任務的完成不是工作執行的最終結果,我們要做好工作總結,積累經驗教訓,為以後的工作做好借鑒。
8.1工作做完並不是終點,不要忘了彙報總結
許多企業都是工作完成了開個慶功會,暫時放鬆一下,再投入接下來的工作。其實,工作完成並不代表所有事情都完結了,有效的管理者還會注重工作的彙報總結。
在一次工作的執行過程中,員工遇到了什麼樣的問題,克服了什麼樣的困難,發生了哪些意外的情況,用了什麼方法渡過難關等問題,都需要我們進行總結,積累成功的經驗或是失敗的教訓,避免下次執行中類似問題的再次發生。
作為華為的總裁,任正非曾說:“一個不善於總結的公司會有什麼前途?”因此,華為極力推崇“事後回顧法”,以求總結經驗,獲得工作改善。任正非曾經這樣鼓勵員工對工作進行總結。
現在給你一把絲線,你是不能把魚給抓住的。你一定要將這把絲線結成網,這種網就有一個個網點。人生就是通過不斷地總結,形成一個一個的網點,進而結成一個大網。如果你不善於歸納總結,就會像猴子掰包穀一樣,掰一個,丟一個,你最終將沒有一點收獲。大家平時要多記筆記、寫總結,不想進步的人肯定就不會這麼做。……如果你不善於歸納總結,你就不能前進。如果沒有平時的歸納總結,結成這種思維的網,那就無法解決隨時出現的問題。
華為人不論項目大小都不會忘記“收官”,目的就是為了總結經驗教訓,鞏固成果。我們也應該在工作完成後做好總結,將執行中的問題記錄下來,不斷積累經驗,才能不斷進步。
8.2案例:事後回顧法
事後回顧,即AAR(After Action Review),又稱行動後反思,是指通過對終結項目的學習,發現優點和不足,應用到接下來的工作當中。它是提升執行力非常有效的方法和途徑,發現執行中的不足,反思失敗的原因,通過對症下藥,找到問題的解決辦法。
在早些時候,事後回顧隻是美國陸軍在一項任務完成後的檢視方法。美國陸軍通常在項目或行動完成後開展專業性討論會,會議的參與者可以發現和了解發生了什麼、為何發生、什麼進行得很好、什麼還需要改進及如何維持優點,並改進缺點。
美國陸軍的“事後回顧”法通常會討論的四個問題:“我們打算做什麼?”
“實際發生了什麼情況?”
“為什麼會發生這些情況?”
“下次我們將怎麼做?”
最後,根據美軍的經驗,大約25%的時間是用於討論前兩個問題,25%的時間用於第三個問題,高達50%的時間則是討論“下次我們將怎麼做?”這樣,通過這種事後回顧的方式可以從這些經曆中積累教訓,並且能夠馬上應用到下一次任務,為下次遇到同樣的問題提供了經驗,避免了在同一個地方跌倒的現象。
事後回顧法在包括英國石油等大型跨國公司獲得了成功,這是因為事後回顧能夠讓團隊從過去的成功和失敗中得到經驗教訓,以改進未來的表現。
如果我們不對工作進行總結,那就是“風過了無痕”,僅僅是一個又一個工作的完成,卻得不到學習的機會,無法取得長足的進步。
8.3微管理:推行事後回顧法,注意總結工作經驗
事後回顧法是一個簡單而有效的過程,管理者要在員工中廣泛推行,積累經驗教訓,獲得進步,不要讓已完成的工作成為過去,而要讓其為將來的工作執行鋪路。事後回顧法遵循以下步驟。
(1)反思當初行動的意圖或目的是什麼?當初行動時嚐試達成什麼目標?
(2)實際執行過程中發生了什麼事?為什麼會發生?怎麼發生的?
(3)我們能夠從本次執行過程中學到什麼新的東西?若是有人要進行同樣的工作,我們能給出什麼樣的建議?
(4)接下來我們要做什麼?哪些是我們可以直接行動的?(5)采取行動,將學到的知識用到行動中。
(6)注意分享,把有用的知識有效地傳遞給其他需要的人或組織。
微管理小竅門:
1.正確地運用事後回顧法,不僅可以從錯誤和疏忽中學習,還能夠促使人們正確地思考、反思和察覺,在思考和反思中獲得改善。
2.“事後回顧”並不一定要在工作完成之後才進行,也可以在一個項目或活動中的每一個可識別事件之後進行。將學到的經驗和教訓立即應用到下一步的工作中。
8.4微思考:於細微處每天進步一點點
·通常完成一項任務之後你是怎麼做的?有沒有進行工作經驗的總結和交流?
·怎樣將工作執行中學到的東西應用到後續的工作中?