②通過營造溝通氛圍，緩解消弭雙方衝突的緊張對立。
友好和諧、信任平等、真誠坦率的溝通氛圍，對消除衝突雙方的心理阻抗，促進雙方間問題與矛盾的解決，有著十分積極的輔助意義。雖然衝突雙方良好溝通氛圍的形成受問題與矛盾的程度、溝通雙方內在素質的差異、溝通雙方的情緒心態、溝通時機的選擇等方麵因素的製約，但若衝突雙方都有解決問題與矛盾的誠意，營造良好的溝通氛圍並不是沒有可能。物業企業承擔著主動預防和化解與物業業主之間產生的矛盾與糾紛的責任和義務，必須注重和講究與物業業主溝通時和諧溝通氛圍的營造。在營造過程中，做到自然而不刻意、真誠而不做秀、高雅而不庸俗，達到“潤物細無聲”的境界，這往往會對矛盾與糾紛的有效解決起到很大的作用，“曲徑通幽，別有洞天”的效果，這點在物業管理實踐中已得到了證實。
③通過講究溝通技巧，提升化解雙方衝突的質量。
物業企業與物業業主之間因矛盾與糾紛而產生的交往溝通是需要講究技巧的，而有效的溝通技巧直接影響到雙方溝通的質量或成敗，這也是不同的人在處置相類似事件所得到結果不盡相同的原因所在。在這裏，除了溝通主體個人內在素質差異起主導作用外，溝通對象的文化背景、社會層級、性別年齡、個性特征也起著相當重要的作用。為此，在預防物業衝突過程中，要求物業企業必須認真研究這些構成溝通要素的差異，探索其內在的一般規律和相互聯係，因人而異、因事而異，運用預防物業衝突的溝通規則和技巧，根據不同特性的對象，選擇不同的場合與時機，采取不同的方法和手段，通過不同的途徑和形式，展開和實施溝通行為，從而最大限度地減少溝通失誤，提高溝通的有效性和成功率，幫助物業企業提升化解雙方糾紛與衝突的質量和效果。
④通過注重溝通細節，控製消除雙方衝突的節外生枝。
通常，人們以為人際間的溝通主要是指語言上的溝通，這其實是對溝通認識上的誤區。在現實生活中，溝通的形態是多種多樣的，除了語言外，還有書麵文字、肢體語言、傳播媒體等多種溝通形態。這些形態，在人際溝通時，有些必須單獨使用，有些則可共同使用，還有些則是要交叉使用，究竟如何運用，取決於溝通主體的溝通思路和意圖以及臨場的發揮。這些溝通的輔助形態，在溝通過程中雖然隻起到“畫龍點睛”的作用，但它可能直接決定著溝通行為的成敗。如：溝通雙方在尚未溝通時，溝通主體做了一個不經意的、粗俗的習慣動作，使溝通對象產生厭惡或反感，瞬時產生了心理阻抗，從而失去了溝通的興趣和願望，這種事例在物業企業解決與物業業主矛盾和糾紛中並不少見。
為此，物業企業在與物業業主溝通過程中，應從係統的角度，對各種不同的溝通形態及其在使用中的注意事項，都予以規範和明確，以避免在溝通時因細節的失誤而導致溝通整體行為的失敗。
二、溝通的要求
1.溝通的能力
①觀察力。物業衝突所言的觀察力，是指物業企業全麵、深入地觀察、分析事物的能力。這種能力，不僅是感官的感覺，還包括著思維活動的過程。物業企業在因矛盾或糾紛與物業業主進行溝通的過程中，應對物業業主進行“入木三分”的細致觀察，善於在細微之處理出主脈，在言談瞬間把握精髓，以掌握雙方溝通的主動權。如在與物業業主接觸初始，就要根據其言談舉止、儀表儀態，分析和把握其現時的心態、情緒、表情、態度、素養以及可能產生的行為等，然後以此為依托，明確溝通的主題、內容、尺度、分寸、層級、範圍以及注意事項等，並在溝通過程中隨著問題的深入，不斷地調整和完善自我的溝通方略，使溝通行為真正成為有的放矢的行為，促成矛盾或糾紛的有效解決。