05節 編訂好采購數量計劃
“要點提示”做好采購數量計劃可防止供應中斷，避免材料儲存過多，積壓資金占用倉儲空間。
企業的經營自購入原料、物料開始，經加工製成或組合裝配成為產品，再通過銷售過程獲取利潤。其中如何獲取足夠數量的原料、物料，即是采購數量計劃的重點所在。因此，采購數量計劃是在某一特定的期間內，應在何時購入何種材料多少的估計作業。
采購數量決定流程
采購數量計算
生產計劃、用料清單或材料需求計劃，以及存量管製卡是決定采購數量的主要依據，因而，可依以下公式計算采購數量：
本期應購數量=本期生產需用材料數 本期期末預定庫存量-前期預估庫存量-前期已購未入庫數量
影響采購計劃編訂的因素
影響采購計劃準確性的要素，具體來說有下列幾項：
1.年度營銷計劃
除非市場出現供不應求的狀況，否則企業年度的經營計劃多以營銷計劃為起點，而營銷計劃的擬訂，又受到銷售預測的影響。
2.年度生產計劃
一般而言，生產計劃源於營銷計劃，若營銷計劃過於樂觀，將使產量變成存貨，造成企業的財務負擔；反之，過度保守的營銷計劃，將使產量不足以供應顧客所需，喪失了創造利潤的機會。因此，常因營銷人員對市場的需求量估算失當，造成生產計劃朝令夕改，也使得采購計劃與預算必須經常調整修正，物料供需長久處於失衡狀況。
3.用料清單
若產品工程變更層出不窮，致使用料清單難做及時的反應與修訂，以致根據產量所計算出來的物料需求數量，與實際的使用量或規格不盡相符，造成采購數量過多或不及，物料規格過時或不易購得。因而，采購計劃的準確性，有賴於維持最新、最正確的用料清單。
4.生產效率
生產效率的高低，將使預計的物料需求量與實際的耗用量產生誤差。產品的生產效率降低，會導致原物料的單位耗用量提高，而使采購計劃中的數量不夠生產所需。當生產效率有降低趨勢時，采購計劃必須將此額外的耗用率計算進去，才不會發生原物料的短缺現象。
5.價格預期
在編訂采購金額預算時，常對物料價格漲跌幅度、市場景氣榮枯等多加預測，甚至列為調整預算的因素，由於個人主觀的判定與事實的演變常有差距，也可能會造成采購預算的偏差。
“由於影響采購計劃與預算的因素頗多，故采購計劃與預算擬訂後，必須與產銷部門保持經常的聯係，並針對現實的狀況作必要的調整與修訂，才能達成維持正常產銷活動的目標，並協助財務部門妥善規劃資金的來源。”
06節 確認請購需求
“要點提示”因為確認請購可知使用部門的具體需求而不致發生錯誤。由請購入證明用途及成本歸屬，將有助於正確地計算各部門的損益；讓請購單位與采購單位分離，這樣不僅有助於采購管理工作，而且還可以節省費用。
所謂請購就是由使用部門提出物料需求，因此，在確認請購需求時需注意以下事項：
了解請購部門
通常，請購是由下列部門提出的：
（1）使用部門。一般性物料均由使用部門開出請購單，經采購部門購入物料後，由倉儲部門通知其領用。
（2）倉儲部門。屬於存量管製的物料，由倉儲部門按照訂購點自行請購，無需征求使用部門的同意（除非此項物料準備停用）。
（3）生管或物管部門。當物料管理電腦化時，則依據物料需求計劃及存量管製標準，直接由電腦列印請購單，但仍需經過物料或主管部門簽核。
（4）項目小組。當企業進行擴建計劃時，或公司訂立新產品開發計劃時，均由負責此等計劃的項目小組開出請購單，以進行擴建或開發事宜。
（5）總務部門。辦公用品，通常由總務部門統籌各部門的需求，再集中請購。
請購需注意事項
為避免發生采購標的與請購需求不能完全符合，應注意下列事項：
（1）適當的請購入。請購所需求的內容，應由使用部門或統籌管理的部門填寫。
（2）以書麵的方式提出。物料的采購，有時牽涉到相當複雜的內容，若僅以口頭方式提出要求的條件，不但容易發生溝通上的錯誤，將來在驗收時若與實際的需求發生差距時，因“口說無憑”，買賣雙方也會發生紛爭，因此，應以“請購單”詳載所需物料的名稱、規格、料號、數量、需求日期等內容，可使請購的訴求趨於明確與周全。
（3）確定需求的內容。即確實表明物料品質上的一些條件，包括物料的成分、尺寸、形狀、強度、精密度、耗損率、不良率、色澤、操作方式、維護等各種特性。
（4）以規格表明示需求的水準。需用部門對品質的要求水準可以用規格表明示。以規格表明示品質的形態極多，包括廠牌或商標、形狀或尺度、化學成分或物理特性、生產方式或製作方法、市場等級、標準規格、樣品、藍圖或規範、性能或效果、用途等。
（5）盤算預算。需求的內容及水準，常與請購人的預算有密切關係，因此，在提出請購之前，必須先就支付能力與願意承受代價的上下限加以盤算，以免請購內容超出預算範圍。
07節 請購物品“三大”注意
“要點提示”在確認了采購需求後，就要弄明白采購物品的規格及要求。這樣，不僅可以提升采購的績效，而且也可降低采購的成本。
確立請購物品規格
物品的采購，應先依據需求的內容與水準，確立請購物品的規格，這樣可：
1.提供買賣雙方交易依據
規格能正確地表明采購標的的品質狀況，為買賣雙方提供交易的客觀標準，這樣不僅使買方的需求得到滿足，而且也能讓賣方放心生產。
2.便於核算成本或提供報價
若確立規格後，企業可根據其核算購入的成本確認自己是否有能力承擔；供應商也可根據計算所需投入的各種生產因素提供報價，讓企業決定是否接受。
3.可擴大報價供應商，達到競爭目的
公平、合理的規格，將使合乎報價資格的供應商增多，企業對供應來源或替代品有較多選擇的機會；供應商競爭的結果，也可獲得比較優惠的條件。
4.防止弊端，去除投機取巧
明確的規格，可使企業在驗收貨品時能有客觀的依據，以防倉儲人員好壞不分，發生舞弊機會；並在供應商預知驗收標準之下，不敢“魚目混珠”，去除投機取巧心態，使企業得到貨真價實的貨品。
5.提升采購績效，降低退換成本
明確的規格，使采購人員能迅速確定其供應來源，將來若需重複采購時，就可參考以前的資料。明確的規格也可避免購入品質不符的貨品，減少退換成本。
物品規格並非愈嚴愈好
一般物品的規格可分為主要規格與次要規格。
主要規格就是物品的主要機能，如不明確開列，訂得過於簡單粗陋，不但失去品質標準的意義，而供應商也無法據之製造，日後交貨檢驗時，買賣雙方必生爭端。
次要規格就是物品的次要機能，應盡量避免不必要的限製，否則會造成主要、次要規格輕重不分，表麵上規格相當嚴密，實際上則形同指定廠牌，造成壟斷的惡果。
“主要規格的製定，應力求清晰與明確，例如機器的產能、材料成分等；反之，次要規格則應具有彈性，避免煩瑣嚴苛，例如機器的外觀、材料包裝等”。
品質最適的才是最好的
從采購的立場來看，通常是要求“最適”的品質，而不是“最好”的品質，這可分別從適合性與經濟性來說明。
所謂“適合性”，是指采購的物品或勞務以符合需求為原則，並非盲目追求最佳的品質，因為最佳的品質未必是最合適的品質，品質太好，甚至造成使用上的困難或重大損失。
目前因勞動力市場勞力缺乏，許多企業紛紛采購設計精良的自動化機器，經此汰舊換新，生產設備的品質是提升了，但企業的主管及操作人員自身能力並沒有隨著增進，以機械式操作觀念與技術來使用數值化、電腦化的生產設備，以致機器效能無法發揮，損失不貲。
由此可見，品質應以適合、可用為原則，亦即針對產品的需求狀況、廠商的技術能力，做合理地選擇。所謂“一分錢，一分貨”，最好的品質必須付出最高的代價，這將促使生產成本上升，削弱廠商的競爭能力。所以，品質的決定，必須考慮“適合性”與“經濟性”，“價高質美”與“質劣價廉”都不是最佳的組合，若“物美價廉”不可得，則“適質適價”應該是最明智的選擇。
08節 製定采購訂貨策略
“要點提示”製定采購訂貨策略，就是要對采購訂貨的時間、數量、操作方法等進行規範化控製，從而達到對整個庫存水平進行控製的目的。
采購訂貨策略製定的原理，就是要針對各種具體的經營模式，考慮各種具體情況和約束條件，求出使得經營總費用最省的訂貨參數方案。
製定采購訂貨策略主要考慮需求者的需求類型、經營者的經營方式分析及選用合適的控製方法這三個方麵的問題。以下主要談兩個方麵的要求：
“采購訂貨策略的基本內容包括：什麼時候訂貨，即訂貨時機；訂多少，即是一個采購策略，雙是一個庫存控製策略這三個方麵的內容。”
需求類型分析
其目的是要分析需求者的需求類型，要弄清需求的性質和規律。因為不同性質的需求應當采用不同的訂貨策略。
分析需求類型，就是要弄清：它是屬於什麼需求類別，是獨立需求還是相關需求？它屬於什麼需求性質，是屬於確定型還是隨機型？它屬於什麼需求分析，是正態分布還是其他分布？