第十二條 處理手續
領取文書的部門，按下列規定及時予以處理：
1凡重要事項或者異常事項，應立即向所在部門主管報告，並逐級向上請示，必要情況下必須與其他部門取得聯係，等候並按照上級指示，處理文書中涉及的有關事項。
2如果文書中涉及的事項與其他部門有關，必須在與其他部門取得聯係後達成一致意見再行事。
3在具體處理時，如果認為有必要請其他部門做出配合，並且其他部門提供配合需要一定的時間，在這種情況下，應事先征得對方的意見。
4如果事情涉及兩個以上的部門，並且難以判斷由何部門出麵主持時，應聽取其他部門的處理意見。
第十三條 防止拖延
文書檔案部門有責任督促有關部門處理文書指定的事項，以防止文書的處理延後或停頓，如果發生拖延遲或停頓現象，應立即交文書檔案部門處理。
第十四條 重要文書的保管
機要或絕密文書以及其他重要文件，必須存放在帶鎖的檔案文件櫃中，予以嚴格保管。
文件櫃的存放必須選擇在發生意外時，能夠安全、迅速轉移出去，且容易發現的醒目位置。
◎ 文書管理人員崗位職責
第一條 負責做好本單位文件的收、發工作。
第二條 負責文件序號的編製，文件傳遞、傳閱、收回工作。
第三條 負責印鑒、禮品、文具的使用發放與管理。
第四條 負責對文件承辦情況的了解與催辦。
第五條 按行文常規嚴格控製發文數量和範圍。
第六條 負責行政介紹信的對外開具。
第七條 協助主任收集整理和保管本單位大事記等有關資料。
第八條 完成領導交辦的其他工作。
◎ 文書收發人員崗位職責
第一條 負責本單位報紙雜誌的訂購工作。
第二條 負責分發報紙、雜誌、信函、包裹、特快傳遞等，做到及時、準確。
第三條 及時發信、退信、退函，不丟失信件。
第四條 對於電報、特快傳遞要及時通知各部門，做到不延誤。
第五條 保密信件，掛號信件要分類進行詳細登記。
第六條 加強責任心，做好保密工作，不準私拆他人信件，熱情周到為用戶服務。
二、文書製作及收發規定
◎ 文書的請示審批製度
第一條 請示審批是公司經營的一項重要程序，凡公司經營重要事項，都必須經請示，獲得董事會、總裁和常務董事審查、裁決和公文批複之後，方能實行。
第二條 須請示審批事項
1職務及重要人事安排；
2各種製度性規定的變更；
3重要契約的締結、解除與變更；
4訴訟行為；
5與政府機構有關的各種重要的請求回執、申請，等等；
6土地、建築物以及事務所權利的購買與轉讓；
7大額饋贈、謝禮以及宣傳廣告費用的開支；
8分支機構的增減與升降；
9預算與決算事宜；
10借款與貸款，以及借貸銀行的開設與變更；
11重要或高額物品的采購，不急用或不需要物品的轉讓或廉價出售；
12定期或不定期刊物發刊、修改與廢除以及費用開支的修訂；
13有關公司經營的重要計劃與企劃；
14其他上述未涉及的重要事項。
第三條 請示審批者為分公司經理，以及以此為標準確定的主管。