采購的數量應是適當的，不會發生缺料，也不發生待料。采購數量若不足，會引起停工待料，影響交期；采購數量若過量，將導致資金積壓，甚至浪費。因此應有一個經濟的訂購量。
4.適價（Rightprice）
材料的采購價格應適當，即用相對合理的成本獲取所需的物料。采購價格要求若過低，可能會降低材料的品質、延誤交期或損害了其他交易條件；采購的價格若過高，成本難以負擔，公司產品利潤少，競爭力減弱，容易失去市場。
5.適地（Rightplace）
供應物料的廠商與使用的地方距離應越近越好，距離若太遠，運輸成本加大，無疑影響價格；並且距離太遠，溝通協調、處理事情很不方便，所需的時間長，容易延誤交期。
03節 了解采購員職責範圍
“要點提示”采購的任務是確保企業生產所需的物料，在必要的時候，將必要的數量，以適當的品質、價格進貨，從而維持正常的生產活動，使企業配置的資源充分發揮功效。
關於一個優秀的采購員需承擔的責任，主要有以下幾個部分：采購計劃與需求確認、供應商選擇與管理、采購數量控製、采購品質控製、采購價格控製、交貨期控製、采購成本控製、采購合同管理、采購記錄管理。
具體要掌握的責任要點有：
采購計劃與需求確認
1.編製采購計劃
（1）計算采購數量。
（2）決定最適當的采購數量。
（3）編製訂購計劃表。
2.編製采購金額預算
（1）計算采購預算金額。
（2）設計采購金額預算表。
3.確認請購需求
（1）了解請購提出人員或部門。
（2）審核請購單內容。
（3）決定訂購方法。
供應商選擇與管理
（1）供應商尋找。
（2）供應商調查。
（3）供應商評選。
（4）供應商評價、考核。
（5）供應商獎罰。
采購數量控製
（1）計算適當的采購數量。
（2）尋找適當的訂貨方法。
（3）靈活運用數量策略。
（4）采購數量計算公式的運用。
采購品質控製
1.事前規劃
（1）決定品質標準並開列公平的規格。
（2）買賣雙方確認規格及圖麵。
（3）了解供應商的承製能力。
（4）買賣雙方確認驗收標準。
（5）要求供應商實施品管製度（品管認證等級）。
（6）準備及校正檢驗工具或儀器。
2.事中執行
（1）檢視供應商是否按照規範施工。
（2）提供試製品以供品質檢測。
（3）派駐檢驗員抽查在製品的品質。
（4）品管措施是否落實。
3.事後考核
（1）嚴格執行驗收標準。
（2）解決買賣雙方有關品質的歧見。
（3）提供品質異常報告。
（4）要求賣方承擔保證或保固責任。
（5）淘汰不合格供應商。
采購價格控製
（1）采購價格調查。
（2）采購價格分析與確定。
（3）詢價。
（4）報價單審查與分析。
（5）議價。
交貨期控製
1.事前規劃
（1）確定交貨日期及數量。
（2）了解供應商生產設備利用率。
（3）賣方提供生產計劃表或交貨日程表。
（4）給予供應商物管及生管能力。
（5）準備替代來源。
2.事中執行
（1）了解供應商備料情形。
（2）買方提供必要的材料、模具或技術支援。
（3）了解供應商的生產效率。
（4）買方加強交貨前的稽催工作。
（5）交期及數量變更的通知。
（6）買方盡量減少規格變更。
3.事後考核
（1）對交貨遲延的原因分析及采取對策。
（2）檢討是否必須移轉訂單（更換供應商）。
（3）執行供應商的獎懲方法。
（4）完成交易後的剩料、模具、圖麵等的回收。