合同執行過程的監控
與供應商簽訂的合同具有法律效力，采購人員應全力跟蹤。確實需要變更時要征得供應商的同意，不可一意孤行。合同執行的監控要把握以下事項：
（1）嚴密地監控供應商準備物料的詳細過程，保證合同的正常執行。發現問題及時反饋，需要中途變更的要立即解決，不可延誤時間。
“不同種類的物料，其準備過程也不同，總體上可分為兩類。一類是供應商需要按照樣品或圖紙定製的物料，存在加工過程，周期長，變數多；另一類是供應商有庫存，不存在加工過程，周期短。前者監控過程比較複雜，後者相對較為簡單。”
（2）緊密注意生產需求形勢。如果因市場需求生產緊急，要本批物料立即到貨，采購人員應馬上與供應商協調，必要時可幫助供應商解決疑難問題，保證需求物料的準時供應。
（3）慎重處理庫存控製。庫存水平在某種程度上體現采購人員的水平。既不能讓生產缺料，又可保持最低的庫存水平。
（4）控製好物料驗收環節。物料到達合同規定的交貨地點，對國內供應商一般是企業倉庫，對境外交貨是企業國際物流中轉中心。境外交貨情況下，供應商在交貨前會將到貨情況表單傳真給采購人員及相關人員。企業采購人員及相關人員必須按照采購合同對到貨的物料、批量、單價及總金額等進行確認，並進行錄入歸檔，開始辦理付款手續。
“境外物料的付款條件可能是預付款或即期付款，一般不采用延期付款。與供應商進行一手交錢一手交貨的方式，采購人員及相關人員必須在交貨前把付款手續辦妥。”
合同監控的要點
（1）在合同監控過程中，要注意供應商的質量、貨期的變化情況。需要對合同的條款進行修改的，要及時提醒相關人員辦理，以利於采購合約的履行。
（2）注意把采購合同、各種經驗數據的分類保存工作做好。有條件的，可以采用計算機軟件管理係統進行管理，將采購合約進展狀況錄入計算機中，借助計算機自動處理跟蹤合同。
（3）供應商的曆史表現數據對采購合同的下達及跟蹤起到重要的參考價值，因此采購人員應注意利用供應商的曆史情況決定對其實施的過程方法。
73節 修改采購合同要分清情況
“要點提示”采購合同的修改，必須為采購企業或供應商任何一方提出並經雙方同意。
通常，采購合同有來自國內及國外兩種，其修改也分兩種情形：
國內采購合同的修改
國內采購合同的修改最常見的有交貨日期及價格的修改兩種。
1.交貨日期
在合同簽訂後，供應商因受水災影響，生產設備受損或停工待料，無法在預定時間內完工交驗；而供應商又不願受違約罰款的損失，經采購企業同意延期交貨，此同意文件視為合約附件之一。
2.采購價格
由於工資及材料上漲，按采購合同約定的價格，供應商無法履行交貨義務，而解約重購對雙方均屬不利時，可協調修訂合同價格。
“在生產過程中，基於事實需要，供應商的物料組成部分應追加或修改時，其供應仍由原供應商提供。此項追加或修改物料的約定也視為合同附件之一，並辦理加減貨款手續。”
國外采購合同的修改
國外采購合同的修改一般有下列三種常見形式。
1.裝運期的修改
此種修改方式通常由供應商提出。由於原料短缺、延誤生產或其他原因，供應商無法在約定日期內將貨品裝運，來函要求企業修改裝運日期。
2.船運改空運
供應商遲延交貨的特殊急需貨品（如某機器的重要零件、醫療用品）、季節性銷售貨品等，是涉及時效性貨品，必須改為空運的。
3.一次裝運改分批裝運
由於製造日程或船隻艙位問題，供應商無法一次將貨品裝運完成，要求企業修改分批裝運。
74節 了解采購合同取消（終止）情形
“要點提示”一份好的合同，能夠保障商業活動的正常進行，有效預防糾紛的產生。若意外情形發生時，一方有權取消或終止合同，以維護自身利益。
采購合同取消
采購合同的取消，有下列三種情形：
1.因違約而取消合同
其原因有二：
（1）供應商違約，例如所交物料不符合規格或不能按規定日期交貨而取消合同。
（2）企業違約，例如不依約定開出信用證而取消合同。
以上兩者都屬不正常的取消合同。
2.因需求變更由采購方要求取消合同
因市場不景氣，企業臨時決定取消部分物料的采購而取消合同，但供應商因而遭受的損失應由采購方負責賠償。如果是以信用證方式付款並訂明供應商收到信用證若幹日起為交貨時間，則在信用證尚未開出前，合同並未具體生效，所以采購方因需變更而在尚未開出信用證之前要求終止合同，則不須負任何賠償責任。