第18章 轉變思維,高效行走職場(3)(1 / 3)

善於偷懶與拒絕有這樣幾個高招。

(1)工作太多時,學會“情非得已”拒絕法。若是將上司臨時交付或中途插入的工作照單全收,勢必會被工作追著跑,無法掌握自己的時間。因此,偷懶達人通常具備高明的拒絕技巧。首先他們會有盡一己之力鼎力相助的態度,其次明確地提出事實(也可以是虛構的理由)以作為擋箭牌,明示自己實在分身乏術讓對方知難而退。最後在拒絕對方的同時,表情和肢體語言都要傳達出情非得已的惋惜態度。

(2)為延緩下午昏昏欲睡的到來,午休從一點開始。對大多數人而言,上午時間是工作最有效率的黃金時段,午休時間一過,人的專注力很容易大幅降低,工作效率低落。麵對這種狀況偷懶達人會晚一小時開始午休,以延長上午的高效率、高專注力的黃金時段,來積極處理一天中大部分的工作。到了下午精神渙散時,便專心偷懶做些不用動腦力的例行性工作或思考性工作。

(3)注意力不集中時,先專心偷懶十五分鍾。根據研究,人類能夠集中專注力的平均極限是十五分鍾,工作時與其分心導致進度緩慢,不如徹底抽離專心偷懶十五分鍾,看看電視或做做體操等,之後再回到崗位上重新投入工作。

(4)進度被打亂時,隻做非我不可的事。一般人多半是依據事情的輕重緩急來決定工作的優先順序的,但若是遇到客戶的緊急電話、上司突如其來的請求,即使是重要的事也隻得延後處理。所以在開始規劃工作進度之前,就應該先判斷每一項工作是不是非我不可。如果是誰都能夠做的工作或是完成一部分後就可以請別人接手的工作,就要勇於舍棄。

零加班思維:零加班與時間管理

許多上班族總是桌上堆滿文件,每天加班到很晚,連周末也工作,嘴裏經常抱怨“時間不夠用”。然而仔細觀察他們的行為,就會發現:他們平日裏總是表現得像是時間很充裕的樣子,不是做些無關緊要的事情,就是把工時無期限地往後拖延,陶醉在“我好忙”的幻想裏。如果擁有零加班的思維模式,就可使你以高效的工作方式解決問題,而不再是將工作積壓在案頭,使工作忙亂,一籌莫展。而零加班思維模式的重中之重則是做好時間管理。因此需要你轉換思維,把時間管理作為工作的重點。

但這裏又存在另一個問題:如果真的覺得時間不夠用,應該想辦法讓工作更有效率,把時間安排得更好才對。光是嚷著沒時間卻光說不練,形同將已經不夠的時間像開著的水龍頭一樣浪費掉。所以或許可以試著自問,之所以需要加班,是因為工作量太大隻好加班,還是以為隻要加班就可以做完?要做好時間管理第一個關鍵就是:放棄把事情做完為止的觀念,改變為在期限內把工作做完的思維。回想學生時代,讀書效率最高的時候總是在考試前晚。如果老師說等你們準備好再考試,考試日期應該會一直延後吧。為每項工作設定期限,規定自己要在幾月幾日幾點之前完成某件事,才會思考如何以更快的速度達到目標。

如果你不是不想遵守期限而是事情真的做不完,可參考通用電氣公司前總裁傑克·韋爾奇的一段話:如果有人每周工作90小時,我一定會告訴他“豈有此理”,我周末會去滑雪、周五晚上參加朋友聚會,如果你沒辦法和我一樣就是工作方法有問題。試著列出你的二十項工作內容,其中應該有十項是沒意義的。時間管理的第二個關鍵是:有勇氣舍棄不重要的事。

設法提升效率,做好時間管理都隻是手段,終極目的無非是讓人生更有成就。我們有夢想有理想,因此一分一秒都不會浪費。丟了1000萬,總有辦法賺回來,但流失的一小時卻不可能再找回。所以時間管理的一個關鍵點就是:預先扣除額外儲蓄的概念。如果真心想存錢,以花剩的錢再拿去存的心理,是存不到任何錢的。時間也是一樣,安排行程時,預先扣除一定的時間用來做想做的事,有價值的事。一旦劃定了固定要花費的時間,這些事務就必須在期限之內完成不可,讓時間的使用變得更有效率。

若想提升工作效率首先不可或缺的就是“時間品質”。時間品質好意味著思路清晰,工作產能高,也就是所謂的黃金時段;時間品質差則指精神不濟或工作進度緩慢,按照時段安排工作與能力好壞無關,因為如果挑錯時間帶,即使擁有工作技巧也願意努力,結果還是不會太好。以下是活用黃金時段的三個階段:

(1)黃金時段因人而異,有人上午精神抖擻,一進公司就能立即切換至工作模式,有人則要等到深夜後才能靈感湧現一下,就完成了白天毫無進展的工作。所以試著找出自己精神最好、頭腦最清晰、效能最高的時間帶,那就是你的黃金時段。不過,為了避免黃金時段被占用,最好能準備次要黃金時段(即效率第二高的時段),不至於整天都荒廢。