第11章 、時間節約:別把時間不當作財富(2 / 3)

為企業節省時間就等於在為企業賺錢,同時也在為自己賺錢。一個優秀員工,必然會養成守時的習慣,按時完成任務,改變浪費時間的工作態度。同時,一個優秀員工還會主動地把握時間、規劃時間、管理時間,讓有限的時間發揮更大的效用。

所以,假如你想成功,就必須認清時間的價值,認真計劃,準時做每一件事。這是每一個人隻要肯做就能做到的,也是一個人能夠走向成功的必由之路。如果你連時間都管理不好,那麼,你也就不要再奢望自己能管理好其他的任何事物,更不要奢望金錢源源而來。

4.學會管理時間才能節省更多時間管理不好工作時間,就是浪費企業的財富。

時間是一切工作的載體,沒有不耗費時間的計劃與工作。在紛雜多變的現實中,我們能夠自由支配和充分利用的時間並不是很多。如何最充分最有效地利用時間,如何在最短的時間裏獲得最大的效益,不僅是現代管理科學研究的一個重要內容,也是每一個想在事業上有一番作為,想抒寫人生輝煌的下級應該充分注意的問題。科學地認識和利用時間,它適用於所有的人,但是凡不甘平庸的人,掌握管理時間的藝術是他必須遵循的一個法則。

在現代企業中,出色的員工都是善於管理和運用時間的人。同樣,優秀員工都是知道時間的價值和意義的人。

一日無二晨,時間不重臨,一年之計在於春,一日之計在於晨。人生有限,工作的時間有限,充分展現自己才能的時間更有限。一個人事業的起點,事業騰飛需要使用的資源很多,但時間是最稀缺的資源,用好這一稀缺的資源,起點會更高,起步會更快。

麵對時間的不可再生性和不可儲備性,美國當代最偉大的企業管理思想家史蒂芬·柯維博士向我們提供了如何做好時間管理的有效建議:

在汽車裏裝一部電話機。

拜訪顧客或者拜訪即將成為顧客的人時先打電話。

把汽車停放在易於駛出的位置上。

使用汽車上的收錄機,收聽那些有助益的磁帶。

外出旅行時,身邊始終備有錄音磁帶和錄音機,這樣可以在駕車時錄下摘記。

把上述的錄音機放在外衣口袋裏或床邊,這樣就有雙倍的時間走到競爭者前麵。

隨身攜帶些有用的讀物。

不要在星期五午餐時間去銀行辦事。

不要和銷售員一起喝咖啡,隻和顧客一起喝咖啡。

整整一周裏,僅為了取樂去閱讀一份商業刊物,而不要翻閱報紙上的體育或其他娛樂版。

參加一個快速閱讀班。

使用自動答話機,剔除浪費時間的電話。即使在家裏也這樣做。

盡量召開電話會議,少開麵對麵的會議。對於前一種會議要和對後種會議一樣的迅速果斷和專心一致。

要求屬下先用兩句話彙報他們的總結和建議,然後再決定是否真要他們做詳細的解釋。

利用鍛煉身體的時候聽商業磁帶或無線電廣播。

每天中午重新排列工作重點並修正工作時間表。

如果有推銷員開始向你推銷他的產品,但你並不需要這些東西,那麼打斷他的話,說:對不起!我珍惜你的時間,也珍惜我的時間,我知道我不可能使用這些東西,願你的下一個顧客令你走運,再見。

觀看商業早新聞,而不看新聞早8點。商業報道一般也播送主要新聞。

5.盤點你的時間都用到哪裏了別把時間虛擲在那些無效的工作上。

一名員工要想作出工作成績,要改變自己的工作作風,就要知道時間都用到哪裏去了,在一定的時間裏自己具體做了哪些事情以及如何做的。在日常工作中,一些員工包括一些企業領導對怎樣利用時間和將時間花在什麼事情上往往有一些錯誤的觀念。

請您對多個工作進行一次時間盤點,以便分析您迄今為止的工作作風並找出存在缺點的原因。

在時間盤點方麵分以下三步走:時間利用分析、時間損失分析、耗時因子分析。

接下來請您找出您在時間損失方麵最經常出現、最浪費時間的五個原因!

請看下列30個浪費時間的最主要的原因,或者說是時間陷阱,請針對您的情況找出5個最重要的原因,並在後邊打叉:

①目的不明確□②次序無優先□③試圖一口氣做太多的事□④對任務與活動缺乏了解□⑤每日時間安排不當□⑥個人安排混亂/辦公桌文件堆積如山□⑦廢紙雜物過多,讀物過多□⑧文件存放係統混亂□⑨花太多的時間查筆記本、記事條、地址和電話號碼本□⑩缺乏動機或惰性的工作態度□缺乏協調和團隊精神□常被來電打斷工作□不速之客的幹擾□怯於拒絕他人□信息不完全或信息來得太遲□缺乏自律□做事不能善始善終□注意力被轉移或喧鬧幹擾□馬拉鬆式地會談□對會談與談判缺乏準備□沒有溝通或溝通不準確□閑談私事過多□通訊過多□過多文書記錄□做事拖拉□什麼都想知道□約會等待時間過長□辦事急躁,缺乏耐性□很少交派下屬辦事□對交派下去的工作很少檢查□通過時間盤點分析你的工作作風並找出存在的缺點和浪費時間的原因,對自己管理時間的狀態有一個正確的評價,將有利於今後對時間進行更有效的管理。

6.清點時間倉庫,改變浪費惡習時間一定要用在和目標相關的事務上。

所謂時間浪費,就是指對實現目標毫無貢獻或較少貢獻的時間消耗。

是否將時間用在與自己目標相關的事務上?如果不是,就表示時間管理出了問題,這時,首先應該做的就是:想辦法找出自己浪費時間的因素。

通常在日常工作和生活中,大致會有這樣幾方麵的浪費因素:

(1)工作無計劃每天如無頭蒼蠅一樣任雜事擺布,必然不會有好結果:

忙忙碌碌,每天都有做不完的事;耽誤大事,抽不出時間來考慮全局性的重要的問題;心情煩躁,問題成堆,影響工作效率。

(2)辦事拖拉辦事拖拉是官僚主義的產物,其危害在時間管理上的表現是:

陷入焦慮。該辦的事沒有完成,加上別人的催促,會形成長時間的心理壓力。

計劃付之東流。某項工作從上午拖到下午,從甲單位推到乙單位,再好的計劃也會失去指導作用。

問題成堆。待解決的問題和待批閱的文件越積越多,貽誤時機。

(3)環境幹擾例如電話鈴聲、同事的談話聲或突然來客等幹擾,這些幹擾往往會浪費很多時間,造成時效低下:

占用時間。

打斷正常的工作秩序。

無法靜心。精力不能集中在某一件事情上,其效率最低,也是最令人痛苦的,更可怕的是這些幹擾會使你認為工作低效率是理所當然的。

(4)攬事太多不該攬的事最好不要插手太多,特別是與工作無關的事,還有不需要自己親自去做的事。攬事太多必然造成時間浪費:

精力分散,無法完成重要的事情,甚至什麼事也做不好。

因小失大,不該自己做的事太多了,該做的事就不會做好了。

影響下屬或同事。你攬的事情越多,下屬越沒有積極性,同事還會有意地把什麼事都推給你,造成的麻煩就更大了。

(5)過度疲勞工作越多,越拚命去幹,越需要休息,如果累了也硬撐著不休息,效果必然會適得其反。造成的不良後果是:

精力不能集中。

厭煩情緒,帶著這種情緒工作,隻能是浪費時間。

頭昏腦脹,引發大腦及其他疾病。如果造成生病休養,那還談何高效率?

美國時間管理專家亞裏克·麥肯齊曾對十四個國家的管理人員進行調查,結果顯示,管理者浪費時間的十五項主要因素為:

電話幹擾訪客會議危機缺乏目標、優先次序和期限桌子雜亂無效授權,忙於日常瑣事即刻想做的事太多缺乏溝通,指示不明確不充分、不正確和延誤的信息拖延和猶豫不決責任和權力混淆不清不會拒絕擱置未完成的工作缺乏自我約束浪費時間的主要因素主要有以上幾個方麵,如果你發現自己有上麵哪方麵的雷同,那就應該趕緊檢查自己具體的問題出在哪裏了,采取措施予以糾正。浪費時間就是浪費金錢,就是損耗生命。

7.善於讓你有限的時間增加效益高效率地工作,能把時間價值轉化為企業效益。