3會議承辦人及時準備會議場所、會議文件或資料。 必要時進行會場布置、設備調試。對重點發言對象須確保其發言。
4在會議進行中要做好記錄。記錄方式主要是速記筆錄，必要時可錄音、錄像，要妥善保存記錄材料。
◎ 會報規則
第一條 為能秉承董事會旨意，建立上下執行連貫體係，促使全公司上下各階層在不同崗位能做到思想一致，努力方向統一，並密切協調配合，以求公司的最大發展，特製定本規則。
第二條 會報種類(見下表)
會 報 名 稱召 集 人時 限參 加 人 員協理級會報總 經 理不 定 時協理級以上主管經理級會報企業部副總經理每月至少一次經(副)理以上主管主任級會報企業部副總經理每兩個月一次主任級以上主管企業部會報經 理不 定 時有關主管及幹部
第三條 會報內容
1協理及會報
(1)檢討董事會製定的經營方針及總經理有關業務指示的執行狀況。
(2)以企業的立場製定公司共同發展方向，並對公司的經營策略對上級提出建議，以發揮領導階層的功能。
(3)研討企業的重大案件並促進各企業部門間工作協調配合。
2經理級會報
(1)秉承上級指示，研討並確定經營策略。
(2)考核市場狀況及經營績效以修正經營策略。
(3)各企業部門獎金及福利方案的研討與製訂。
3主任級會報
(1)研討各單位間工作的配合及執行方法。
(2)檢查工作績效及進度。
(3)有關經營策略及工作方法的觀念溝通。
4企業部會報
(1)轉達上級的政策及業務指示，並研討執行方法。
(2)生產工作檢查。
(3)生產技術工作檢查。
(4)產銷工作檢查。
(5)工程(施工)進度檢查。
(6)經營計劃的執行及達成之檢查。
第四條 會報過程
1企業部門會報的召開通知及會報準備事宜由各企業部門管理組負責，協理級、經理級、主任級會報則由秘書室統籌負責。
2開會程序原則上分為工作報告，檢查上次會報決議執行情況，討論提案及臨時建議四項。會前應先明確會報課題，通知與會人員做好充分準備。
3各種會報應指定專人做記錄，協理、經理、主任級會報則由秘書室派專人負責記錄工作，會報紀錄應抄送有關部門執行並存卷妥管。
第五條 會報注意事項
1準時出席。
2事先準備好自己的意見並發言。
3因故不能出席時，要事先通知會議主持者。
4發言中肯，不占用太多時間。
5不中途打斷他人的發言。
6不提出與主題無關的言論。
7表示與他人相反意見時，應以親切態度及語氣說服。
8不固執己見，一切為大局著想。
9絕對避免會而不議，議而不決，決而不行。
10凡經決議的事項，一定徹底執行。
11主持人不要感情用事，並設法防止討論陷於混亂狀態。
第六條 本規則經經理級會報通過，呈總經理核定實施，修改時亦同。