必收取小費,可是這位女士堅持要我收下。事後,我的合夥人告訴我,她竟然又向他抱怨我接受她的小費。我到底應該怎麼辦?
別在意這件事。如果下回又發生同樣情況,向她致謝,告訴她你會將這筆款項捐給慈善團體。
14.每回和五六名同事出去吃飯,碰到付賬時,總對誰該付多少爭論不休。有的同意要付15%的小費,可是又有人主張付20%的小費,碰到這種難題,我該如何處理?
和一夥人出外吃飯,到分賬時卻煞風景地爭論不休,你可能不是惟一碰上這種頭痛問題的人。你可以在事前要求大家同意由一人先付總賬及15%的小費,然後推舉一人負責付賬。如果可行的話,在用餐前先付給這人10元或20元的合理數目。離開餐廳後,負責人再依每人個別消費額多退少補。如果這項建議仍舊無法令你滿意,看看你的同事能不能提供其他的建議。
【注】“國際小費電算中心”(簡稱TCI)位子加州聖地亞哥,電話:(800)527—9493或(619)488—7332,印製了比紙牌還小的小費換算卡,卡上附有各項小費建議金額和一目了然的換算表。各大報講雜誌經常撰文介紹這家公司的產品,而且TCI還提供一份國際小費資訊圖表,其中列舉各個免付小費的場合和地點。
第十一講通信
電子通訊要審慎
除非你的電子信息(如傳真、電子郵件)經過加密處理——因為收信人可能並非是惟一讀到這份訊息的人一一否則,以此方式傳遞敏感性資訊時必須考慮再三,以審慎為上策。你應加以取舍,其中有許多注意要項:一方麵顧及禮法,另一方麵亦向對方展現你對正當程序的掌握。近來出現了一個新名詞“網絡禮儀”,就是指互聯網電子通訊的相關禮儀,明示我們企業界人士利用尖端通訊科技傳遞信息之際,尤應留意其中有正確亦有錯誤的作業格式。
讀者請檢閱下述清單,依切身需要善加運用。
基本要項
1.信息中應辨明收信人與自己的身份,以利彼此聯係。除了傳真號碼外,你還應提供電話號碼或地址,或二者兼具。
約翰準備傳真給一名供應商時,不慎把傳真號碼按錯了,竟傳到一名毫不相幹的會計師辦公室。會計師的秘書收到這份文件,即使想通知約翰也一籌莫展,因為約翰的文件上並未提供充分的通訊資訊。她當然無法與約翰的供應商聯係,因為她根本不知道對方的傳真號碼,這也是文件誤傳到會計師事務所的首因。
2.撰寫電子信件就仿佛你在和對方麵對麵談話一般。如果你寫得過分晦澀,或文句過於簡略,對方可能會產生錯誤的印象。
馬丁十萬火急地向外市行銷中心倉儲經理催件,卻未如預期地得到對方快速的回應。這位經理向來精明幹練,效率十足,令馬丁納悶不已。一周後,馬丁所催文件終於到達,但卻是經由郵遞寄出。
到底馬丁在發給那名經理的電訊裏寫了什麼?
“需月中產品存貨清單報告。機密傳遞為上。盡速。”
“盡速”意旨可能含糊不清,是不是應該更精確點,如注明時限?至於“機密傳遞”的指示也可能有多種詮釋,倉儲經理並沒有電子加密編碼設置,因此他選擇交托郵局傳遞信息,他確實顧及了機密性,但是卻延遲了許多時間。
3.仔細檢查拚法、文法和信息的一般外觀。縱然你使用的是現代科技,也切不可因此疏忽了傳統規格和禮法。
4.字型過小可能會傳達不清,提醒對方若碰到信息模糊的狀況盡快與你聯絡。如有任何疑慮,不妨使用快遞服務或限時郵件來傳遞該項資料。無論如何,你為對方設想和防患未然的態度定能贏得對方的欣賞與感謝。
5.在信息上方應先注明文件主題,讓對方一眼就能預知端倪,即使事情繁多,可將事件排定優先處理程序。公司商號倘若生意鼎盛,事務繁忙,通訊可能無法得到即時處理。如果每項信息都標明第一優先,碰到真正緊急時刻也就缺乏衝擊力了。
禁忌
1.別以為你收到的任何要求都貨真價實。如有疑慮,務必詳查!
2.別冒犯任何人。你聽到一則粗鄙的笑話,即使當時贏得你莞爾一笑,也別忙不迭地通過電子郵件和你所有的同業或同事分享。在業界尚有助理及秘書負責收件,你的電訊可能在無意中觸犯了他人。
3.別以為大寫格式打出所有的電子信息,網友之間謔稱此為“號叫”,閱讀起來相當吃力,常會惹惱讀信人。
4.別忘了電子郵件已行之有年,舉例來說,“先此致謝”是TIA,“順便一提”是BTW。如果你是位生手,認不清通行的十幾二十個縮寫,別居然控訴那些使用它們的人傲慢無禮。
5.傳真信息篇幅過長時,別忘了加上頁碼。如此一來,收件人按頁裁訂時易於辨明紙張順序,以便閱讀及存檔。