4.1 何為出納賬簿
單位發生的各種經濟業務，首先由會計憑證作了最初的反映。其中原始憑證對經濟業務進行了記錄和證實，記賬憑證則對經濟業務的信息作了初步的會計確認和初步的分類記錄。這樣，經過初步加工的數據，即可輸入複式賬簿係統了。
從信息處理的角度來說，會計憑證記錄了經濟業務發生的全部數據，對會計對象作了全麵的、最初的反映和描述。但是，這種反映和描述非常分散、孤立、零碎，表現為大量個別數據的集合，還缺乏科學的分析和加工，不能滿足各方麵的需要。所以，我們還需要對會計憑證的信息作進一步加工處理，也就是對會計信息進行分類、整理、彙總和加工。在會計工作中，這項工作是通過賬簿這個工具來實現和進行的。
會計賬簿是以會計憑證為依據，全麵、連續、係統、綜合地記錄和反映企業、機關和事業單位等經濟活動全部過程的簿籍。設置和登記賬簿是會計工作的重要環節，也是會計信息處理的一個重要的專門方法。賬簿的主要作用有：
（1）賬簿是係統地歸納和積累會計核算資料的工具。
（2）賬簿是反映、監督經濟活動，考核各部門經濟責任的重要手段。
（3）賬簿是核算單位財務和經營成果以及編製會計報表的依據。
4.2 出納賬簿都有哪些基本要素
出納主要設置訂本式的“現金日記賬”、“銀行存款日記賬”和有關有價證券方麵的一些明細分類賬簿。有價證券明細賬主要核算企業股票和各種債券的增減變動及其結存情況。
不同的賬簿所包括的具體內容也不相同，但各種賬簿都包括四個基本要素。
1.封麵
封麵主要標明賬簿名稱，如現金日記賬。
2.扉頁
扉頁主要列明科目索引及賬簿使用登記表，一般將科目索引列於賬簿最前麵，將賬簿使用登記表列於賬簿最後麵。
3.賬頁
賬頁是賬簿的主要內容，一般包括如下幾方麵內容：
（1）賬戶名稱，即會計科目。
（2）日期欄，記錄登賬日期。
（3）憑證號欄，登記記賬憑證的種類和編號。
（4）摘要欄，登記經濟業務的基本內容。
（5）借方、貸方的金額，以及餘額的方向（即借方餘額或貸方餘額）、金額欄。
（6）總頁次和分戶頁次。
4.3 何為出納日記賬
出納日記賬是出納員用以記錄和反映貨幣資金增減變動情況和結存情況的賬簿，包括現金日記賬和銀行存款日記賬。
現金日記賬是按照現金收、付業務發生或完成時間的先後順序，逐筆登記，用來反映現金的增減變動與結存情況的賬簿。
銀行存款日記賬是記錄和反映本單位在經濟業務中由於使用銀行轉賬結算而使銀行存款發生增減變動及其結存情況的賬簿。
財政部製定的《會計基礎工作規範》規定：“現金日記賬和銀行存款日記賬必須采用訂本式賬簿。不得使用銀行對賬單或者其他方法代替日記賬。”因為將賬頁固定裝訂成冊的訂本式賬簿，賬頁不致散失和抽換，也便於序時記載經濟業務。以下對現金日記賬和銀行存款日記賬作詳細介紹。
現金日記賬和銀行存款日記賬的格式一般為三欄式，即在同一張賬頁上設置“借方”、“貸方”、“餘額”三欄，分別反映現金或銀行存款的收入、付出和結存情況。此外，還在“摘要”欄後設置“對方科目”欄，以具體登記對方科目名稱。為了反映銀行存款收付所采用的具體結算方式，在銀行存款日記賬中還專設“結算憑證種類和號數”欄。
在有些單位中，為了在現金日記賬和銀行存款日記賬中更清楚地反映貨幣資金（現金和銀行存款）收入的來源和付出的用途，往往采用多欄式的現金日記賬和銀行存款日記賬，即收入欄（借方欄）和支出欄（貸方欄）按現金與銀行存款的對應科目設置專欄。多欄式現金（銀行存款）日記賬的基本格式見表 4-5.
任何一個單位，不管是企業、事業單位還是機關、團體、部隊，也不管其規模大小，都存在著貨幣資金收付業務，相應地為了反映貨幣資金的收支和結存情況，都需要設置出納日記賬。但是，不同的單位，其經濟的性質不同，規模大小不同，經營管理的要求不同，相應地需要設置的出納日記賬的種類、格式也就不同。
比如，在隻有人民幣現金的單位，一般隻設置一本現金日記賬即可；而對於除了人民幣現金外還存在多種外彙現金的情況下，一般應按現金的種類設置現金日記賬，以分別反映不同現金的收付和結存情況。又如，有些單位隻有一個存款賬號，那麼隻需設一本銀行存款日記賬即可；若同時設有多個銀行存款賬戶，則是為了分別反映每個賬戶上存款的結存情況。再如，出納日記賬也有多種格式，在一般情況下使用三欄式日記賬即可；如果單位經濟業務較為複雜，為了分別反映不同項目在一定期間內所收入和付出的貨幣資金的多少，或者說為了分別反映在一定時期內貨幣資金收入的來源和支出的去向，可以使用多欄式日記賬。
在具體設置出納日記賬時，應當遵循一項基本原則，那就是既要滿足核算和管理的需要，又要避免煩瑣。設置出納日記賬是為了能夠正確、全麵、及時地反映本單位貨幣資金的收付和結存情況，滿足會計部門和其他經營管理部門對貨幣資金進行正確核算和科學管理的需要，所以應當從管理和核算的需要出發來設置日記賬，不能為了簡單而搞以單代賬、以表代賬，因為這樣就無法滿足核算和管理的需要。但這並不是說出納日記賬總是越多越全、越複雜越好，應當從本單位的實際情況出發，在滿足管理和核算基本需要的前提下，遵循節約原則，避免設置得過多和過於複雜，以充分節約人力、物力。
賬簿是重要的會計檔案和曆史資料。啟用會計賬簿時，應當在賬簿封麵上寫明單位名稱和賬簿名稱。在賬簿扉頁上應當附啟用表，內容包括啟用日期、賬簿頁數、記賬人員和會計機構負責人、會計主管人員姓名，並加蓋名章和單位公章。
4.4 出納賬務該如何處理
1.出納賬務處理過程
從出納賬務處理的程序看，主要包括四個方麵，即填單、記賬、對賬、結賬等。
（1）填單。填製各種原始憑證和記賬憑證，其填製方法的各種技巧可以參見本書第3章關於出納憑證的各種填製技巧。
（2）記賬。各種經濟業務在編製記賬憑證以後，記賬人員就應按照記賬憑證的內容記入有關賬戶，這個記賬步驟通常叫做“過賬”。
（3）對賬。
（4）結賬。
2.出納過賬
出納過賬，即出納登記日記賬。出納過賬的總的要求是：登記時必須做到內容完整，摘要清楚，便於查閱，不重記、不漏記、不錯記、按期結算，不拖延積壓，發生記錄錯誤必須按規定的方法更正，從而使賬目既能明確經濟責任，又清晰美觀。
（1）登記賬簿，必須以審核無誤的會計憑證為依據。
①出納在辦理收、付款時，應當對收款憑證和付款憑證進行仔細複核，並以經過審核無誤的收、付款記賬憑證和其所附的原始憑證作為登記日記賬的依據，將憑證的日期種類、編號、業務內容摘要、金額和其他有關資料逐項記入賬內，做到數字準確、摘要清楚，登記及時、字跡完整。
②登記完畢後，要在記賬憑證上簽名或蓋章，並注明所記賬簿的頁數，或做一登賬符號“√”，表示已經記賬，避免重記、漏記。
（2）書寫規範，逐頁順序進行連續登記。
登記賬簿要用藍黑墨水或者碳素墨水書寫，不得使用圓珠筆（銀行的書寫賬簿除外）或者鉛筆書寫。但下列情況，可以用紅墨水記賬：
①按照紅字衝賬的記賬憑證，衝銷錯誤記錄。
②在三欄式賬頁中的餘額欄前，如未印明餘額方向的，可在餘額欄內登記負數餘額。
③結賬時劃線。
④會計製度中規定用紅字登記的其他記錄。
賬簿中書寫的文字和數字上麵要留有適當空格，不要寫滿格或越格錯位，書寫文字應緊靠左線，書寫數字就緊靠底線，字體大小一般應占格寬的1/2，以便出現差錯時按規定方法改錯。
各種賬簿按頁次順序連續登記，不能跳行、隔頁，如果發生跳行、隔頁，應當將空行、空頁劃線注銷，或者注明“此行空白”、“此頁空白”字樣，並由記賬人員簽名或蓋章。
每一賬頁記滿，要結轉下一頁時，應結出本頁發生額合計數及結餘額，寫在本頁最後一行和下頁第一行的有關欄內，並在摘要欄內注明“過次頁”和“承前頁”字樣。
（3）逐筆、序時登記日記賬，做到日清月結、賬款相符，出納日記賬必須逐日逐筆進行序時登記。
①現金日記賬登記。按照會計製度規定，現金日記賬由經管現金的出納員根據審核後的現金收、付款憑證進行逐筆序時登記。即三欄式現金日記賬的“借方（收入）”欄，應根據現金收款憑證登記；“貸方（支出）”欄應根據現金付款憑證登記。由於從銀行提取現金業務，隻填銀行存款付款憑證，不填現金收款憑證，因此，從銀行提取現金的收入數，應根據銀行存款付款憑證登記“借方（收入）”欄。