第四條 對請示審批的提案文書必須進行仔細斟酌，以便能順利實施。
第五條 請示審批的事項，必須以提案文書的方式，經主管呈交總部。如果事情緊急，允許直接以非文書形式請示，但事後必須盡快撰寫請示提案文書上報。
第六條 請示提案文書的內容包括標題、正文、理由、說明和附錄。提案文書應一式多份，分送有關部門，如業務部門、出版部門、總務部門和財務部門等。
第七條 請示提案文書必須編號，注明起草者或請示者、所屬分支機構及部門，並簽名蓋章。
第八條 請示審批內容一旦被上級認可並做出決定，則以請示提案書(副本)替代批複返回，並請示部門予以執行。
第九條 請示提案原本由總務部保管。
◎ 文書製作製度
第一條 適應範圍
凡公司內的公務文件，除有特殊規定外，一律依照本製度製作。
發往公司以外的文件除有特殊規定外，也適用於本製度。
第二條 名義
公務文件的往來以各部門經理的名義簽署，有些簡單事項的文件，應以部門的名義簽署。
第三條 呈交公司經理的文件
凡需呈遞公司經理的文件，須逐級上報。各級主管須在調查核實的基礎上寫出意見，注明需呈報經理的理由，然後上報。若不需要呈報，則在該文書右上方空白處注明公司部門的名稱、文號、年月日。
第四條 文書格式
1公務文件應使用楷書，盡可能簡單、準確。
2陳述理由和經過時，若正文繁複，則將此部分內容作為附件記在另外的文件上。
第五條 文件編碼
文件上應有製發單位規定的號碼，還應標明與此份文件有關的關鍵詞及複文文件的號碼和年月日，以便處理。
第六條 書寫格式
1通常在第一行寫文號，第二行寫文件內容的標題，另起一行寫製發年月日、製發者名稱，再一行寫明收件人的姓名，然後再寫文件內容。
2在屬於提複審報的情況下，通常采取在文件末尾處用後記的形式證明，在文件末尾隔一行處寫下複審件的號碼、必要事項、年月日及複審者姓名。
3由經理發出的指令性文件上應有各收件單位的名稱，必要時要寫上號碼和年月日。
第七條 簽署應用
文件製發者及收件者應注明職務，根據情況隻署姓名。在文件製發者(個人或單位)的下方蓋上製發者個人或製發單位的印章，作為文件處理的依據。但同時發往多個單位的文件，為了簡便，多采用印製好的印刷品，此時簽名或蓋印可省略。
第八條 封簽上的記錄
文件信封上的記錄，依照以下各條進行：
1用於普通文件的信封上時，要寫明送達單位的名稱，同時在左側寫上是否加急、掛號等，並在其下寫上發文號碼，信封背麵寫發文單位。
2秘密文件的信封上，除要在正麵的左側寫上“密”外，其他參照第一項。
3必須由收文者親自開啟的文件，信封上要寫姓名並在左側寫上“親啟”字樣。
4機密文件要用兩層信封，內封上寫文件標題，外封上的標識參照以上各條在左側寫明“密”的字樣。
5文件內特別需要保密的或有其他重要內容的在信封上要標明“密”的字樣。
6本條第一項中所列內容，除有關機密的外，簡易的文件可依照第二條進行，隻要在封麵左下角用小號字印上單位名即可。
第九條 文件用紙
文件所用紙張另行規定。