許多談判者總是遵循“後發製人”的戰術原則,不願意一下子打開天窗說亮話,這就需要我們利用以上方法來判斷對方的真實意圖。
③與對方深入地溝通。
當對方陳述立場時,如感到疑問,應及時提出,以求澄清,決不能為了不暴露自己的無知,不懂裝懂,含糊過去。同時,在談判中自己也應對某些問題明確表示自己這一方的意見。有些問題可以避而不談,不表示意見;但是,不能對對方所有的談話和問題都采取含糊和模棱兩可的態度。談判是雙方信息溝通的活動,在了解了對方的立場後,應及時明確地提出自己的看法,並找出彼此之間利益的差距。
④避免不必要的爭執。
在談判過程中,應盡量避免發生對於雙方談判進展毫無意義的爭執。把精力和時間都消耗在無關宗旨的分歧爭論中,是毫無意義的。
⑤不能流露急於求成的心理。
哪怕你真的希望盡快達成協議,也要從容自若地按既定程序有條不紊地進行討論。欲速則不達,如果你流露出心急火燎的心理而被對方察覺,對方就會利用你這個弱點,想出種種的對策使你陷入不利的境地。
⑥不要輕易放棄談判。
當談判中出現曲折時,不要輕易放棄談判,應想一切可能的辦法,尋找盡可能理想的結果。一時陷入僵局,這是在談判中經常可能發生的,這時就要求雙方能有誠意地適當調整自己的目標,做些必要的妥協和讓步,使談判能繼續下去。
⑦不可過分地妥協與遷就對方。
當談判處於自己想達成協議而對方卻又沒有誠意的時候,切不可一味妥協、遷就,以致簽訂對自己利益損害太大的協議;而應保持冷靜,對雙方利益做出透徹的分析,找出對手的致命弱點予以雄辯的揭示和申述。這樣往往能使談判的走向發生戲劇性的變化。
2.領導者舉行記者招待會的技巧
記者招待會又稱新聞發布會,是某一組織的領導者主動與社會交往,向社會發布信息、塑造組織形象的重要形式。它將新聞機構的記者召集在一起,宣布有關消息,並回答記者提出的有關問題。舉行記者招待會,無論是在深度還是在廣度上,都比其他新聞發布的形式更為優越。但是,記者招待會對發言人和主持人的要求很高,如發言人和主持人需要十分敏感、反應迅速等。因此,舉行記者招待會,領導者需要有較高的水平和技巧,並且,需要做好充分的準備。
(1)記者招待會前的準備工作
舉辦記者招待會前的準備工作十分重要,主要有以下六個方麵:
①選擇地點、時間。
在地點選擇上,要考慮給記者創造各種方便,如錄像、拍攝的輔助燈光,視聽輔助工具,幻燈、電影的播放設備等;還要考慮會場所用的桌椅適合於記者的記錄使用。在時間選擇上,應盡量避開節、假日和有重大活動的日子。
②選定招待會的主持人和發言人。
由於記者的職業要求和習慣,他們大都善於提出一些尖銳深刻甚至很棘手的問題。這就對主持人和發言人提出了很高的要求。主持人和發言人必須具備思維敏捷、反應迅速的素質和才能,具有較高的文化修養和專業水平。會議的主持人一般應由有較高專業技巧的人,如公共關係人員擔任;會議發言人則應是組織的高級領導者,若不能勝任,需要在會前進行必要訓練,以達到在記者招待會上應付自如的能力。
③準備發言材料和報道提綱。
首先要確定記者招待會的主題,要組織熟悉情況的人員成立專門的發言起草小組,全麵收集有關資料、情報,寫出準確、生動的發言稿供發言人參考。要特別注意會前應將會議主題、發言稿和報道提綱的內容在組織內部通報一下,統一口徑,防止會上口徑不一,在記者中引起猜疑和混亂。
④準備宣傳輔助材料。
宣傳輔助材料要圍繞主題準備,盡量做到全麵、詳細、具體和形象。形式應多樣,要有口頭的和文字的材料,要有實物、照片和模型等。
⑤組織記者參觀。
記者招待會前後,可以配合招待會主題組織記者進行參觀活動,給記者創造實地采訪、攝影、錄相等機會,增加記者對會議主題的感性認識。
⑥擇定邀請記者的範圍。
邀請的記者覆蓋麵要廣,主要的或有關的新聞機構都應照顧到。不僅要有報刊雜誌記者,還要有電台、電視台的記者;不僅要有文字記者,還應有攝影記者。特別注意對記者要做到一視同仁,不能厚此薄彼。發邀請信時,認識的記者可以發給本人,不認識的可發到新聞機構。邀請信發出後,招待會臨近舉行時還應用電話聯係落實記者出席情況。
(2)記者招待會中的注意事項
①會議主持人要充分發揮主持和組織的作用,以莊重的言談和感染力活躍整個會議氣氛,引導記者踴躍提問。當記者的提問離開會議主題太遠時,要善於巧妙地將話題引向主題;當會議出現緊張氣氛時,應能夠及時調節,使氣氛緩和,而不要隨便延長預定會議時間。
②對於不願發表和透露的信息,應婉轉地向記者做出解釋,記者一般會尊重組織者的意見。如果吞吞吐吐,反而更會使記者追根問底,造成尷尬局麵。
③不要隨便打斷記者的提問,也不要以各種動作、表情和語言對記者表示不滿。即使記者的提問帶有很強的偏見或帶有挑釁性,也不能激動發怒,而應表現出良好的涵養,以平靜的話語和確鑿的事理給予糾正或反駁。
④遇到回答不了的問題時,不能簡單地說“不清楚”、“不知道”、“我不能告訴你”等,應采取靈活而又通情達理的辦法給予回答,切忌引起記者的不滿和反感。
⑤所發布的消息必須準確無誤,若發現錯誤應及時予以更正。
(3)記者招待會後的工作
①盡快整理出記者招待會的記錄材料,對記者招待會作一總結,從中認真汲取經驗和不足。
②搜集各位記者在報刊、電台上的報道,進行歸類分析,檢查是否達到了舉行記者招待會的預期目標,是否有報道方麵的失誤。對檢查出的問題,要分析原因,設法彌補。
③對照會議簽到簿,看與會記者是否都發了稿件,並對記者所發稿件的內容及傾向進行分析,以此作為以後舉行記者招待會邀請記者範圍的參考依據。
三、領導者國際交往中的交往藝術
領導者的國際交往是對外交往的一個重要方麵。隨著對外開放和改革的深入,我國的對外交往有了空前的發展,同國外發展了廣泛的政治、經濟、技術,文化交流。因此,領導者的國際交往越來越頻繁,這就要求領導者熟悉國際交往規則(慣例),掌握國際交往中的交往藝術。
1.國際交往的禮儀規則和慣例
在國際交往中,無論是官方的還是民間的,禮賓都是一項很重要的工作。一般來說,禮賓活動國際上都有一定的慣例,但各國又根據其本國的特點和風俗習慣,有自己的獨特做法,或者根據特殊的需要靈活變通。對此,領導者在國際交往中都要做到心中有數。
(1)迎送客人的禮儀
迎來送往是常見的領導者的社交禮節。在國際交往中,對外國來訪的客人,通常均視其身份和訪問性質以及兩國關係等因素安排相應的迎送活動。
各國應邀前來的訪問者,無論是官方人士、專業代表團,還是民間團體、知名人士,在他們抵、離時,均應安排相應身份人員前往機場(車站、碼頭)迎送。對長期在本國工作的外國人士和外交使節、專家等,到他們離任時,本國有關方麵亦安排相應人員歡送。
做好迎送客人的禮儀,需要注意以下幾個方麵:
①確定迎送規格。主要迎送人通常都要同來賓的身份相同或相當,其他迎送人員不宜過多。無特殊需要,一般都按常規辦事。
②準確掌握抵達或離開的時間,作好必要的準備。
③獻花。如安排獻花,須用鮮花,並注意保持花束整潔、鮮豔。
④介紹客人與迎接人員見麵時,要互相介紹。通常先將前來歡迎的人員介紹給來賓,然後聽取來賓介紹。
⑤主人陪同乘車時,客人坐在主人的右側,譯員坐在司機旁邊。上車時,客人從右側門上車,夫人從左側門上車。
⑥對一般客人的迎接,主要是做好各項安排。如果迎接大批客人,也可以事先準備特定的標誌,如小旗或牌子等,以示醒目,以便客人主動前來接洽。
(2)會見、會談的禮儀
會見,在國際上一般稱接見或拜會。接見和拜會後的回訪,稱回拜。會見就其內容來說,有政治性的和事務性的,也有禮節性的或兼而有之。禮節性的會見時間較短,話題較為廣泛。
會談,是指雙方或多方就某些重大的政治、經濟、文化、軍事問題,以及其他共同關心的問題交換意見。會談也可以指洽談業務,或就具體業務進行談判。會談的內容較為正式,政治性或專業性較強。
東道國對來訪者從禮節及兩國關係上考慮,一般均根據對方身份及來訪目的安排相應的領導人和部門負責人會見或會談。會見或會談禮儀應注意以下幾個方麵:
①會見、會談座位的安排。
會見通常安排在會客室或辦公室。有時賓主各坐一邊,有時穿插坐在一起。某些國家元首會見還有其他獨特禮儀程序,如雙方簡短致辭、贈禮、合影等。我國習慣在會客室會見,客人坐在主人右邊,譯員、記錄員安排坐在主人和主賓後麵。其他客人按禮賓順序在主賓一側就座,主方陪見人在主人一側就座,如圖18-1所示。座位不夠可在後排加座。
圖18-1會談座位安排圖
會談的座位安排有所不同。會談分為雙邊會談和多邊會談。雙邊會談通常用長方形、橢圓形或圓形桌子,賓主相對而坐,以正門為準,主人占背門一側,客人麵向正門。主談人居中,我國習慣把翻譯安排在主談人右側,但有的國家亦讓翻譯坐在後麵,一般應尊重主人的安排。其他人按禮賓順序左右就座。記錄員可安排在後麵,如參加會談的人數較少,也可安排在會談桌就座。圖18-2所示的是長方形桌子的座位安排。
圖18-2長方形桌子的座位安排圖
如果會談長桌是一端向正門,則以入門的方向為準,右為客方,左為主方,如圖18-3所示。
圖18-3主客方就座方向
多邊會談,座位可擺成圓形、方形等;小範圍的會談,可以隻設沙發,雙方的座位按會見的座位來安排。
②會見和會談中的幾項具體工作。
第一,提出會見要求時,應將會見人的姓名、職務及會見何人、會見的目的告知對方。接見一方應盡早給予回複,約妥時間。如因故不能接受,應婉言解釋。