19節 確定訂貨數量應考慮因素
“要點提示”適當的數量是指對買賣雙方最為經濟的數量。所以，對買方來說是經濟的訂貨數量，對賣方而言為經濟的受訂數量。經濟的訂貨數量視材料或零配件不同而不同。
采購人員不能以請購單所寫的數量，照單作為訂貨數量，而應充分考慮以下因素：
來自采購批量大小的價格變化
一般是數量越多，價格越低，因為供應商不需換模、重新安排作業等，一次加以生產，而搬運工作也能一次完成。
庫存量變化
要擁有多少庫存，基本上除涉及經營方針之外，也視材料或零配件的不同而異。為了保管而須占倉庫的貨品，有必要盡量減少庫存。另外，容易老化或變質的貨品，隻要少量存放即可。
資金是否充裕
資金的寬裕度，若合起來訂貨較為便宜，但若資金拮據則不宜合起來訂貨。
另外，資金或許還不至於那麼緊迫，但若新的工廠建設，或機器設備的增設，需要資金時，訂貨數量也將受到限製。
訂貨次數
訂貨單的填製，次數越多，所花費用越大。尤其是價格低的貨品，零零碎碎的訂貨，辦手續所花的成本恐怕會高於物品本身的價格。
管理費用
1.采購費用
采購費用主要包括人事費、消耗品、通信費、差旅費、交通費等，也應充分考慮。
2.用於議價的費用
即與賣方討價還價的費用。
3.庫存維持費用
為了保管所需的設備、搬運、老化、減耗、破損等損失的費用。
4.庫存投資的利息
為購買庫存品的資金所付的利息。
5.保管占地麵積的費用
建築物的折舊、維護費、光熱費用等。
6.倉庫部門的人員費用
從事物品收受、保管、領出等工作的人員的薪資。
7.折舊
對設備或機器折舊所提的費用。
消費量
每天的使用數量不多，但視為交易的單位，沒有達到一定的數量無法訂購時，務必湊成最小的交易單位才行。比如，銅線必須要有5千克或10千克之一卷（Spool）作為交易單位。
備用材料的有無
進貨延遲時，若備有融通使用的材料則訂貨數量不必多。
材料取得的難易度
由於具有季節性因素，僅某一季節才能上市的材料，也隻好集中在一起訂購。
生產管理方式
采用Justin Time之類的生產管理製度的公司，其訂貨數量必然限於最小。
訂貨到進貨的期間
假如不考慮到賣方的製訂生產計劃所需的期間、生產所需期間、運輸期間、驗收期間來決定訂貨的數量則會發生缺貨損失。
生產、捆包、出貨的一般交易單位
假如少於此一交易單位會發生無法進貨或延誤進貨等事情。
保管設備
缺乏充分的保管設備的場合或保管場所有餘裕的場合，其訂貨數量也不一樣。
市場狀況與價格傾向
由於市場景氣而價格會變動的如：非鐵金屬（銅、鉛、錫、鎳……），貴金屬（金、銀、白金……）。對上述的貨品，判斷其價格會上漲時則要成批地訂貨。
考慮以上許多因素之後，掌握最經濟的訂貨數量並加以修正後決定。
所以，采購人員除了專業知識、經驗之外，尚須經常掌握有關生產狀況、將來計劃等的信息或資料。
另外，對交易對象的現狀或未來的動向也需充分了解。
20節 尋找合適訂購方法與數量
“要點提示”在確認了采購需求後，就應尋找合適的采購方法和采購數量，以期控製企業成本。
以定期訂貨的方式決定訂貨數量
1.定期訂貨的步驟
（1）訂貨（下單）的時期定為一星期或一個月。
（2）在該時點預測消費數量。
（3）算出訂貨數量。
2.計算公式
訂貨量=（訂貨周期 調度期間）×消費預訂量）-現在庫存量-現在已訂貨的未進貨量 安全庫存量
之所以要加上安全庫存量，是因為可能在調度期間需求會增加或調配期間會延長而需要預防庫存短缺。
以定量訂貨的方式決定訂貨數量
1.決定經濟的訂貨數量
如前所述，計算經濟訂貨量。
2.決定訂貨點
訂貨點=平均消費量×調度期間 安全庫存量
其中，平均消費量為年生產數量的月平均量。
尋找適當的訂貨方法與數量的步驟
1.首先決定最適訂貨方法
訂貨品目一決定，首先要考慮采取定期訂貨方式還是定量訂貨方式。
若價格高，庫存負擔大，具有設計變更的危險且調度時間長者宜采取定期訂購方式；若價格低，庫存負擔少，經常有需要，務必要有一定數量的庫存者，宜采用定量訂貨方式。另外，以雖然需要的預測不容易，卻很少會成為呆料的貨品為主。
2.再度查核訂貨數量
訂貨方式決定了訂貨數量，所以有必要再度對以下各項予以查核。
（1）預測將來的價格是否會上漲，若上漲則增加訂貨數量。
（2）預測將來的價格是否會下跌，若下跌則減少訂貨數量。
（3）數量折扣率如何，若增加數量，價格會更加低則增加訂貨數量。
（4）存於倉庫是否會劣化，若劣化時則該減少訂貨數量。
（5）有無季節因素。非生產季節，價格就會上漲時應增加訂貨數量。
（6）是否小於一般交易單位。為符合一般的商業習慣應增加訂貨量到一般的交易單位。
21節 購適當時間決定因素
“要點提示”若物品計劃與采購事項的進行時期過早，則增加物品庫存量、造成大量資金積壓的損失；若物品計劃與采購事項的進行時期過遲，則存量不足，生產線常待料停工，嚴重影響產銷的順利。
何時進行采購，何時計劃進廠，到生產的順序十分重要。因此決定采購適當時期是十分重要的，應預先加以計劃。
一般來說，采購適當時間因不同的采購方式而不同，常見的情況有如下幾種：
現用現購物品
（1）須由物品需用日期起，倒算出合理的購備時間，以決定適當的采購時間。
（2）在以最佳成本為原則的前提下，采購時間的長短，須用公式計算出來。
“購備時間是指從開始請購物品到物品進廠檢驗收貨完備所需要的時間叫購備時間，購備時間包括：處理訂購單的時間、供應商製造備貨的時間、運輸交貨的時間及檢驗收貨的時間。”
有存貨控製
在存貨控製的情況下，則按照存量控製的方法來決定采購時間：
（1）在定量訂購製下，當某項物品到達訂購點時，即為適當的采購時間。
（2）在定期訂購製下，每隔一定時期，即進行采購。
22節 應確保交期
“要點提示”交期是采購作業中最重要的因素。惟有能夠確保貨期，才算是成功的采購。這樣，以最低的成本達成生產。
交期的延遲，毫無疑問會阻礙生產活動的順利進行，對生產現場與其有關部門將帶來有形、無形的不良影響。但也有人以為交期延遲不好，提早交貨則很好。事實上，這兩者都會增加成本負擔，因而能否確保交期，對經營效果有很大影響。作為采購人員，應做好交期管理，主要通過以下途徑：
排除障礙
在生產的過程中，還會麵臨未能預想到的障礙，如機器設備的故障、作業人員的生病、材料入庫的延誤等。
要排除這些障礙，選定適當的供應商來訂購很重要，其次應設定現實可行的貨期；努力建立貨期的權威；謀求貨期延遲比率的降低等，以締造絕無僅有的延遲現象；否則不容易引起嚴守貨期的意願。即心理上會有“別人都在延遲的話，我也……”。
最重要的莫過於雙方的溝通與追查的時宜。最常見的有已到交貨日期才去確認能否實現，這種做法，到了當天才知無法進貨，是無法補救的。
所有的製品幾乎不可能在交貨日期一次製造完成。因此，未能準時交貨的情形，通常都是在此之前的生產過程有了計劃與現實上的出入所致。
查核進行狀況
假如，采購員期待按照日程進貨，則訂了貨之後，有必要有計劃地追查進行的情形。
比如，需要查核以下事情：
（1）是否已分發圖麵、規範。
（2）模具、治工具是否已完成。
（3）材料進貨了沒有。
（4）支給品是否已給。
（5）機器加工完了沒有。
（6）電鍍、塗裝完成否。
（7）是否已著手零件或機器的裝配。
（8）總裝置何時開始。
【每次訂貨均應填寫“訂貨進度管理表”並加以查核，據此來管理交期進度，則快要延遲時能迅速采取對策，能夠按照日程取得物品。
另外，不可讓下單方的因素成為延遲貨期的主要原因。】
具體的做法，可活用“訂貨進度管理表”，但切忌遺漏應查核的項目。
23節 采購下單階段控製要點
“要點提示”采購人員在下單階段應核實供應商是否有能力獨立承擔該批貨品，對產品規範有無疑問等問題。
圖麵、規範
（1）確認有無分發。已分發時應決定如何分發，進而予以追蹤；未分發時應確認如何分發，決定如何分發，並調整貨期。
（2）有疑問時或供應商有所質疑時，應詳加調查。
（3）確認有無有關的圖麵、規範。
（4）有必要由供應商提出圖麵、規範。
①予以承認時，對圖麵、規範的提出加以追蹤。
②所提出的圖麵、規範不完備時，要求其修訂並予追蹤。
③新設計時，與技術部門的協調情形，應予追蹤。
支給品
（1）掌握支給預定日。
（2）調整支給預定日與貨期，調整支給預定日與供應商的生產能力，調整生產批數與支給批數。
模具、治工具
（1）自製或交由他公司製造，應與請購部門協商。
（2）掌握進貨預定日，調整進貨預定日與貨期，調整進貨預定日與供應廠商的生產能力。
（3）模具、治工具的性能、程度等決定要符合最合適的經濟成本。
取得困難的材料對策