9.樂於為人代接電話
在日常生活中，經常有要為家人、公司同事及領導代接、代轉電話的情況，可以說這已是個普遍性、經常性的活動。同事之間互相代接電話，本是互利互助之事，連電話都懶得為人代接的人，在現實生活和工作中，是難以取信於人的。所以，代接電話就是講究禮尚往來，有來有往，也是做人的基本準則之一。
10.準確記下要轉達的信息
若發話人要找的人不在，可向其說明後，問一下對方是否需要代為轉達。如對方有此請求時，即應相助於人。
對發話人要求轉達的具體內容，最好認真做好筆錄。在對方講完之後，還應重複一遍，以驗證自己的記錄是否正確無誤，免得誤事。記錄他人電話，應包括通話者單位、姓名、通話時間、通話要點、是否要求回電話、回電話時間等幾項內容。
11.及時傳達待轉信息
接聽尋找他人的電話時，先要弄明白“對方是誰”、“現在找誰”這兩個問題。若對方不願講第一個問題，可不必勉強。若對方要找的人不在，可先以實相告，然後再詢問對方“有什麼事情”。若是二者先後次序顛倒了，就可能使發話人產生疑心。
若發話人所找的人就在附近，應立刻去找，不要拖延。若答應發話人代為傳話，則應盡快落實。
不到萬不得已時，不要把代人轉達的內容，再托第二人代為轉告。否則，一是可能使轉答內容變樣，二是難保不會耽誤時間。
12.代接要尊重他人隱私
當發話人有求於己，希望轉答某事給某人時，要嚴守口風。切勿隨意擴散，“廣而告之”，辜負了他人的信任。在通話中，要明白自己是個中介，不該說的話一句不說，不該問的話一句不問，千萬不要無中生有、畫蛇添足。熱心過度是會讓人生厭的。
當別人通話時，要根據實際情況，或是埋頭做自己的事，或是自覺走開，千萬不可故意側耳“旁聽”，更不要沒事找事，主動插嘴，這種參與意識是要不得的。
13.做好準備後再撥打電話
對撥打電話前的準備工作，很多人都不以為然，因為準備需要時間，他們不想把時間花在準備上，而更願意將時間花在與客戶的溝通上。事實上，有了充分的準備，明確了自己打電話的目標，往往會達到事半功倍的效果。如果你沒有把準備工作做好，不瞄準靶子射箭，那麼就會像上麵那個例子一樣，使電話溝通以失敗告終。類似的例子在平時的電話溝通中比比皆是。
14.接聽電話前，整理好自己的情緒
電話接聽，切忌出現一些惡劣語句，例如，工作正忙的時候，電話又響個不停，情緒很可能因此而變得不耐煩，但是打電話的人並沒有察覺這一點。所以，當你拿起電話，還來不及將情緒整理就大喊：“喂！找誰！”對方一定會認為：“這是什麼公司？”一間擁有一百位員工的公司裏，隻要一位員工情緒不穩而造成客戶不滿的話，有可能一竿子打翻了一船人。
15.接電話之前先鬆一口氣
無論工作怎麼忙，接電話之前必須先鬆一口氣，之後再以明亮的聲音向對方說：“喂，某某公司，您好！”如果對方是自己的親友：“原來是你，真難得！最近好像很不錯！”之後，再依彼此的交情程度，進行不同的談話。切忌自己什麼都不說，隻是一味地詢問對方：“你叫什麼名字？”“你是哪個單位的？”“你找他是公事還是私事？”這樣會給人盛氣淩人的感覺，極不禮貌。別人會覺得，你問我是誰，那你是誰？而“喂”字如果大聲一點，則有審訊的嫌疑，讓人有被審問的感覺。
16.笑容可掬地接聽電話
即使對方看不見你，但是愉悅的笑語會使聲音自然輕快悅耳，因而留給對方極佳的印象。相反，若接電話時板著臉，一副心不甘、情不願的樣子，聲音自然會沉悶凝重，無法留給對方好感。由於臉部表情會影響聲音的變化，所以即使在電話中，也要常抱著“對方正在看著我”的心態去應對。不管何時，隻要笑容可掬地接聽電話，聲音自然會把明朗的表情傳達給對方。
要在通電話時展現你的微笑，首先要認識到每個電話都是一個友好的訪問，而不是對你私人空間的侵犯。你對待每個電話必須就像是對待你最好的朋友和喜歡的客戶，無論打電話還是接電話，拿起電話，你就應該麵帶微笑，用柔和的語氣清楚地說：“您好！”或者在接聽電話之前就微笑，先笑笑再接聽電話，以便通過聲音讓對方感覺到你友好的態度。