第41章 職務設計:設計得好運轉起來才順暢(1)(3 / 3)

326.參與法

也稱職務實踐法。顧名思義,就是職務分析人員直接參與到員工的工作中去,扮演員工的工作角色,體會其中的工作信息。參與法適用於專業性不是很強的職務。參與法與觀察法、問卷法相比較,獲得的信息更加準確。要注意的是,職務分析人員需要真正地參與到工作中去,去體會工作,而不是僅僅模仿一些工作行為。

參與法可以克服一些有經驗的員工並不總是很了解自己完成任務的方式等缺點。職務分析人員通過實踐掌握第一手資料,可以補充了解一些觀察不到的內容。參與法的缺點也很明顯,對於現代企業的很多高度專業化的工作,職務分析人員往往不易參與其中。同時,這種方法適用於短期內可以掌握的工作,對那些需要大量訓練方法能勝任或有害的工作不適用。

327.典型事件法

如果員工太多,或者職位工作內容過於繁雜,應該挑具有代表性的員工和典型的時間進行觀察,從而提高職務分析的效率。

典型事件法的優點是直接描述任職者在工作中的具體活動,因此可以揭示工作的動態性質;其缺點是收集歸納典型事例並進行分類需要耗費大量時間。

此外,還由於描述的是典型事例,因此很難對通常的工作行為形成總體概念,而後者才是職務分析的主要目的。

328.工作日誌法

工作日誌法是由員工本人自行進行的一種職務分析方法,可以用於缺乏技術要求和規律性工作的職務,如管理職務和事務性職務。事先應該由職務分析人員設計好詳細的工作日誌單,讓員工按照要求及時地填寫職務內容,從而收集工作信息。

需注意的是,工作日誌應該隨時填寫,比如以10分鍾、15分鍾為一個周期,而不應該在下班前一次性填寫,這樣是為了保證填寫內容的真實性和有效性。工作日誌法最大的問題可能是工作日誌內容的真實性問題。

在一般情況下,對同一職務的工作,要進行10天以上的連續記錄,才能在一定程度上把握該職務工作的內容。

329.資料分析法

如果職務分析人員手頭有大量的職務分析資料,比如類似的企業已經做過相應的職務分析,比較適合采用本辦法。資料包括現有職務規範或責任製文書,員工關鍵事件的記錄、工作日記等。這種辦法最適合於新創辦的企業。

職務規範說明或相關責任製文書,可以獲得很多職務分析的信息,避免不少重複勞動,應該充分加以利用。在收集信息時,要審慎分析這些書麵資料的適用性、客觀性和時效性。關鍵事件記錄是要求工作執行者對其在一定時間內能觀察到,並對工作的有效性和無效性造成顯著影響的事件所做的記錄。對關鍵事件記錄進行收集分析,類似個案研究中的案例收集。從關鍵事件記錄中可以獲取的信息有:導致該事件發生的背景、原因;員工有效的或多餘的行為;關鍵行為的後果以及員工控製上述後果的能力等。

工作日記是由員工按照格式和要求,定期彙總的工作記錄。認真記錄的工作日記可提供大量的信息,如員工實際工作內容、權利、責任、人際關係及工作負荷、工作效率等。資料分析是一種間接分析方法。對第二手資料進行分析時,需要耗費大量時間從中甄別主觀性因素和無效信息,然後進行分類彙總,以獲取有用信息。

330.專家討論法

專家討論法是指請一些相關領域的專家或者經驗豐富的員工進行討論,來進行職務分析的一種方法。

這種方法適合於發展變化較快或職位職責還未定型的企業。

由於企業沒有現成的觀察樣本,所以隻能借助專家的經驗來規劃未來希望看到的職務狀態。

331.秩序分析法

秩序分析法,主要用於非管理工作的描述,是一種以工作為中心的職務分析方法。職務分析方法之一就是時間研究。時間研究的目的在於對工作中每項任務確定一個標準的完成時間,將工作中所有任務的完成時間相加得到工作完成所需要的總時間。這個時間可作為確定工資和獎金、新老產品成本的依據,可作為生產線和工作小組均衡生產的依據。但由於標準工作時間的確定受到員工個人及工作自身特性等多方麵的影響,很難做到準確無誤。

因此,往往需要測量員工的“真實的努力程度”與“需要的努力程度”。

工作樣板是工作標準時間確定的有效方法。該方法首先將工作中的活動進行分類,職務分析專家再對在職者完成各類活動的時間進行平均化,所得到的完成各類活動的平均時間即可作為標準工作時間。

這些職務分析方法既可單獨使用,也可結合使用。由於每個方法都有自身的優點和缺點,所以每個企業應該根據本企業的具體情況進行選擇。最終的目的是一致的:為了得到盡可能詳盡、真實的職務信息。

三.職務設計內容與技巧