寫信的目的是為了讓人看懂，因此寫信時應做到清晰易懂、開門見山、直截了當，以便收信人看過一遍就能完全領會你的意思。信寫完後應仔細檢查並閱讀一遍，如果讀起來感覺欠佳，那對方收到後閱讀的效果也不會好，應重新進行修改。通信不像打電話或麵對麵交談，你的文字和語句沒有聲調，對方看不見你的表情，聽不見你的聲音，弄不好就會產生誤解。一些無傷大雅的幽默可以使信函更活潑、更親切，但切記慎用，以防誤用而無意中傷害他人，使人產生誤解和不快。一般來說，信件還是以簡明為宜，不要羅嗦，盡可能不浪費他人的時間。
內容要豐富，但應盡量簡練，避免重複，重複表述相同的意思容易引起混亂。用詞也應盡可能簡練。例如，“未解決的問題”可以寫成“問題”；“預先提出警告”可以簡單地寫成“警告”等等。為了少用詞語，有時可列出所有要點，並在每行之前標以序號，既清楚又醒目。要多用常用語。詞彙越豐富，用詞就越準確。但不可使用隻有在大辭典中才能找到的生僻、晦澀的詞，這樣，對方會認為你在故弄玄虛，賣弄學問；也要避免使用對方不懂的行話。各行各業都有其獨特的行話，非本行業的人極難明白其真正涵義；同樣，一些文縐縐的老式用語，也以不用為宜，免得被人視為“老古董”。如“於茲附上”可寫成“內附”，“望予俯允”可寫成“請求”，“前舉”可寫成“上述”，“惠予通告”可寫成“請告知”等。
5．語言要恰當
含有性別歧視或易產生歧義的詞語均不宜使用。要從收信人的角度突出說明：“他為什麼要關心此事？”“這事與他有什麼關係？”以及“這對他有什麼好處？”讓讀信人一開始就進入角色。要開門見山，把最重要的內容寫在最前麵，對收信人可能提出的問題應盡量先做回答。這樣，即使收信人看了一半時中斷閱讀，也會了解書信的基本內容。書信中使用反麵或否定的語言顯得粗魯，極易使人產生受責備的感覺，因此，要盡量使用正麵、肯定的詞語。用正麵而有禮的表達方式可以增加親切感，使人更容易接受。如：有利、得益、慷慨、成功、滿意、務請、為您驕傲等都是正麵詞語，而失誤、遺憾、軟弱、疏忽、馬虎、無能、錯誤等等都是反麵詞語。比如，要求對方及時送來報告，寫成“請按時將報表寄來”，比“這份報表不可延誤”來得婉轉。還要正確使用過渡詞語如：“因此”、“所以”、“此外”、“例如”、“仍然”、“然而”、“其結果是”、“更有甚者”等，可使文字顯得流暢，但不宜濫用，以免噦嗦。注意使用正確的語法、拚寫和標點，在這些方麵出差錯會給人以不好的印象，雖然這些都是小節，不能據此對一個人作出判斷，但讓人找出錯誤畢竟不是好事。在信函中出現此類錯誤說明寫稿人工作馬虎，也顯得對對方不夠尊重。自己拿不準的地方不妨查查書本，此類參考書很多。
6．如何結束信函
信函的結尾部分一般要有結束語、致敬語、署名或簽名，以及日期。結束語如：“特此函告”、“專此說明”等，致敬語如：“此致敬禮”“順致發財”等。署名、簽名可並用，也可簽名單獨用，函件一般還需要加蓋公章。人們很重視親筆簽名，有人接到信後還要仔細辨認是親筆簽名還是簽章。
使用電腦寫信時最好打印出一份草稿以便審校，因為有些錯誤從熒屏上看不出來。如能有人代為審校，那就效果會更好。另外，審校時最好能大聲念讀，要是聽起來不順耳，則接信人閱讀時肯定也不會滿意。為避免出錯，信函寫好後最好先核查一遍再寄出。信件在寄出之前，在可能的情況下，最好過上一兩個鍾頭，或等到第二天上班或午飯以後再投遞，以便能在冷靜下來時再看一遍，看看還有沒有不妥之處。