第五節 電話禮儀常識
1.遵循“鈴響不過三”的接聽規定
電話鈴聲一旦響起，要立即放下手頭的事去接聽電話。接聽與否，反映了一個人待人接物的真實態度。而且應該親自接聽電話，輕易不要讓別人代勞，尤其是不要讓孩子代接。
接電話有一個“鈴響不過三”的規定，即接聽電話以鈴響三聲之內接最恰當。
不要鈴響許久，才姍姍來遲。也不要鈴聲才響過一次，就拿起聽筒，這樣會讓打電話的人大吃一驚。如果是由於特殊原因，致使鈴響過久才接，要在和對方通話之前先向對方表示歉意。
接起電話時，先自報家門，並首先向對方問好。如果是對方首先問好，應該立即問候對方。但在家裏，為了自我保護，可以用電話號碼作為自報家門的內容，或者就算不報家門也不算失禮。
2.接聽態度要禮貌
在接聽群眾來電時，應不卑不亢，謙和親切，不要拿腔拿調，對對方愛答不理，更不要一言不發，有意冷場。如果來電時你正有其他的事或心情不好，不要將情緒發泄到對方身上，盡量不要對來電人表示電話來的不是時候，而應對來電人熱情友好。
3.通話時要注意舉止文明
在通話時，應對自己的舉止有所要求。當眾撥打電話時，對這一點更是不能掉以輕心。在打電話時，最好雙手持握話筒，並起身站立。一定不要在通話時把話筒夾在脖子下麵，抱著電話機隨意走動，或是趴著、仰著、坐在桌角上，或是高架雙腿與人通話。撥號時，不要以筆代手。邊打電話邊吃東西，亦為失禮。
在通話時，不宜發聲過高，免得令受話人不舒服。標準的做法是：聲音大小適中，並使話筒與口部保持3厘米左右的距離。
終止通話，放下話筒時，應使用雙手輕放，不要用力一摔，令對方誤會你有什麼不滿情緒。
通話中途中止，或撥號時對方一再占線，不要罵罵咧咧，或是采用粗暴的舉動拿電話機撒氣。這些舉動都會有損你的形象。
4.接聽時靈活多變
在接聽電話時，如果適逢另一個電話打了進來，切忌置之不理。可先對通話對象說明原因，請其勿掛電話，小候片刻，然後立即去接另一個電話。待接通之後，先請對方稍候，或過一會兒再掛進來，隨後再繼續方才正打的電話。
萬一在會晤重要客人或舉行會議期間有人打來電話，而且此刻的確不宜與其深談，可向其說明原因，表示歉意，並再約一個具體時間，屆時由自己主動打電話過去。
5.通話完畢後，要注意的禮儀
在日常生活和工作中，如果在你打完電話之後，對方剛準備向你說聲“謝謝”的時候，還沒說完，你就已經把電話重重地掛上了。這時對方的心情會很不愉快。同時，放電話時的重重聲音會通過聽筒傳給對方，使對方感到你這個人不僅不懂禮貌，而且文化素質太低。所以，在通話先畢後，應把電話輕輕地放在電話機上。打電話的一方，應該先掛斷電話。如果對方的社會地位、年齡、職務或影響比你高，你應該讓對方先掛掉電話，然後自己再輕輕地掛掉電話。
6.電話中確認對方姓名時，要注意的禮儀
在詢問對方的姓名時，一定要注意文明禮貌，尤其是在電話留言的便箋上，書寫對方的姓名時，更加需要注意這個問題。不熟悉的名字，一定要請教對方如何書寫，切不可由於因為自己打了不適當的比方，而使對方深感難堪，致使自己或公司的形象受到影響。
7.說出對方公司的全名
平常我們稱呼別人時，都會在名字後麵加上先生或小姐作為尊稱。但對方如果是公司行號時，就常常省略而造成對方的不愉快。因此，無論對方是人或是公司，我們都應稟持尊敬的態度稱呼他。不嫌麻煩地把對方公司的全名都說出來，才不至於讓對方認為我們沒有禮貌。
8.拿起電話筒時，要注意的禮儀
在中午休息、吃飯、聊天的時候，或在會議進行當中，電話鈴突然響的時候，在這個時間裏，我們應當怎樣應對電話，才算得體呢？同事們正在聊天，電話鈴突然響起的時候，聊天的聲音應該放低，作為企業電話，最忌諱一邊說笑、吃東西，一邊接電話，通話的對方往往首先對接電話的人反感，繼而為這家公司產生不佳的印象。所以當你和同事們邊聊天邊吃飯的時候，電話鈴聲剛好響起來，首先你應該停止談話，並且把口中的食物咽下去。然後間隔一小段呼吸的時間，迅速轉換新狀態再拿起電話筒。